3.2. Порядок виконання роботи
1. При створенні бази даних необхідно задати наступні атрибути:
у таблиці Компанія: код компанії, найменування компанії, прізвище директора, країна, місто, вулиця, телефон, E-mail;
у таблиці Товар: код товару, найменування, параметри;
у таблиці Продаж: ІD, код компанії, код товару, одиниця виміру, кількість, ціна, сума, дата.
2. Після створення схеми бази даних (рис.3.1), заповнити всі таблиці даними (не менш, ніж з десяти записів).
Рис.3.1. Схема бази даних
Для виконання аналізу даних таблиці Продаж необхідно у вікні бази даних виділити таблицю Продаж, потім - команди: Внешние данные Экспорт Excel (рис. 3.2, 3.3).
Рис.3.2. Экспорт данных из таблицы Продаж в табличный редактор
Рис. 3.3. Выбор места назначения для экспортируемых данных
Дані, отримані з Ms Access у таблицу Ms Excel за допомогою технології DDE (рис.3.4), необхідно проаналізувати, тобто визначити рейтинг компаній, побудувати діаграми (столбиковую або кругову), обчислити для кожної компанії розмір продаж товарів.
Рис. 3.4. Дані, отримані в результаті експорту
4. Для створення листів однакового змісту різним адресатам, необхідно виконати наступну послідовність дій:
а) у пакеті Ms Word написати текст листа (або запрошення), що необхідно відправити всім компаніям конкурентам, адреси яких знаходяться в таблиці Компанія створеної бази даних (рис. 3.5);
Рис. 3.5. Підготовка тексту письма
б) далее выбрать адресатов из существующей таблицы Компанії базы даних, используя команды Рассылки Выбрать получателей Использовать существующий список…(рис. 3.6)
Рис. 3.6.
Далее выбрать созданную базу данных, после чего откроется окно, в котором выбрать таблицу Компания и нажать ОК (рис.3.7)
Рис. 3.7.
б) потім виконати команди: Рассылки Начать слияние Письма (рис. 3.8).
Затем отметить курсором место в письме для вставки адреса и выполнить команды Рассылки Блок адреса, при необходимости выполнить Подбор полей… в открывшемся окне Вставка блока адреса (рис. 3.8).
Рис. 3.7
Рис. 3.8.
В результате появится адрес в письме (рис. 3.9)
Рис. 3.9. Результат вставки блока адреса
Далее надо вставить приветствие, для чего выполнить команды Рассылки Строка приветствия, после чего откроется новое окно Вставка строки приветствия, в котором можно использовать процедуру Подбор полей… (рис. 3.10) и получить конечный результат слияния (рис. 3.11).
Рис. 3.10. Заполнение окна Вставка строки приветствия
Рис. 3.11. Конечный результат слияния, т.е. виконання операції DDE у поштових розсиланнях
Щоб переглянути всі листи необхідно пролистать записи таблицы Компанії (рис.3.12).
Рис. 3.12. Просмотр всех писем
3.3. У звіті по лабораторній роботі повинні бути:
Створена база даних із заповненими таблицями у електронному вигляді та паперовому варіанті.
Результати аналізу продажів у Ms Excel (графік, діаграма і рейтинг).
Зразок листа (листів) для розсилань, створений за допомогою технології DDE.