Тема 4. Структуризация проекта

Все методы, которые использует УП для планирования и организации проектных разработок, могут быть разбиты условно на 3 группы:

1. общие методы теории управления;

2. методы, связанные с технологией создания продукта проекта (методы прикладной сферы);

3. специальные методы управления проектной деятельностью

Основная цель процесса планирования – создать реальную и естественную модель проекта.

В большинстве своем проекты – комплексные мероприятия со многими действиями, необходим инструмент для упрощения (формализации), а затем последующей организации всех проектных разработок.

После тщательного обоснования проекта следует важнейшее действие по его структурированию до уровня так называемых «пакетов» работ путем построения иерархического WBS-графа (Work Breakdown Structure).

Структуризация исполняет следующие основные функции:

1. происходит переход от общих, не всегда конкретно выражаемых целей к определенным знаниям об особенностях данного проекта;

2. производится разбивка проекта на поддающиеся управлению блоки. Это основа для последующей формализации, определения соподчиненности работ в проектном планировании. в соответствии с этим рабочие пакеты из WBS-графа разбиваются на отдельные работы для составления сетевого графика и расчетов по нему;

3. возникает основа для принятия организационных решений, в частности, по определению ответственности за различные элементы проекта увязки работ со структурой организации и ресурсами;

4. создается единая база для точной оценки необходимых затрат (денежных средств, времени и материальных ресурсов);

5. производится увязка работ по проекту с системой ведения бухгалтерских счетов, а «пакет» работ может выступать как самостоятельная финансовая единица.

WBS-граф предназначен для нормализации всех проектных разработок.

Основная цель WBS-графа – идентифицировать «пакеты» работ.

Пакет работ:

• Может включать до и более отдельных работ и являться самостоятельной финансовой единицей;

• Должен иметь отдельную смету, бюджет и отчетность о расходах.

Пакеты работ в дальнейшем могут не быть детализированы на свои WBS-графы.

Пакеты из различных работ, соответствующих смыслу данного пакета.

Пример: рабочий пакет «Исследование текущей ситуации». Его формируют такие входящие в него работы, как определение формы исследования, например, в виде анкетирования, составления анкет, обработка результатов, их оценка, подготовка отчета и пр.

WBS-граф отражает структуру работ в виде дерева.

WBS-граф может иметь не менее двух уровней. Состав работ по проекту должен быть определен с достаточной полнотой.

• Уровень 1 называется по имени самого проекта или задания;

• Уровень 2 содержит определенные пакеты работ.

В терминах УП структура проекта – это «дерево» компонентов проекта (работ, услуг, информации, оборудования, исполнителей), ориентированных на конечный продукт проекта.

В качестве исходных данных используются следующие информационные источники:

1. Структура продукции проекта;

2. Этапы ЖЦ, или последовательность реализации целей;

3. Организационная структура.

Пример WBS-графа с ориентацией на этапы ЖЦ проекта (вторую составляющую), игнорируя первую и третью.

В процессе структуризации проекта используется ряд специальных моделей:

• «дерево» целей;

• «дерево» работ (WBS-граф);

• Организационная структура (ORG);

• Матрица ответственности (синтез WBS-графа и организационной структуры);

• Сетевая модель.

«Дерево» целей – это граф, показывающий, как генеральная цель проекта разбивается на подцели следующих уровней.

Рис. Источники информации и фрагмент WBS-графа проекта организации перевозок на лини «А-Б»

Обозначения:

1. – анализ грузопотоков на направлении А-Б;

   1. – анализ объема перевозок н направлении А-Б;

      1. – анализ сезонности;

      2. – анализ перспектив роста;

      3. – анализ стабильности структуры;

   2. – выбор типа судна;

      1. – обоснование типа судна по технико-эксплуатационным характеристикам;

      2. – обоснование типа судна по финансовым показателям;

2. – заключение договора с отправителями;

   1. – заключение договора с отправителем 1;

      1. – обоснование периода действия договора;

      2. – обоснование размера грузовой партии;

      3. – обоснование интенсивности отправок;

      4. – обоснование тарифных ставок;

   2. – заключение договора с отправителем 2;

3. – составление расписания.

Матрица ответственности связывает пакеты работ с организациями и подразделениями-исполнителями. В матрице определяются исполнители по пакетам и работам в них.

Таблица. Пример составления матрицы ответственности

			Y		Z
		ORG
WBS			A	B	C	D
10	11	111
		112
		113
		…
	12	121
		122
		…

WBS-граф должен обеспечивать получение ответов на следующие вопросы:

• Как ожидаемый результат проекта может быть разделен на части и отдельные компоненты?

• Какие промежуточные стадии для получения конечного результата необходимы?

• Какие требуются ресурсные факторы (инструменты, персонал, оборудование и т.д.)

• В каком виде должны быть оформлены результаты?

Различают WBS-графы:

• Объектно-ориентированный;

• Функционально-ориентированный;

• Комбинированный.

При построении WBS-графа объективно-ориентированного типа в качестве результатов проектной деятельности выступает продукция в виде некоторых объектов (т.е. результаты имеют определенное физическое или объектное воплощение, например – информационное, программно-математическое, техническое обеспечение в информационных системах). Используя объективно-ориентированный WBS-граф, обзор проекта происходит с позиций планирования и управления элементами продукции.

При построении функционально-ориентированного WBS-графа результаты рассматриваются с позиции выполнения определенных действий или функций (т.е. результаты имеют функциональную интерпретацию). В случае использования такой структуры, проект теряет свой объектный контур и сводится к функциям (конструирование, расчеты, технология и т.д.). использование функционально-ориентированного WBS-графа может привести к лучшему обзору вовлеченных в проектирование подразделений. Тем не менее, функционально-ориентированные WBS-графы используются в проектной деятельности не так часто.

Часто на практике используется сочетание объектно- и функционально-ориентированных структур. (комбинированный тип). Этот путь обеспечивает получение лучших результатов, так как использует преимущества обоих подходов.

Идентификация пакетов проводится путем присвоения кодовых обозначений и предназначена для того, чтобы обеспечить управляемость рабочих пакетов со стороны системы УП.

Наиболее часто в WBS-графах используется буквенно-цифровое кодирование.

Выбранная система кодирования зависит от структуры WBS-графа, а также числа уровней в нем и числа рабочих пакетов на каждом уровне. Например: код КОН.ОБ.001.039 означает пакет работ №039 из группы пакетов №001, которая относится к заданиям по «Оборудованию» из направления разработок «Конструирование» 2-го уровня WBS-графа.

Тщательно подготовленный WBS-граф исключительно важен для всей последующей разработки проекта. Это означает, что WBS-граф – не только база для планирования и распределения во времени работ, которые будут выполняться далее, так как он определяет отдельные работы и взаимосвязи между ними, но также – база для составления документации, определения ответственности и контроля за расходованием бюджета.

10.10.12