§ 3. Форматування електронних таблиць

В цьому параграфі ви вивчите:

• формати даних, передбачені в Excel;

• форматування вмісту комірок;

• прийоми форматування комірок, рядків, стовпців;

• стилі в ЕТ.

Дані, введені до комірок електронної таблиці, повинні мати певний формат. Під форматом комірок у Excel розуміється дуже великий набір параметрів. Перші параметри задають спосіб відображення вмісту комірки (шрифт, зображення тексту, колір літер, вирівнювання тексту в комірці тощо). Інші параметри визначають формат самої комірки (розмір, заливання комірки, вигляд границь тощо). До параметрів форматування в Excel належить також формат даних: числовой, текстовий, грошовий, дата тощо.

Формати даних

Опишемо коротко основні формати даних, передбачені в Excel.

Числа

Для зображення чисел у програмі Excel є ряд форматів. Перегляньте список цих форматів, обравши команду меню Формат→Клітинки. У відповідь з’явиться діалог Формат клітинок, у якому буде розкрита за замовчуванням вкладка Число (мал. 3.1)

Мал. 3.1. Діалог для форматування комірки, вкладка Число

Коли ви вводите дані до комірки, за замовчуванням використовується загальний числовий формат. У цьому форматі можна вводити ціле число (1234), десяткові дроби (1, 234), а також числа в експонентній формі (1,234Е+09)*. Числа без коми сприймаються програмою як цілі, скажімо, 4, 0, 03, -2. Перед від’ємним числом числом ставиться знак мінус або воно береться в круглі дужки, наприклад, -453,21 або (7668,33). Число, яке ви ввели до комірки, розміщується в крайніх правих позиціях комірки.

Для введення чисел передбачені також вбудовані числові формати. Ці формати розділяються в Excel на категорії: Грошовий, Фінансовий, Дата, Час, Відсотковий, Дробовий, Текстовий і Експоненційний. Є також категорія Додатковий формат, що містить поштові індекси і телефонні номери.

Логічні значення

* Експоненціальна форма подання чисел використовується для скорочення запису у разі великої кількості розрядів, скажімо, 1,234Е+09 = 1,234*109 = 1234000000. Якщо число є довшим за ширину комірки, Excel автоматично перетворює його в експоненціальну форму.

Логічні значення є TRUE(істина) і FALSE(хиба). Ці значення можна вводити до комірок безпосередньо з клавіатури, а можна скористатися відповідними вбудованими функціями. Для логічних значень використовується загальний числовий формат. В середині комірки слова TRUE і FALSE розташовуються за замовчуванням по центру, – у цьому полягає їх відмінність від інших чисел і від звичайного тексту.

До логічних аргументів можуть належати результати порівняння вмісту двох комірок. Наприклад, якщо в комірках С1 і С2 містяться числа 3 і 12 відповідно, а в комірці С3 записано вираз С1>С2, то значенням результату перевірки на істинність цього виразу буде FALSE. Можливі й інші операції порівняння, наприклад, A1>15, A1=9, A1>=20.

Текст

Для програми Excel ознакою тексту є наявність у запису пробілів і (або) нецифрових символів. Скажімо, як текст інтерпретуються такі записи:

ПР1401, 45инт, 653-1, 883 ав, 344 987

Комірки можуть містити текстові фрагменти завдовжки 32767 символів. На відміну від чисел, текст у комірці вирівнюється по лівому краю. Текст, що набирається в процесі введення до комірки, можна переглянути в рядку формул або в самі комірці. Якщо введений текст досить довгий, то після введення він повністю відображається на робочому аркуші лише тоді, коли сусідні справа комірки порожні.

Дата і час

У Excel можуть оброблятися дані, що відповідають даті і часу доби. Дати і час у Excel є числами, причому їх зображення залежить від числового формату, призначеного комірці. Програма Excel при введенні даних виконує їх автоматичне розпізнавання. Якщо ваші дані будуть нагадувати їй «тимчасовий» формат, то програма надасть їм визначеного формату або часу. Скажімо, якщо ви введете 1/2, то Excel вас «виправить», замінивши 1/2 на 01 фев. А якщо введете 5:3, то в комірці буде відображатися 5:03 (п’ята година три хвилини).

Форматування вмісту комірок

Вирівнювання даних

За замовчуванням текст у комірках вирівнюється по лівому краю, а числа, дати і час – по правому краю комірки. Щоб змінити спосіб вирівнювання, виділіть комірки і скористайтеся відповідною кнопкою (За лівим краєм, По центру, За правим краєм, За шириною) на панелі інструментів Форматування.

Вирівнювання вмісту комірок зручно виконувати також за допомогою діалогу Формат клітинки. Оберіть команду меню Формат→Клітинки й у згаданому діалозі перейдіть на вкладку Вирівнювання (мал. 3.2).

На цій вкладці є списки, що розкриваються для вирівнювання по горизонталі і по вертикалі, а також елементи Орієнтація, що дозволяють розташувати текст під довільним кутом.

Задання параметрів шрифту

Для відображення даних, що вводяться до комірок, використовується за замовчуванням шрифт, який задається в настройках Excel. Цей шрифт (за замовчуванням Arial, 10 пт, звичайний) називається стандартним.

Ви можете змінити шрифт у комірці або діапазоні комірок. Для цього активізуйте комірку або діапазон і скористайтеся відомими вам кнопками на панелі інструментів: Шрифт, Розмір, Напівжирний, Курсив, Підкреслення. Якщо потрібно змінити шрифт тільки для фрагмента тексту, введеного до комірки, слід двічі клацнути мишею по комірці, виділити цей фрагмент і потім скористатися інструментами панелі.

