4. Проведення прийому

Прийом починається із зустрічі гостей у визначений час й у визначеному місці. Гості збираються в аванзалі чи у спеціально передбаченому для цього місці де їм подають аперитив. Під час подачі аперитиву запрошених знайомлять із схемою розсадки за столом, для чого їм вручається картка розміром з візитку зі схемою столу, де вказано місце відповідного гостя.

Після закінчення подання аперитиву гостей запрошують в основну залу до столу. Супроводжують жінок до столу чоловіки, які розташовуються ліворуч згідно із схемою розсаджування (остання повинна бути присутня в аванзалі і з нею ознайомлюють всіх гостей). Першими присаджуються жінки, а чоловіки їм допомагають. Встають з-за столу теж перші жінки.

Всі етапи процесу обслуговування на прийомі здійснюються за сигналом метрдотеля чи адміністратора, вони під час обслуговування координують всі дії офіціантів, дають їм вказівки покинути залу піл час промови тостів та промов. Розподіл обов’язків серед обслуговуючого персоналу передбачає своєчасно отримувати страви з гарячого та холодного цехів й подавання гостям. Всі дії обслуговуючого персоналу повинні бути синхронними, для чого офіціанти, які зайняті процесом подачі страв (напоїв) повинні слідкувати за тими, що працюють напроти чи поруч. На прийомах офіціанти як правило працюють парами в закріплених секторах для того, щоб забезпечити одночасне подавання продукції гостям за столом. Під час обслуговування виконання побажань гостей, пов’язаних з відхилом від правил етикету, офіціантам слід узгоджувати з відповідальним за проведення прийому особою.

Під час проведення прийому обслуговування здійснюється одночасно від середини столу праворуч і ліворуч. Обслуговування починають завжди з почесного гостя (чи старшого за рангом). Потім обслуговують господаря – організатора прийому, представника гостя нижчого за рангом, представника з боку господаря того ж рангу як і гість й т.ін.

На базі викладеного матеріалу студентам пропонується прийняти участь у діловій гри за темою «Прийом за протоколом».

Порядок ведення ділової гри:

1. Введення в гру (опитування за теорією організації прийому за протоколом).

2. Отримання завдань мікрогрупами.

3. Регламентація гри й підготовка до імітації.

4. Процес ділової гри.

5. Підведення підсумків ділової гри.

1. Вступ до гри

Протокольна служба дипломатичного корпусу представництва Франції в Україні отримала завдання організувати прийом з приводу приїзду та вступу на посаду призначеного Посла Франції в Україну. Прийом дає Посол Франції в Україні. На прийом запрошено:

• Президент України – почесний гість

• Дружина президента України

• Міністр іноземних справ в Україні

• Дружина міністра іноземних справ України

• Торговий представник України у Франції

• Дружина торгового представника України у Франції

• Посол Франції в Україні

• Дружина посла Франції в Україні

• Генеральний секретар МІС Франції

• Дружина генерального секретаря МІС Франції

• Аташе дипломатичного корпусу Франції в Україні

• Завідувача протокольною службою дипломатичного корпусу Франції в Україні.