18. Документирование кадровой деятельности: установление трудовых отношений, движение кадров, наложение штрафов, награждения, аттестация персонала.

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщенным названием «кадровая документация». Создание и ведение кадровой документации не право, а обязанность работодателя, которая регламентирована нормативно – правовыми актами. Комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

По целевой принадлежности выделяют две большие группы кадровых документов.

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Различают следующие виды кадровых документов:

1) документация о приеме на работу: • заявление о приеме на работу; • трудовой договор (контракт о назначении на должность); • приказ о приеме на работу; • протокол общего собрания трудового коллектива о приеме (назначении)на работу;

2) документация о переводе на другую работу: • заявление о переводе на другую работу; • представление о переводе на другую работу; • приказ о переводе на другую работу;

3) документация об увольнении с работы: • заявление об увольнении; • приказ об увольнении; • протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении;

4) документация об оформлении отпусков: • график отпусков; • заявление о предоставлении отпуска; • приказ о предоставлении отпуска;

5) документация об оформлении поощрений: • представление о поощрении; • приказ о поощрении;

6) документация об оформлении дисциплинарных взысканий; • докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

• объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; • приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

19. Комплекс документов по учету кадров

В настоящее время примерный комплекс кадровых документов, оформляющих учет кадров, условно можно разделить на две группы: 1)документы, непосредственно предназначенные для учета кадров:

• личная карточка формы; - личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему;

• журнал принимаемых и увольняемых работников и др.;

2)документы, участвующие в процессе учета кадров, но для которых эта функция не является основной:

• приказы; - заявления; - штатное расписание; - структура и штатная численность; - трудовые договоры (контракты) и др.