Мал. 3.2. Діалог Формат ячеек, вкладка Выравнивание

Ширші можливості для задання шрифту надає вкладка Шрифт діалогового вікна Формат клітинки. Ця вкладка дозволяє задавати гарнітуру, розмір, колір, зображення шрифту (звичайний, курсив тощо). Тут можна також задати набір даних у вигляді верхніх або нижніх індексів.

Зазначимо, що установки, виконані на вкладці Шрифт, стосуються всіх символів, уже введених, і тих, що вводяться до комірки. Якщо ж ви хочете перевизначити формат не для всієї комірки, а лише для виділеного фрагмента даних, то потрібно скористатися кнопками панелі інструментів Форматування.

Форматування рядків і стовпців

Зміна висоти рядка і ширини стовпця

Існує декілька можливостей зміни висоти рядка в таблицях Excel. Ми розглянемо основні з них.

• Перетягування роздільника заголовка рядка. Наведіть покажчик миші на нижній роздільник заголовка рядка (кнопки з цифрами 1, 2, 3 тощо). Коли покажчик перетвориться на подвійну вертикальну риску, натисніть ліву кнопку миші – і з’явиться підказка зі вказівкою висоти рядка. Перетягніть роздільник рядка для установлення нового розміру і відпустіть кнопку миші.

• Одночасна зміна висоти кількох рядків. Якщо потрібно зробити однаковою висоту кількох рядків, виділіть ці рядки, рухаючи покажчик миші по кнопкам заголовків рядків при натисненні лівої кнопки миші, і перетягніть роздільник одного з виділених рядків, – усі виділені рядки після цього матимуть задану нову висоту.

• Точне задання висоти рядка. Для точнішого задання висоти рядка клацніть по рядку й оберіть меню Формат→Рядок→Висота. У діалозі Висота рядка (мал. 3.3, а) зазначте значення висоти рядка (у пунктах) і натисніть Ok.

Мал. 3.3. Діалоги для задання розмірів: а – Высота строки; б – Ширина столбца

Зміна ширини стовпця виконується аналогічно. Необхідно перетягти роздільник заголовків стовпців або викликати діалог Ширина столбца (мал. 3.3, б) і точно задати ширину стовпця.

Стилі в Excel

Стилі істотно спрощують роботу користувача: наприклад, однією дією – присвоєнням стилю виділеній комірці або діапазону – можна відразу змінити цілу групу параметрів форматування.

Стиль створюється у такий спосіб. Виділіть комірку, параметри якої ви хочете включити до нового стилю. Потім увійдіть у меню Формат→Стиль. У діалозі Стиль (мал. 3.4) у полі Ім’я стилю ви можете переглянути список уже наявних вбудованих стилів (Звичайний, Грошовий, Фінансовий тощо). До речі, стиль Звичайний застосовується за замовчуванням до всіх комірок.

Мал. 3.4. Діалог Стиль

У поле Ім’я стилю введіть із клавіатури ім’я нового стилю і клацніть по кнопці Змінити. На екран буде виведено знайомий вам діалог Формат клітинки, за допомогою якого потрібно задати параметри нового формату. Зверніть увагу на те, що початкові значення параметрів відповідають формату первинної виділеної комірки. Тому, якщо новий стиль заснований на цьому форматі, вам не потрібно змінювати всі параметри формату. а досить тільки відкоригувати деякі з них. Після визначення параметрів стилю закрийте діалог Формат клітинки і діалог Стиль клацанням по кнопці Ok.

Будь-який із наявних стилів ви можете застосувати до комірки або діапазону. Для цього виділіть потрібний діапазон і увійдіть до меню Формат→Стиль. У діалозі Стиль оберіть ім’я стилю і клацніть по кнопці Ok.

Контрольні запитання

1. Що таке формат даних? Назвіть формати даних, передбачені в Excel.

2. Які числові формати існують в Excel?

3. Як вирівнюються в комірці число, текст, логічне значення?

4. Що є ознакою тексту в Excel?

5. Як вирівняти дані в комірці по горизонталі і по вертикалі?

6. Як задати розмір, гарнітуру і колір шрифту?

7. Як створити новий стиль у електронних таблицях?

8. Як застосувати стиль до діапазону?

Практикум. Заповнення комірок кольором і візерунком

Мал. 3.5. Діалог Формат ячеек, вкладка Вид

Для поліпшення сприйняття інформації, що міститься в таблиці, широко використовується заливання комірок різними кольорами, а також заповнення їх візерунком. Виділіть діапазон комірок для заповнення і потім на панелі інструментів Форматування клацніть по кнопці зі стрілкою справа від кнопки Колір заливки . У палітрі, що розкрилася, оберіть потрібний колір.

Якщо кнопка Цвет заливки на панелі інструментів відсутня, оберіть команду Формат→ Клітинки (або натисніть комбінацію Ctrl+1). На вкладці Вид (мал. 3.5) задайте потрібний колір із наведеної палітри. За допомогою списку Узор ви зможете також задати вигляд і колір візерунка. Якщо колір візерунка не визначений, то візерунок буде чорним.

Скасувати заповнення комірок кольором або візерунком можна за допомогою діалогового вікна Формат клітинки. Виділіть комірки, для яких потрібно скасувати заливання, оберіть команду Формат→Клітинки і потім на вкладці Візерунки (мал. 3.5) клацніть по полю Немає кольору.