18. Перечислите основные этапы планирования проекта.

Ключевыми понятиями, используемыми в процессах планирования, являются понятия работы и вехи.

Работа в плане проекта представляет некоторую деятельность, на выполнение которой требуется ресурсы и время, необходимую для достижения конкретных результатов. Работа является основным элементом деятельности на самом нижнем уровне детализации проекта. Момент окончания работы означает факт получения конкретного продукта (результата работы.

Веха – событие или дата в ходе осуществления проекта, используется для отображения состояния завершенности тех или иных работ. В контексте проекта менеджеры используют вехи для того, чтобы обозначить важные промежуточные результаты, которые должны быть достигнуты в процессе реализации проекта. Важным отличием вех от работ является то, что они не имеют длительности. Вехи часто называют событиями или контрольными точками.

Контрольная точка или веха связана с работой или группой работ, окончание которых она определяет. Ее содержание обычно обозначается словосочетаниями типа «согласование получено», «отчет принят», «решение одобрено», «завод построен», «руководитель проекта назначен».

Для эффективного контроля этих точек должно быть достаточно много, их распределение по жизненному циклу зависит от проекта. Очевидны контрольные точки начала и окончания проекта, перехода между фазами, этапами, проведения контроля, сдачи объектов, получения одобрения, поступления инвестиций и т. д. В фазе планирования готовится план контрольных точек. В этом плане указывается время выполнения контрольных точек по расписанию, фиксируется фактическое время выполнения, рассчитывается отклонение и указываются причины отклонения с комментариями.

Планирование проекта представляет собой циклический процесс. Он начинается с наиболее общего определения целей, движется к более детальному описанию того, когда, как и какие работы должны быть выполнены для достижения поставленных целей. По мере продвижения проекта от концепции к завершению появляется дополнительная информация об условиях, влияющих на ход работ. Применение средств планирования и управления проектами позволяет членам команды более четко описывать проблемы и контролировать изменения по проекту более эффективно.

Суть планирования состоит в окончательном уточнении целей проекта и способа их достижения, определения и формирования всего комплекса мероприятий, которые должны быть выполнены, по возможности, в детальном определении их длительности и последовательности, назначении и увязки необходимых ресурсов, фиксации рисков и параметров качества, согласовании действий участников проекта. Планирование означает детальное определение того, что необходимо для успешного выполнения проекта с соблюдением требований по объему работ, времени, затратам и качеству.

Основной набор шагов планирования следующий.

1. На основании данных о цели, основной стратегии, укрупненных элементах жизненного цикла, спецификаций результата или продукта провести декомпозицию проекта на отдельные управляемые элементы - фазы, стадии, пакеты работ и отдельные работы, т. е. построить иерархическую структуру работ.

2. Определить стандарты деятельности, спецификации для каждого элемента нижнего уровня (предметные показатели, показатели качества, необходимые ресурсы) и составить их подробное описание.

3. Определить ответственность членов команды и иных участников.

4. Определить вехи, заданные внешними ограничениями или условиями, а также необходимостью представления промежуточных продуктов или результатов.

5. Оценить время, требуемое для выполнения каждого элемента нижнего уровня (при условии неограниченной доступности ресурсов).

6. Определить последовательность выполнения элементов нижнего уровня, включая вехи, и подготовить идеальное расписание проекта (не учитывающее ограничения ресурсов).

7. Определить последовательности элементов нижнего уровня с максимальной длительностью (критический путь). Провести необходимую оптимизацию, если плановый срок проекта не удовлетворяет заданным ограничениям.

8. Определить перечень необходимых ресурсов и затрат, провести их назначение на элементы иерархической структуры работ, оптимизировать расписание с учетом возможных появившихся конфликтов, т. е. подготовить реальное расписание.

9. Определить затраты по каждому элементу (единицы измерения ресурсов, стоимость ресурсов) и соединить затраты в смете затрат по работам проекта, суммировать это с общими накладными проекта, резервами на управление рисками и мотивацию.

10. Разработать планы управления коммуникациями, качеством и поставками, если они содержат данные, не отраженные в расписании и смете.

11. Оценить риски проекта и подготовить план работы с ними. При необходимости создания временных и финансовых резервов, а также конкретных мероприятий по управлению сделать данные изменения в реальном расписании и смете проекта. Учесть возможные новые конфликты.

12. Свести все подготовленные материалы в единый план управления проектом и утвердить у заказчика.

Необходимо отметить, что приведенная последовательность не является жесткой и может меняться.

План управления проектом и документы проекта, разрабатываемые как выходы группы процессов планирования, описывают все аспекты содержания, сроков, стоимости, качества, коммуникаций, рисков и закупок. Обновления, возникающие вследствие одобренных изменений во время проекта, могут значительно влиять на части плана управления проектом и документы проекта. Изменения этих документов уточняют расписание, стоимость и ресурсные требования, необходимые для исполнения содержания проекта.

Команда проекта должна способствовать вовлечению всех необходимых заинтересованных сторон в планирование проекта и разработку плана управления проектом и документов проекта. Так как процесс получения обратной связи и уточнения не может длиться неопределенно долго, установленные организацией процедуры диктуют, когда должны закончиться первоначальные работы по планированию. На данные процедуры влияет характер проекта, установленные границы проекта, соответствующие действия по мониторингу и управлению, а также внешняя среда, в которой реализуется проект.