Назовите основные критерии, которым должна соответствовать цель проекта. В каких случаях применяется метод построения дерева целей проекта?
Правильно сформулированная цель проекта должно удовлетворять так называемым критериям SMART.
• S — Specific(Smart). Цели должны быть четкими, точными, конкретными, показывать, чего хотят достичь в проекте.
• M — Measurable. Цели должны быть измеримыми, что предполагает наличие количественных показателей, достигнув которых можно быть уверенным в выполнении проекта.
• А — Action-oriented. Цели должны быть ориентированными на действия и формулироваться с помощью фраз, которые содержат глаголы, побуждающие к действию.
• R — Realistic. Цели должны быть реалистичными. Также Related — близкими компании и важными для ее развития, или релевантными
• Т — Time-limited. Цели должны быть ограниченными по времени и устанавливать время, в течение которого их надо достичь. В других редакциях этот параметр цели трактуется как Tracking — поддающийся контролю.
Построение дерева целей
Формализация главной цели в виде одной фразы является достаточной, если она позволяет оценить содержание проекта, основные задачи, сроки, ресурсы для дальнейшего планирования. Однако когда это сделать затруднительно, главная цель должна быть изложена в виде иерархического дерева с подцелями, представляющими цели нижнего уровня. Этот инструмент структуризации проекта называется «деревом целей» и формулируется в следующем виде:
• главная цель проекта (собственно описание того, что же будет с системой, бизнесом, объектом и т. п., когда проект будет реализован);
• подцели первого уровня (промежуточные цели, совокупность которых дает и объясняет главную цель);
• подцели второго и последующих уровней (небольшие цели, интегрирующиеся в промежуточные подцели верхнего уровня).
Представление целей начинается с верхнего уровня, дальше они последовательно разукрупняются. При этом основным правилом разукрупнения является полнота: каждая цель верхнего уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня исчерпывающим образом. Цели более низкого уровня должны обеспечивать достижение цели на более высоком уровне, с которой они связаны. Однако не следует заниматься искусственным дроблением генеральной цели, если это не требуется в проекте.
Дерево целей необходимо представить проектной команде, которая должна увидеть свое место в проекте, понять свои подцели и свою решающую ответственность за достижение главной цели. Не случайно дерево целей сопровождает проектные документы в течение всего проекта. Графически дерево целей может быть изображено в виде рисунка или текста со смещением вправо, так называемого варианта «с отступом».
Почему важно определение всех заинтересованных сторон проекта? Какие методы помогают выявить все заинтересованные стороны?
Заинтересованные стороны проекта – это лица или организации (например, заказчики, спонсоры, менеджеры проектов, функциональные менеджеры, команда проекта, исполняющая организация или общественность), которые активно участвуют в проекте или интересы которых могут быть затронуты как положительно, так и отрицательно в ходе исполнения или в результате завершения проекта.
Заинтересованные стороны проекта имеют разные степени ответственности и полномочий при участии в проекте, которые могут меняться на протяжении жизненного цикла проекта. Их ответственность и полномочия могут варьироваться от периодического участия в опросах и целевых группах до полного спонсорства проекта, включающего предоставление финансовой и политической поддержки.
Проект может восприниматься заинтересованными сторонами как имеющий положительные, так и отрицательные результаты. Некоторые заинтересованные стороны проекта могут выиграть от успешного завершения проекта, тогда как для других заинтересованных сторон проекта могут наступить в результате его успеха негативные последствия. Например, руководители ведущих предприятий района останутся в выгоде после завершения проекта промышленного развития, который положительно отразится на экономике района. В случае, когда заинтересованные стороны проекта питают положительные ожидания в отношении проекта, в их интересах будет содействовать его успешному выполнению. Интересы отрицательно настроенных заинтересованных сторон проекта препятствуют выполнению проекта. Неспособность заметить отрицательно настроенных заинтересованных сторон проекта может привести к увеличению вероятности неудачи. Важной составляющей обязанностей менеджера проекта является управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта. Это может быть трудной задачей, поскольку зачастую заинтересованные стороны проекта преследуют очень разные или конфликтующие цели. Одной из обязанностей менеджера проекта является поддержание баланса между этими интересами и обеспечение того, чтобы команда проекта взаимодействовала с заинтересованными сторонами проекта профессионально и с позиций сотрудничества.
Определение заинтересованных сторон проекта – процесс выявления всех людей и организаций, на которых будет оказывать влияние проект, и документирования значимой информации относительно их интересов, вовлеченности и влияния на успех проекта.
Заинтересованные стороны проекта также могут оказывать влияние на проект, его результаты и на членов команды проекта. Команда управления проектом должна выявить как внутренних, так и внешних заинтересованных сторон проекта, чтобы определить требования, предъявляемые к проекту, и ожидания всех вовлеченных сторон.
Кроме того, менеджер проекта должен управлять влиянием различных заинтересованных сторон проекта в связи с требованиями, предъявляемыми к проекту, чтобы обеспечить успешное получение результата.
Готовясь к управлению заинтересованными лицами, необходимо задать следующие вопросы:
От кого зависит проект? Кто выражает тот или иной интерес к нему? Какой у них статус или положение?
Как эти люди или организации относятся к проекту? Какое влияние они могут оказать на проект? В чьем сотрудничестве вы нуждаетесь? Чье согласие или одобрение вам необходимо? Кто будет препятствовать выполнению проекта? Что они ценят? Как можно ими управлять?
Необходимо максимально идентифицировать всех заинтересованных лиц проекта, однако основное внимание должно быть направлено на влияние ключевых и значимых фигур и организаций. Списки заинтересованных сторон лучше составлять вместе с командой проекта. Команда численностью 7-10 человек позволяет воспользоваться одной из методик социометрии, известной как «карточки Кроуфорда» («The crawford slip»). Каждому участнику мини-исследования раздается по 10 карточек. Ведущий формулирует вопрос: «Назовите самое важное для проекта заинтересованное лицо». Все респонденты должны записать наиболее, по их мнению, подходящую кандидатуру. При этом не должно происходить никакого обмена мнениями. Ведущий делает паузу, и вопрос повторяется. Участник не может называть одну и ту же персону несколько раз. После того как вопрос прозвучит 10 раз, в распоряжении ведущего появятся от 70 до 90 карточек с ответами. Если группа подобрана хорошо (в том смысле, что в нее входят люди с различными точками зрения), вероятность того, что участники эксперимента укажут большинство заинтересованных лиц, весьма высока. Остается составить список названных персон и раздать его участникам для внесения изменений и дополнений.
После идентификации заинтересованных лиц с помощью данной методики или простого перечисления нужно провести следующие действия:
определить природу их интересов или влияния на проект;
определить группы лиц, чьи интересы могут быть видоизменены или упрощены, и перечень мероприятий, позволяющих это сделать;
определить группы лиц, чьи интересы должны быть учтены (без возможности видоизменения или упрощения);
определить «знак» влияния последних групп;
оценить необходимые действия по обеспечению усиления «позитивных» интересов и минимизации «негативных» и их затратность для бюджета проекта;
определить и запланировать эти действия;
осуществить и проконтролировать эти действия;
проводить постоянный мониторинг всех заинтересованных лиц и получать обратную связь.
Все это входит в состав управления заинтересованными лицами и является неотъемлемой частью управления проектом.
