- •1. Понятие и определение процесса документального обеспечения управления персоналом организации
- •2. Роль документов в управленческой деятельности
- •3. Основные задания документального обеспечения управления персоналом
- •5. Роль и задача кадровой службы, регламентация ее деятельности
- •6. Документ и система документации
- •7. Классификация документов организации
- •8. Виды, назначения и состав кадровой документации
- •9. Требования к разработке и оформления нормативных документов кадровой службы
- •10. Основные разработки и оформление нормативных документов: положения о подразделениях, инструкции по кадровому деловодству, правила внутреннего распорядка и т.Д.
- •11. Существующие системы документации
- •12. Стандартизация и унификация документов
- •13. Основные группы стандартов
- •14. Требования международных, межгосударственных и государственных нормативных документов к разработке и оформлению нормативных документов кадровой службы организации
- •15. Распорядительные документы: приказ, распоряжение, постановление, указ, решение
- •16. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов
- •Этапы подготовки распорядительных документов
- •17. Составление и оформление организационно-распорядительных документов
- •18. Документирование кадровой деятельности: установление трудовых отношений, движение кадров, наложение штрафов, награждения, аттестация персонала.
- •19. Комплекс документов по учету кадров
- •20. Систематизация документов кадровой службы
- •21. Разработка номенклатуры дел
- •22. Оформление дел и организация их хранения
- •23. Сучасні способи та техніка створення документів
- •24. Ведення облікових журналів в кадровій службі
- •25. Управление документацией
- •26. Основы документооборота кадровой службы
- •29. Разработка информационно-справочной документации: письмо, докладная записка, справка, акт, протокол
- •30.Разработка положения о структурном подразделении организации
24. Ведення облікових журналів в кадровій службі
Во всех организациях, независимо от формы их собственности, ведется ( образуется) обязательный (типовой ) состав документов по личному составу ( срок хранения до 75-ти лет ) на основании которого выдаются справки социально-правового характера ( о стаже работы, размере заработной платы, льготах и так далее ).
Наряду с этим, в организации должны вестись журналы учёта и контроля документов кадровой службы организации.
Ведение данных журналов производится для:
- контроля ( регистрации) наличия и движения кадровых документов ;
- оптимизации внутреннего и внешнего документооборота кадровой службы ;
- придания документам кадровой службы юридической силы
Характер и количество учётных журналов ( книг ) определяется спецификой деятельностиконкретной организации. Вместе с тем, в любой организации независимо от ёе размеров и области деятельности должен обязательно вестись конкретный состав учётных журналов, определяемый требованиями, действующего законодательства.
Для выполнения требований архивной службы ( Росархива ), в части касающейся сроков хранения учётных журналов ( книг ) и при формировании указанных выше журналов необходимо соблюдать следующие требования:
- Все страницы журналов должны быть пронумерованы и прошиты;
- Журналы должен быть переплетёны изаключёны в твёрдую обложку с клеевым переплётом;
- В конце журналов должен быть вшит ( вклеен ) листок – заверитель, заверяющий количество пронумерованных страниц
Следует помнить, что все документы ведущиеся в организации ( в том числе и кадровые ) приобретает юридическую силу только после их регистрации в соответствующих учётных журналах.
Отсутствие регистрации документов приводит к тому что в последующим будет сложно ( а иногда и невозможно ) подтвердить сам факт создания, утверждения и подписания документов в то время, когда они должны были быть оформлены.
25. Управление документацией
Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.
Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.
Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы).
Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.
Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.
Итак, на основе вышеизложенного, мы понимаем управление документацией как полноценную управленческую функцию организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения документов — до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязь документации и информации в управлении.