2.3.2. Снабжение в сфере сервиса и туризма

Данные общие принципы коммерческой логистики позволяют туристской организации наилучшим образом подготовиться к процессам производства и реализации услуг, определяют состав операций процесса заготовления, который традиционно включает следующие операции:

- определение состава, классификация и индексация товарно-материальных и нематериальных ценностей, необходимых туристской организации;

- определение потребности туристской организации в ТМЦ и нематериальных ценностях, нормирование их расходов и запасов;

- выбор поставщиков материальных и нематериальных ценностей;

- снабжение;

- организация складского хозяйства.

Рассмотрим данные операции подробнее.

1. Определение состава, классификация и индексация товарно-материальных и нематериальных ценностей, необходимых туристской организации для выполнения заданного объема производства туристских услуг. Современные туристские организации испытывают потребность в ТМЦ широкой номенклатуры и ассортимента. С целью удешевления производства, поиска новых ТМЦ, позволяющих улучшить свойства и качество туристских услуг, оздоровления условий производства в организации необходимо осуществлять классификацию используемых ТМЦ. Эта работа нужна и для совершенствования системы оперативного и бухгалтерского учета. В основе классификации лежит группировка товарно-материальных ценностей по однородности характерных признаков с последующим разделением на разделы, подразделы, виды и т.д. Каждому из разделов присваивается соответствующий индекс по десятичной системе.

Классификация ТМЦ служит отправной точкой для нормирования их расхода по каждой позиции номенклатуры.

2. Определение потребности туристской организации в товарно-материальных и нематериальных ценностях, нормирование их расходов и запасов, установление оптимального количества хранимых материалов.

Прежде чем принять решение о закупке, туристская организация исследует рынок ТМЦ и определяет потребность согласно номенклатуре. Потребность планируется по всей номенклатуре в стоимостном и натуральном выражении. Объемы и сроки поставок материалов на предприятие определяются режимом их производственного потребления, создания и поддержания уровня производственных запасов.

Существуют три базовых метода определения потребности в ТМЦ:

- метод прямого счета, основанный на программе выпуска услуг и нормах расхода ТМЦ на единицу услуг;

- метод прогнозирования потребности на основе вероятностного прогноза с учетом потребностей за прошлые периоды;

- опытно-статистическая оценка, которая основывается на использовании данных о фактическом расходе ТМЦ за прошлые периоды с учетом изменений структуры и объемов производства туристских услуг.

Выбор метода зависит от особенностей ТМЦ, условий их потребления и наличия соответствующих данных для проведения расчетов. Необходимо стремиться к сбалансированности между фактической потребностью в материальных ресурсах и источниками ее покрытия.

Туристская организация может испытывать потребность в материалах на следующие цели:

- производство услуг (Рп);

- внедрение новой техники и технологий (Рнт);

- ремонтно-эксплуатационные нужды (Ррэ);

- образование переходящих запасов (Рз).

Источниками покрытия потребности могут быть:

- ожидаемые остатки на начало планового периода (Оож);

- мобилизация внутренних ресурсов (Мвн);

- приобретение и завоз материалов со стороны (Зс).

Таким образом, материальный баланс туристской организации может быть представлен в виде формулы:

Рп + Рнт + Ррэ + Рз = Оож + Мвн + Зс

Приведенный баланс является инструментом управления движением материальных ресурсов в туристских организациях. Потребности, представленные в балансе, нормируются, что позволяет туристской организации составить план снабжения, рассчитать себестоимости услуг и разработать стратегию экономного использования материальных ресурсов.

Особое внимание в практике нормирования расхода ТМЦ обращено на нормирование их запаса. Величина запаса должна обеспечивать туристской организации устойчивую, стабильную работу в течение определенного времени и при этом не оказывать ощутимого воздействия на оборачиваемость вложенных в них оборотных средств. Данный подход способствует рациональной организации производственного процесса и экономному ведению хозяйства.

3. Выбор поставщиков материальных и нематериальных ценностей и организация договорных взаимоотношений. Поставщиками материальных ценностей для туристских организаций являются транспортные и складские предприятия, магазины, а также коммерческие посредники. Они непосредственно или косвенно предопределяют материальные потоки в сфере обращения при установлении хозяйственных связей и выборе способа доставки материалов конкретным туристским организациям. Поставщики нематериальных ценностей (услуг) для туристских организаций – это преимущественно предприятия, предоставляющие коммунальные услуги: освещение, отопление, водоснабжение и др.

