Оформлення прийому на роботу.

Заява. При вступі на роботу громадяни подають письмову заяву, в якій викладають прохання про зарахування на підприємство, в організацію, установу, вказуючи свою професію, кваліфікацію, спеціальність, посаду. В даний час підставою для прийому на роботу є ще й контракт.

Заява про прийом на роботу складається у довільній формі, пишеться від руки. Писати його рекомендується на папері формату А4 - формат аркушів документів особової справи, в яке підшивається і заяву про прийом на роботу.

У заяві не прийнято вживати архаїзми і канцеляризми («вельми переконливо», «заздалегідь вдячний», «прошу не відмовити» і т.п.).

Для заяви про прийом на роботу характерні такі реквізити:

• адресат (кому адресується заява),

• заявник, найменування виду документа (заява),

• текст,

• підпис,

• дата складання.

Такі види заяв, як заяву про надання навчальної відпустки, по вагітності та пологах і т.п., повинні містити в тексті вказівку на наявність необхідних документів (лікарняного листа, довідки з місця навчання тощо), без яких вирішення питання про надання відпустки неможливо.

Трудова книжка. Трудова діяльність громадян фіксується в трудових книжках, які ведуться на всіх підприємствах незалежно від форми власності.

Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж працівника (ст. 66 ТК РФ).

При прийомі на роботу трудову книжку представляють особі, що веде документацію по персоналу підприємства.

Особова картка. Основним документом з обліку персоналу підприємства є особиста картка форми Т-2, яка заводиться на всіх працівників підприємства, прийнятих на постійну або тимчасову роботу.

Усі записи в картках робляться на підставі документів, наданих працівником.

Особиста справа являє собою сукупність документів, що містять відомості про працівника. Особові справи можуть заводитися на всіх працівників підприємства, але найчастіше - на керівників і провідних фахівців.

До складу особової справи повинні входити наступні документи:

• внутрішній опис документів, наявних в особовій справі;

• анкета або особовий листок з обліку кадрів;

• автобіографія або резюме;

• копії документів про освіту;

• копії документів про затвердження на посаді;

• копії характеристик;

• трудовий договір;

• копії наказів про призначення, переміщення, звільнення;

• доповнення до особового листка по обліку кадрів;

• довідки та інші документи, що відносяться до даного працівника [20].

Глосарій

Адресат - одержувач.

Адресант - відправник.

Акт - документ, складений декількома особами і підтверджуючий установлені факти або події.

Анкета - документ, що являє собою трафаретний текст, що містить питання по певній темі і місце для відповідей (або відповіді) на них.

Анотація - короткий виклад першоджерела.

Архівна виписка - дослівне відтворення частини тексту документа, що зберігається в архіві, завірене в установленому порядку.

Архівна довідка - довідка про наявні в документальних матеріалах архіву відомостях з певного питання, теми, предмет або біографічних відомостях, завірена в установленому порядку.

Бланк - білий аркуш з частково надрукованим текстом і прогалинами, які заповнюються актуальною інформацією (наприклад, анкетне Б.).

Відомість - перелік яких даних (відомостей), розташованих у певному порядку (платіжна В., оборотна В. і т.п.).

Віза - підпис, що підтверджує факт ознайомлення посадової особи з документом.

Внутрішній документ - документ, призначений для використання тим закладом, в якому він створений.

Вхідний документ - документ, що надійшов в установу.

Виписка - копія частини текстового документа.

Графік - текстовий документ, що відображає, як правило, план роботи з точними показниками норм і часу виконання.

Гриф - позначка, яка вказує на особливий характер або особливий спосіб пересилання ділової кореспонденції («секретно», «терміново», «не підлягає оприлюдненню», «особисто»).

Дата - число, місяць та рік складання або підписання документа, вказану на ньому арабськими цифрами.

Справа - одиниця зберігання письмових документів в архіві, поміщених в окрему папку.

Діловий лист - документ, який застосовується для зв'язку, передачі інформації на відстань між двома кореспондентами, якими можуть бути і юридичні, і фізичні особи.

Діловодство - ведення канцелярських справ, сукупність робіт з документування діяльності установ і з організації документів у них.

Директивний документ - документ, що містить обов'язкові до виконання вказівки вищих органів.

Довіреність - документ, що дає повноваження його пред'явнику на виконання яких-небудь дій від імені довірителя.

Домовленість - документ, що фіксує угоду двох або кількох сторін.

Доповідна записка - документ, адресований керівництву, в якому викладається небудь питання з висновками і пропозиціями укладача.

