Функции системы
Система скоростного защищенного документооборота обеспечивает выполнение следующих основных функций.
Формирование документов в электронном виде. Документы формируются системой в электронном виде. Каждый раз, создавая новый документ, пользователю достаточно только ввести только данные, подлежащие обновлению. Структура документа и его форма сохраняются и поддерживаются автоматически.
Заключение договоров, отправка и прием официальных писем и других документов с рабочего места пользователя. Для отправки писем, получения отчетов, заключения договоров специалистам у специалистов организации исчезает необходимость выезда к другой стороне. Вся работа может быть организована на рабочих местах сотрудников в пределах одного офиса.
Автоматическая обработка и распределение документов. При необходимости система может автоматически распределять полученные документы по локальной сети предприятия, сбрасывая нужную информацию в тот или иной отдел.
Автоматический прием и отправка документов по сети Интернет. Документы отправляются и принимаются по сети Интернет с использованием технологии электронной цифровой подписи.
Шифрование документов. Документы подлежат криптографической обработке для защиты от несанкционированного доступа третьими лицами при передаче файлов.
Автоматический централизованный сбор информации. Информация обо всех документоотношениях с удаленными агентами скапливаются на едином серверном месте базы данных.
Автоматическое отслеживание эффективности работы каждого подразделения. Система позволяет сравнивать подразделения между собой, автоматически формировать отчеты по каждому подразделению (например, об уровне продаж) и выявлять качество работы каждого подразделения на основе информации, хранящейся на сервере.
Результаты внедрения системы.
При внедрении системы существенно повышается эффективность использования рабочего времени сотрудниками (в особенности АУП) организации.
Заключение договоров и получение отчетов не требует непосредственного присутствия сторон. Заполнение официальных документов существенно (до 90%) снижает время, затрачиваемое выполнение рутинных операций. Данная технология избавляет сотрудников от бюрократических проволочек, связанных с визированием документов у ряда специалистов.
Формальная оценка эффекта от внедрения данной системы, выраженная в денежном эквиваленте или человеко-часах требует отдельного расчета для каждой конкретной организации.
Для измерения такого эффекта необходимо провести хронометраж процессов подготовки каждого документа и определить среднее за период количество документации организации.
Внедрение такой системы в организации по своему эффекту сопоставимо с заменой печатных машинок на ЭВМ.
Примеры систем.
Общая схема автоматизации сдачи обязательной отчетности выглядит следующим образом.
Государственные органы (налоговая инспекция, территориальные органы Федеральной государственной статистики, фонд социального страхования, пенсионный фонд) определяют одну или несколько обслуживающих компаний и создают внутри своих районных подразделений автоматизированные рабочие места приема-передачи данных.
По Челябинской области основной обслуживающей компанией в налоговой инспекции является екатеринбургская фирма СКБ «Контур». В органах статистики действуют две обслуживающие компании – СКБ «Контур» и «Аллюр-М». Программная продукция «Аллюр-М» по многим параметрам существенно превосходит программное обеспечение СКБ.
Предприятие покупает у обслуживающей компании и удостоверяющего центра программное обеспечение. Обслуживающая компания, хотя и является оператором, но не обладает лицензиями удостоверяющего центра, поэтому не может самостоятельно реализовать модуль криптографической защиты. В связи с этим программное обеспечение покупается отдельно, а в работе представляет собой единый программный комплекс и не доставляет неудобств пользователю.
Основных удостоверяющих центров в России существует два: ООО «Крипто-про», г.Москва и Московское отделение Пензенского научно-исследовательского электротехнического института. Первая компания является разработчиком СКЗИ «Крипто-про» (для сдачи отчетности предприятиями используется версия Крипто-про CSP 2.0), вторая – СКЗИ «Верба». По Челябинской области ИМНС, ФСС, и Челябинскстат работают с программным обеспечением «Крипто-про», пенсионный фонд – с СКЗИ «Верба».
Предприятие заключает с обслуживающей компанией договор на обслуживание, который обеспечивает техническую поддержку, обновление версий, ежегодную выдачу сертификата электронной цифровой подписи и передачу данных по сети Интернет.
Вся зашифрованная отчетная информация поступает на сервер хостинговой компании или защищенный сервер обслуживающей компании. Поскольку поступающая информация является конфиденциальной, то такие серверы защищаются. Они подлежат сертификации, должны находиться в отдельном помещении без права доступа посторонних лиц.
В процессе передачи данных в государственные органы буферный сервер играет ключевую роль, поскольку на нем фиксируется время отправки отчетности, которое регламентируется жесткими сроками сдачи.
С буферного сервера отчетная информация периодически отправляется на сервер государственного органа, где распределяется по локальной сети в нужный отдел. При получении отчетности специалист, принимающий отчетность отправляет через буферный сервер электронную квитанцию предприятию.
Автоматизированная система документооборота между предприятием и его подразделениями и агентами может иметь несколько отличную схему.
Принципиально схема может отличаться, если предприятие создает закрытую (корпоративную) систему защищенного документооборота. Например, между своими филиалами. Тогда услуги удостоверяющего центра и обслуживающей компании не будут востребованы. В данном случае сертификация не является обязательной, однако стоимость создания программного обеспечения для криптографической защиты информации и обслуживания собственных электронных цифровых подписей может оказаться весьма высокой и существенно превзойти стоимость покупки готовых программ.
Создание на предприятие открытой системы защищенного документооборота позволит автоматизировать информационный обмен между любыми агентами – покупателями, поставщиками, консультантами и т.д. Открытая система требует обязательной сертификации электронных цифровых подписей. Для организации документообмена агенты предприятия должны установить АРМ приема-передачи и также подписать договор с обслуживающей компанией.