Контрольні запитання

24. З чого складається робоча книжка?

25. Як змінити ширину стовпців і висоту рядків в ЕТ?

26. Що таке автозаповнення і яким воно буває?

27. Як побачити формули в ЕТ?

28. Яке призначення формул в ЕТ?

29. Що зображено в комірці після введення в неї формули?

30. Як задати формат відображення чисел?

31. Як вимкнути режим відображення сітки?

32. Як розграфити таблицю?

33. Яке призначення клавіші F2 в ЕТ?

34. Як задати колір клітинкам?

35. Що таке копіювання формул?

36. Що таке відносна адреса комірки?

37. Що відбувається при копіюванні формул в ЕТ?

38. Що таке діапазон комірок?

39. Як скопіювати формулу в стовпець?

40. Які ви знаєте стандартні функції і як їх використовувати?

41. Як вставити рядок у таблицю?

42. Як скопіювати формулу в рядок?

43. Як вилучити стовпець з таблиці?

44. Як вилучити примітку?

45. Яке призначення кнопки Автосума?

46. Як скопіювати таблицю на іншу сторінку?

Практичне заняття 8-9 ms Access. Робота з бд

Робота із структурою таблиці та внесення даних. Впорядкування пошук та фільтрування даних. Створення зв’язків між таблицями. Створення запитів. Створення, редагування та форматування форм та звітів.

Теоретичні відомості

Бази даних створюють , якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки абітурієнтів, студентів з їхніми оцінками, співробітників підприємства з анкетними даними тощо.

БД в Access створюють у вигляді однієї чи декількох таблиць. Таблиця в БД складається з рядків (записів) і стовпців. Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одного працівника. Одного студента тощо. Він складається з полів, які формують структуру запису. Структура запису фактично визначає структуру таблиці і всієї БД, якщо в ній є лише одна таблиця. Поле – це мінімальна порція інформації в записі. Воно має ім’я, характеризується типом і додатковими властивостями. Назви полям дає користувач, назви типів є стандартні і випливають зі змісту конкретної задачі.

Отже, структура таблиці – це структура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей, визначених користувачем під час аналізу конкретної задачі.

Є два основні способи відображення даних з БД для візуального огляду: 1) у вигляді таблиці; 2)у вигляді форми.

Форма подібна до бланка чи карточки. Прикладами форми є будь-який бланк, сторінки з паспорта, карточка з досьє чи бібліографічна карточка на книжку в бібліотеці. Одна форма містить лише дані з одного запису.

У програмі Access прийнято створювати базу даних спочатку у вигляді таблиці, а пізніше відображати її у вигляді форм. Відображення даних у формах дає низку переваг. На формі можна зручно розташовувати:

• поля типу OLE з картинками, фотографіями тощо;

• елементи керування: кнопки, перемикачі тощо;

• надписи: заголовки форми, рубрик та ін.

• обчислювальні поля для відображення елементів обчислень, виконаних на базі наявних полів;

• закладки (багатосторінкові форми).

Дві або більше таблиці, які мають хоча б одне спільне поле і між якими є зв’язок по спільному полю, називаються реляційними. Реляційними є також форми, запити і звіти, побудовані по кількох реляційних таблицях.

Для реляційного зв’язку використовують поля, в яких значення не повторюються, наприклад, числове поле типу лічильник, поле з персональними номерами співробітників тощо (поле з прізвищами не підходить, бо в БД можуть бути однофамільці). У конструкторі таблиці такому полю присвоюють ключ (командою головного меню Виправляти  Ключове поле або командою з контекстного меню поля). Записи з таблиці, що мають ключове поле, подаються на екран, відразу впорядковані за зростанням значень ключового поля.

Задавши ключове поле хоча б в одній таблиці, можна налагоджувати зв’язки між таблицями командою Сервіс  Схема даних. У вікні Схема даних вставляють потрібні таблиці, а зв’язок між ними налагоджують методом перетягування і накладання назви поля з однієї таблиці на назву поля в іншій.

Зв’язок можна анулювати, клацнувши на лінії зв’язку і виконавши команду Delete. Вікно схеми даних зберігають із збереженням зв’язків.

Для створення реляційних запитів. Звітів і форм спочатку відкривають їхні конструктори, у вікно конструктора вводять потрібні таблиці і лише тоді формують потрібні зв’язки. Після цього у конструктор таблиці заносять назви полів з різних таблиць.

Розглянемо принципи формування звітів. Звіти призначені для оформлення потрібних даних з БД згідно з вимогами стандартів чи замовника і виведення їх на папір.

Є такі способи створення звітів:

1. Конструктор (не для початківців);

2. Майстер звітів;

3. Автозвіти.

Як і у випадку форм, оптимальним є комбінований спосіб: звіт створюють за допомогою майстра звіту, а пізніше дооформляють його вручну за допомогою конструктора.

Звіт складається з декількох частин (елементів, не всі вони є обов’язковими), які створює конструктор:

• заголовок звіту;

• верхній колонтитул (повторюється на всіх сторінках);

• заголовок групи (якщо записи групуються);

• область даних;

• нижній колонтитул;

• примітки.

За допомогою елементів керування у звіт можна вставити рисунки, діаграми, інші об’єкти. Дані редагувати у звіті не можна.