Документ - інформація на матеріальному носії, що має юридичну силу.

Документообіг - 1) рух документів в установі з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення; 2) кількість вхідних, внутрішніх та вихідних документів установи за певний період часу.

Досьє - документи, що відносяться до якого-небудь справі.

Дублікат - примірник документа, складений взамін відсутнього оригіналу і має однакову з ним юридичну силу.

Заява - документ, що містить прохання або пропозицію особи (осіб) установі або посадовій особі (наприклад, 3. Про прийом на роботу, 3. Про надання відпустки і т.д.).

Повідомлення - документ, що інформує про майбутній захід (засіданні, зборах, конференції) та містить пропозицію взяти участь.

Індекс - умовне позначення, що привласнюється документу в процесі обліку (реєстрації) та виконання.

Індексація - проставляння індексу.

Індекс справи - ​​порядковий номер справи за номенклатурою та умовне позначення структурної частини установ, що проставляються на обкладинці справи.

Ініціативний документ - документ, що послужив початком розгляду певного питання.

Вихідний документ - документ, відправлений з установи.

Консервація документа - оберігання документа від руйнуючої дії зовнішнього середовища.

Контракт - договір про встановлення, зміну або припинення правовідносин.

Контрольний лист - талон для індивідуальної реєстрації документів, що включає резолюцію і тему листа.

Кореспондент - установа або окрема особа, з яким ведеться листування.

Кредит - включена в кошторис сума, в межах якої дозволений витрата на певну потребу.

Ліміт - документ, що визначає граничний розмір асигнувань грошових коштів, відпуску матеріалів і т.д. з державних фондів.

Особовий рахунок - бухгалтерський документ, що відображає передачу якогось конкретного виду засобів (матеріалів, інструментів, продукції, будівель і т.д.) певної організації чи особі і містить грошові розрахунки з ним.

Особиста справа - справа, що включає документи про будь обличчі (про його біографії, освіту, трудову або громадської діяльності).

Машиночитаних текст - документ, використання якого потребує застосування спеціально призначених технічних засобів.

Наряд - документ, що містить відомості про розподіл робіт між робочими-відрядниками, облік вироблення і розрахунок належної їм заробітної плати.

Наряд-замовлення - планове завдання керівника установи підлеглому підприємству або керівника підприємства цеху про виконання певної роботи.

Номенклатура - перелік найменувань.

Номенклатура справ - систематизований перелік або список найменувань справ, що заводяться в діловодстві установи.

Номер вхідного листа - реєстраційний номер документа, що проставляється адресатом.

Номер вихідного справи - ​​реєстраційний номер документа, що проставляється відправником.

Нормативні документи - документи, в яких встановлюються будь-які правила, норми.

Нормативи - документи, що містять показники витрат часу, матеріальних або грошових ресурсів, показники виготовлюваної продукції, що припадають на яку-небудь одиницю (виріб, операцію і т.д.).

Норми - документ, що містить відомості про встановлені величинах чого-небудь (Н. виробітку, Н. видачі чогось).

Пояснювальна записка - 1) документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту); 2) повідомлення посадової особи, що пояснює будь-яку дію, факт, подія, що представляється вищестоящій посадовій особі.

Опис - юридично оформлений перелік документів.

Оригінал документа - 1) первинний примірник документа; 2) примірник документа, який є вихідним матеріалом для копіювання.

Особливі відмітки - відмітки про ступінь секретності і терміновості виконання документів.

Звіт - документ, що містить відомості про підготовку та проведення робіт, про підсумки виконання планів, завдань, відряджень та інших заходів, що представляється вищестоящому установі як посадовій особі.

Офіційні документи - документи, складені установою або посадовою особою і оформлені в установленому порядку.

Лист - узагальнене найменування різних за змістом документів, службовців засобом спілкування між установами, приватними особами.

Повістка - офіційне повідомлення приватній особі з пропозицією куди-небудь прийти або установі - вислати свого представника.

Оригінал документа - 1) документ офіційного походження в остаточній редакції, посвідчений відповідним чином; 2) рукопис.

Підпис на документі - підпис посадової особи або автора документа, що засвідчує його автентичність або засвідчувати копію документа.

Положення - 1) правовий акт, що встановлює основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також нижчестоящих установ, організацій і підприємств; 2) звід правил, що регулюють певну галузь державного управління, політичної, суспільної, культурної або господарського життя.

Пропозиція - письмова заява від імені підприємства, адресоване іншому підприємству, про готовність укласти з ним договір на певних умовах; оферта.

