1. Понятие и определение процесса документального обеспечения управления персоналом организации

Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управление документацией в процессе реализации функций организации и осуществляемая специальной службой, действующей согласно «Инструкции по делопроизводству» и на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации.

Документ (от лат. documentum) – понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.

Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, который объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». В современном толковом словаре С.И. Ожегова «документ» определяется как «деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ – текст или изображение, имеющее информационное значение».

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В современном обществе документы выполняют очень важные функции, такие как:

1. информационная 2. социальная 3. коммуникативная 4. правовая 5. управленческая

6. функция учета 7. функция исторического источника

В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации. Управленческие документы оказывают воздействие на сферу управления, выступая регулятором различных сторон деятельности организации или учреждения, и отражают: 1. стадии 2. звенья 3. циклы управления

2. Роль документов в управленческой деятельности

Управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив.

С учетом значительной роли американских специалистов в разработке проблемы управления документацией, обратим внимание на некоторые имеющиеся в нашем распоряжении работы для более детального изучения предмета исследования.

Хортон и Леннон определяют управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, “прохождение по службе”, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Они считают, что управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами организации и заслуживает того, чтобы называться одной из основных функций управления в организациях. К. Хар и Д. Маклеод считают, что управление документацией относится к числу стратегических функций организации.

Другой взгляд на управление документацией представляет его отраслью (областью) деятельности в организации. В этом случае речь по большей части идет о конкретном наполнении управления документацией видами работ, операциями, технологиями и т.п., то есть подчеркивается практическое значение управления документацией в организации.

В отечественном документоведении первой к концепции управления документацией обратилась А.Н. Сокова. В ее представлении управление документацией заключается в:

организации полного и точного документирования деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов;

ведении механизма контроля за объемом и качеством создаваемых документов;

· упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;

· надежном хранении документации и своевременной ликвидации ненужных документов;

· правовом обосновании всех аспектов управления документацией.