Выбор поставщиков является основой для создания устойчивой базы снабжения туристской организации. Решение о размещении заказа у конкретного поставщика зависит от ряда факторов. Поставщик должен удовлетворять заказчика по качеству и объему поставляемой продукции (услуг), условиям ее доставки, цене и уровню обслуживания.

Решение о выборе принимается нередко в условиях неопределенности, что сопряжено с достаточно высокой степенью риска, который возрастает при закупке большого количества неизвестных материальных и нематериальных ценностей. Поэтому следует обращаться к дополнительным источникам информации: каталогам, журналам, различного рода рекламным объявлениям, использовать Интернет.

Как правило, организации-заказчики разбивают поставщиков на две группы. В первую входят новые поставщики, надежность которых еще не проверена, во вторую – те, кто уже зарекомендовал себя ранее. Поставщики постоянно оцениваются с формальных и неформальных позиций. Неформальная оценка складывается в процессе личных контактов с поставщиком. Формальная оценка, как правило, является предварительной и осуществляется посредством определения рейтинга поставщиков на основе балльной системы оценки по ряду факторов.

Большинство туристских организаций наблюдает за деятельностью не только действующих поставщиков, но и потенциальных. Для проверки деятельности последних часто необходимы значительные затраты времени и средств. При оценке потенциальных поставщиков наиболее важными факторами являются технические характеристики этих организаций. Наряду с техническими характеристиками следует провести исследование финансового состояния, сложившейся репутации, качества поставляемой продукции и обслуживания, надежности поставок и обоснованности цен.

После того, как туристская организация выбрала поставщика, ей необходимо установить контакт с ним. Политика туристской организации в отношении условий поставок охватывает вопросы, связанные с формой оплаты за поставленные ТМЦ, предоставлением различного рода скидок, кредитов и др. Условия поставок оговариваются в контракте между поставщиком и туристской организацией. Так, в соответствии с договором поставщик, как правило, обязан упаковывать ТМЦ, нести коммерческий риск и расходы по их транспортировке до места передачи покупателю. В свою очередь, туристская организация должна принять прибывшие ТМЦ и оплатить их стоимость. Грамотно составленный договор позволяет организациям избежать конфликтов в дальнейшем при фактическом осуществлении сделок.

4. Снабжение туристской организации товарно-материаль-ными и нематериальными ценностями. Снабжение – это непосредственная покупка товарно-материальных и нематериальных ценностей туристскими организациями, связанная с подготовкой и ведением деловых переговоров, юридическим оформлением сделок и контролем за их исполнением.

В зависимости от системы обеспечения и особенностей движения материальных ресурсов от поставщиков к туристским организациям различают транзитную и складскую формы снабжения.

Транзитная форма предполагает доставку ТМЦ в момент обнаружения потребности в них. Такая форма снабжения позволяет организации экономить на складских запасах и имеет относительно высокую скорость поставок. Однако транзитная форма может вызвать серьезные сбои в производственном процессе при неблагоприятном стечении обстоятельств (например, при обнаружении потребности в ТМЦ в выходные дни).

Складская форма снабжения обеспечивает комплексность поставок и наличие минимальной потребности в ТМЦ, что позволяет избежать сбоев в производственном процессе. Однако этой форме снабжения свойственны дополнительные издержки, связанные со складскими операциями по погрузке, выгрузке и хранением ТМЦ.

Целесообразность внедрения на предприятии одной из названных форм снабжения зависит от интенсивности производственного процесса и объемов реализации туристских услуг. Избранная форма определяет особенности организации складского хозяйства.

Учет поступления, внутреннего перемещения и списания на затраты товарно-материальных ценностей осуществляется в специальных документах. С целью обеспечения их сохранности на складах систематически проводится инвентаризация: подсчет, обмер, взвешивание с последующей сверкой полученных данных с учетными, а в случае отклонений составляется акт с указанием причины и виновных лиц.

Соответствующая организация названных операций в составе процесса заготовления приводит к конкретным экономическим результатам по сокращению производственного цикла, уменьшению запасов материальных ресурсов и повышению конкурентоспособности туристской организации.