Подання - документ, що містить пропозицію про призначення, переміщення або заохочення особового складу, а також рекомендацію певних дій і заходів з питань діяльності установи.

Прейскурант - перелік видів робіт, послуг, продукції товарів і т.д. із зазначенням цін і розцінок.

Претензійний лист - лист, відправлений винною стороною в разі невиконання нею укладених раніше договорів і різного виду зобов'язань.

Наказ - 1) правовий акт, що видається керівником органу державного управління (його структурного підрозділу), діючий на основі єдиноначальності, з метою дозволу основних і оперативних завдань, що стоять перед даним органом. В окремих випадках може стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб незалежно від підпорядкованості; 2) документ, що видається органами державного і відомчого арбітражу на обов'язкове виконання його рішення.

Програма - документ, що викладає основні напрямки роботи установи чи підприємства на певний період часу (виробнича П.) або етапи і терміни здійснення великих робіт, випробувань.

Проект документа - попередній варіант документа, призначений для розгляду.

Протокол - документ, що містить послідовну запис ходу обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів.

Розпорядчі документи - документи, в яких фіксується рішення адміністративних і організаційних питань.

Розклад - оголошення про час, місце і послідовності здійснення чого-небудь.

Розпорядження - правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального органу державного управління, з метою вирішення оперативних питань. Як правило, має обмежений термін дії і стосується вузького кола посадових осіб та громадян.

Реєстраційна картка - картка, призначена для реєстрації документів у діловодстві установи.

Реєстраційний номер документа - порядковий номер, який присвоюється входить або виходить документа при його реєстрації, який є частиною діловодного індексу або замінюючий його.

Реєстраційний штамп - штамп, що містить назву установи, дату реєстрації, реєстраційний індекс, номер справи, в яку буде поміщений документ.

Реєстрація документів - запис в облікових формах (журналах, картках і т.п.) коротких відомостей про документ і проставлення на документі діловодного індексу та дати реєстрації.

Реєстр - перелік (список) чого-небудь, застосовуваний в бухгалтерському обліку та діловодстві (наприклад, Р. описів).

Резолюція - рішення, прийняте нарадою, з'їздом, конференцією і т.п. з обговорюваного питання.

Резолюція на документі - письмова вказівка ​​керівника виконавцю про характер і терміни виконання документа.

Реквізити - обов'язкові елементи службового документа.

Реквізит документа - обов'язковий інформаційний елемент (автор, дата і т.п.), властивий тому чи іншому виду письмового документа.

Рекламаційний лист - заяву про виявлення нестачі, дефектів у одержаної продукції або у виконаній роботі.

Реферат - короткий письмовий виклад першоджерела.

Рішення - 1) правовий акт, що приймається виконкомами Рад народних депутатів у колегіальному порядку з метою розв'язання найбільш важливих питань їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами - колегіальними і діють на основі єдиноначальності, державними органами і громадськими організаціями і т.д.; 2) документ, що містить висновок суду або арбітражу за результатами розбору цивільної справи в суді чи спірного питання в арбітражі , 3) резолюція збори, наради і т.д.

Система документування - прийнятий в установі порядок створення, оформлення та виконання документів.

Службова записка - записка про виконання якої-небудь роботи, що направляється посадовою особою іншій посадовій особі.

Склад посвідчення - підпис і печатку.

Специфікація - документ, що містить докладний перерахування вузлів і деталей якого вироби, конструкції, установки і т.п., що входять до складу складального або монтажного креслення.

Список - перелік осіб чи предметів у певному порядку, складене в цілях інформації або реєстрації.

Довідка - 1) документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій; 2) документ, що підтверджує факти біографічного чи службового характеру.

Стандарт - нормативно-технічний документ, що встановлює вимоги до груп однорідної продукції і в необхідних випадках вимоги до конкретної продукції, правила, що забезпечують її розробку, виробництво і застосування, а також вимоги до інших об'єктів стандартизації, що встановлюються Держстандартом РФ .. Стандартизація документів, застосовуваних в організаційному та економічному управлінні, проводиться на основі спеціальних постанов Уряду РФ.

Стенограма - дослівний запис доповідей, промов та інших виступів на зборах, нарадах і засіданнях колегіальних органів, здійснена методом стенографії.

Рахунок - документ, в якому вказана належна за що-небудь грошова сума.

Табель - перелік будь-яких показників, складений у певному порядку (наприклад, Т. звітності, Т. успішності).

Таблиця - документ, що містить текстові або цифрові відомості, розміщені за графами.

