7 Створення однотипних документів для розсилання

У MS Word 97 цю задачу можна розв'язати засобами діалогового вікна команди ЗЛИТТЯ і панелі інструментів ЗЛИТТЯ.

У нових версіях програми її розв'язують за допомогою майстра злиття. Після виконання команд СЕРВІС => ЛИСТИ І РОЗСИЛКИ => ЗЛИТТЯ... потрібно виконати шість кроків.

1. Вибрати тип документа (вибираємо підкреслене): листи, конверти,

повідомлення, каталоги, наклейки => виконати команду Далі.

2. Вибрати документ: поточний, шаблон, існуючий => Далі.

3. Вибрати одержувачів: використання списку, створення списку. Виконати команду СТВОРИТИ СПИСОК... У вікні НОВИЙ СПИСОК АДРЕС натиснути на останню кнопку НАЛАШТУВАННЯ... і, користуючись іншими кнопками, дадати, вилучити чи перейменувати назви полів даних для злиття, а також впорядкувати їх у порядку використання (за допомогою кнопок Вверх, Вниз) => ОК. Ввести адресу та інші дані одної особи. Виконати команду СТВОРИТИ ЗАПИС і ввести дані другої особи і т.д. Закрити вікно. Зберегти список як базу даних у форматі mdb під назвою СПИСОК. Переглянути список у вікні ОДЕРЖУВАЧІ ЗЛИТТЯ, внести зміни, якщо потрібно => ОК => Далі.

4. Створити головний документ, набираючи незмінну частину тексту листа і вставляючи поля бази даних за допомогою команди ІНШІ елементи... Відповідне вікно потрібно щоразу закривати, щоб продовжити набирати лист >=> Далі.

5. Переглянути листи. На цьому етапі можна вилучити деякий лист, скоригувати список адресатів, знайти конкретного адресата => Далі.

6. Завершити злиття. На цьому етапі можна внести зміни у листи, виконати команду друкування всіх чи вибраних листів, зберегти створений файл на диску. Конверти та наклейки створюють подібним способом.

8 Панель інструментів злиття.

Розгляньте кнопки нижнього ряду на панелі Злиття. Вони означають таке: відображати код поля або дані, перший запис, попередній запис, перейти до запису з номером 1, наступний запис, останній запис, відкрити діалогове вікно «Злиття», пошук помилок, злиття в новий документ, злиття під час друку, злиття, знайти запис, редагувати джерело даних.

9 Поля форми. Панель інструментів форма.

Поля форми використовують для створення стандартних електронних бланків (форм), анкет, шаблонів документів тощо.

Полів форми є три:

1) текстові (FormText),

2) списки (Form-DropDown)

3) перемикачі (FormCheckBox).

Поля форми можна вставити за допомогою панелі інструментів Форма, яка містить такі кнопки: вставити текстове поле, перемикач, поле-список, параметри поля, нарисувати таблицю, вставити таблицю, вставити кадр, затінити поля, захистити форму.

Поля-списки автоматизують введення стандартних даних, зібраних у список.

Перемикачі використовують в анкетах для організації відповідей на зразок «так» чи «ні» тощо.

Вставлене текстове поле має вигляд пари квадратних дужок, але під час друкування бланку вони не виводитимуться. У текстове поле користувач вводить звичайний текст або числа на етапі використання електронного бланка.

Обчислення на електронних бланках організовують так. Якщо у діалоговому вікні команди ПАРАМЕТРИ ПОЛЯ деяке поле з числом назвати коротким іменем-закладкою (тут k) і зазначити, що воно числове, то це ім'я можна використати у звичайних полях-формулах для різноманітних обчислень.

Поля рекомендують затінювати. Якщо полів багато, їх варто розташовувати на

бланку в таблицях.

Коли форма створена повністю, її потрібно захистити і зберегти на диску як документ або як шаблон (dot-файл) для створення типових бланків. Щоб захистити форму, потрібно клацнути на кнопці із зображенням замка-колодки. Тепер можна заповнювати електронний бланк поточними даними.

Перевага форми: у захищеній формі дані можна вводити лише в поля форми, що автоматизує роботу над заповненням бланків даними, виписуванням рахунків, накладних тощо. Змінити захищену інформацію на бланку неможливо. Щоб внести зміни у незмінювану частину форми, потрібно зняти з неї захист. Для цього треба ще раз клацнути на кнопці із зображенням замка.