Талон зворотного зв'язку - документ, що повідомляє про отримання чого-небудь (інформації, матеріальних цінностей, документів).

Тезаурус - словник-довідник, в якому перераховуються всі лексичні одиниці інформаційно-пошукової мови (дескриптори) з їхніми зв'язками, а також синонімічні дескриптори і ключові слова і словосполучення природної мови.

Тези - стислий виклад тексту документа або виступи.

Телеграма - узагальнена назва різних за змістом документів, переданих по телеграфу.

Телекс - телеграма, послана по телетайпу.

Телетайп - телеграфний апарат з клавіатурою типу друкарської машинки.

Текстовой документ - документ, зміст якого викладено допомогою будь-якого виду письма.

Технічна документація - узагальнююча назва документів, що відображають результат будівельного і технологічного проектування, конструювання, інженерних вишукувань та інших робіт з будівництва будівель і споруд та виготовленню промислового виробництва.

Технологічна документація - узагальнююча назва документів (креслень, специфікацій, карт, інструкцій і т.д.), призначених для опису і оформлення технологічних процесів.

Типові документи (тексти-аналоги) - 1) документи, що відображають однорідні питання і складаються за однаковими зразками; 2) нормативні та розпорядчі документи, що визначають порядок роботи закладів (Т. статут, Т. структура) або окремих її сторін (Т. договір ) і є зразками для складання установами однойменних документів з урахуванням специфіки їх діяльності.

Трафаретний документ - документ, що має заздалегідь віддрукований стандартний текст (частина тексту) і доповнює його конкретний зміст.

Вказівка ​​- 1) правовий акт, що видається органом державного управління переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів даного органу та вищих органів управління; 2) документ, що містить вимоги і необхідні роз'яснення з окремих питань проектування та будівництва.

Покажчик - систематизоване перерахування найменувань, імен, предметів з довідковими даними про них.

Факсиміле - 1) відтворення технічними засобами точного зображення підпису, тексту, зробленого від руки, копія документів, що отримуються по факсу; 2) кліше, печатка, що дозволяє багаторазово відтворювати власноручний підпис на діловому документі.

Фізична особа - громадянин, який є учасником цивільних правовідносин (носієм цивільних прав та обов'язків).

Формуляр документа - сукупність розташованих у встановленій послідовності реквізитів документа (автор, адреса, дата, заголовок, зміст і т.п.).

Циркулярний лист - лист, направлений з одного джерела на кілька адрес.

Експедиція - спеціальний апарат установи для прийому документів.

Юридична особа - установа, підприємство або організація, яка виступає в якості самостійного носія цивільних прав та обов'язків.

Мовна формула (документа) - слово, словосполучення, пропозиція або надфразової єдність, організуюче основний текст (документа) та закріплене за конкретним видом документа. Мовний формулою гарантійного листа служить конструкція: «Оплата гарантується. Наш розрахунковий рахунок № ... в ... відділенні ... банку »; супровідного -« Направляю ... »,« Висилаю ... »

Завдання1:Складіть речення із виділеними словами в попередньому тексті.

Службові листи — узагальнена назва різноманітних за змістом інформаційних документів, які виступають основним засобом спілкування й оперативного управління діяльністю установ, організацій, підприємств.

Офіційне листування можна розділити на три види:

1. Дипломатичне — офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці.

2. Адміністративне — офіційне листування між органами управління (органи влади, керівні органи) та виконавцями (установи, підприємства, організації), а також їх структурними підрозділами.

3. Ділове (комерційне) — листування напівофіційного характеру між фірмами, установами тощо.

За кількістю адресатів листи розрізняють на:

1. Звичайні — надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента.

2. Циркулярні — надсилаються керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес).

3. Колективні — надсилаються на одну адресу від імені кількох кореспондентів.

За функціональними ознаками листи поділяють на два види:

1. Листи, що потребують відповіді (лист-прохання, лист-запит, лист-нагадування, лист-пропозиція, лист-звернення, лист-вимога тощо).

2. Листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь, лист-запрошення, лист-подяка, супровідний, гарантійний, комерційний, рекомендаційний лист тощо).

Текст листа складається, як правило, зі вступної й основної частин, логічно пов’язаних між собою. У вступній частині зазначаються факти, події, обставини, що спричинили написання листа, посилання на нормативні документи, інструкції тощо. В основній частині викладається зміст листа:

- у листі-проханні викладається прохання;

- в інформаційному листі повідомляється про певний факт чи захід;

- у листі-запрошенні пропонується взяти участь в якомусь заході;

- у листі-підтвердженні – повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми тощо);

- у листі-нагадуванні – вказівка про наближення або закінчення терміну певного зобов’язання або проведення заходу;

- у листі-відповіді висловлюється рішення з приводу вже поставленого питання;

- у супровідному листі адресат інформується про направлення до нього доданих до листа документів.

Тексти листів у порівнянні з іншими документами є найдемократичнішими та найбагатшими щодо використання лексико-граматичних і стилістичних мовних засобів.

Лист-нагадування може мати такий вигляд:

Шановний Ігоре Вікторовичу

Вважаю своїм обов’язком нагадати Вам, що ми, намагаючись зберегти наші партнерські стосунки, протягом останнього місяця двічі письмово зверталися до Вас з проханням сплатити рахунки за договором № 26 від 15.09.2004 р. На жаль, на сьогодні ситуація не змінилася, а Ваш борг відповідно до пункту 5.2 цього договору зростає.

Дуже прикро, але ми змушені попередити Вас про свій намір розірвати укладений з Вами договір за № 89 від 10.2004 р. і звернутися до суду з позовом щодо повернення Вами боргу.

У зв’язку з цим прошу прислати свого представника для виконання необхідних процедур.

З повагою (підпис)

Офіційні листи готуються, як правило, на службових бланках (зрідка — на чистих аркушах) і обов’язково реєструються канцелярією. У листі має висвітлюватися лише одне питання, зміст повинен бути чітким, стислим та лаконічним.

Листи можна надсилати в звичайних конвертах, однакк фірмові конверти з зображенням логотипу установи, адресою справляють значно краще враження. Конверт слід підбирати такого розміру, щоб лист згинався не більш ніж удвічі. Необхідно уважно перевіряти правильність індексів, адрес, посад відправника й одержувача.

На конверті їх розміщують так:

Місце для марки

(Індекс та адреса відправника)

312060, видавництво «Довіра»,

вул. Садова, 12/22, м. Харків

(адреса одержувача)

Д.Г. Савченко

235092 просп. Київський, 64

(індекс одержувача) м.Перевальне

Закарпатська область

Завдання 2. Складіть зразок листа-запита.

Завдання 3. Напишіть лист-відповідь на попередньо складений лист-запит.

Домашнє завдання: самостійна робота №9.

Практичне заняття №13

Тема: Особливості складання розпорядчих та організаційних документів

Маємо навчитись:

Дізнатися про основні вимоги до складання й оформлення розпорядчих і організаційних документів, види документів, класифікацію і системи документації;

Навчитися правильно складати розпорядчі документи, грамотно їх оформляти.

Забезпечення заняття

Роздатковий матеріал: методички із завданнями.

Наочність: опорні конспекти з теми.

Література

1. Ботвина Н.В. Офіційно-діловий та науковий стилі української мови: Навч. посіб. — К.: Артек, 2004.

2. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник -К.: А.С.К., 2003. — 400 с.

3. Зубков М.Г. Мова ділових паперів. — Харків: Торсінг, 2001.- 384 с.

4. Загнітко А.П., Данилюк І.Г. Українське ділове мовлення: професійне й непрофесійне спілкування — Донецьк: ТОВ ВКФ "БАО", 2004. — 480 с.

5. Культура фахового мовлення: Навчальний посібник / за ред. Н.Д.Бабич.- Чернівці: Книги ХХІ, 2005. -572 с.

6. Мацюк З.О. Станкевич Н.І. Українська мова професійного спілкування — К.: Каравела, 2005.

7. Мацько Л.І. Кравець Л.В. Культура українського фахового мовлення Навч. посіб. — К.: ВЦ "Академія", 2007. — 360 с.;

8. Панько Т.І., Кочан Т.І., Кочан І.М., Мацюк Г.П. Українське термінознавство — Львів: Вид-во “Світ”, 1994. — 214 с.

9. Токарська А.С., Кочан І.М. Українська мова фахового спрямування для юристів — К. : Знання, 2008. — 413 с.

10. Український правопис / НАН України, Інститут мовознавства імені О.О.Потебні; Інститут української мови — стереотип. вид. — К.: Наукова думка, 2003. — 240 с.

План заняття:

1. Управлінська документація. Оформлення стандартних документів.

2. Розпорядчі документи: наказ, розпорядження, постанова.

3. Ознайомлення з організаційними документами. Статут, положення, інструкція.

Хід заняття:

Завдання 1. Прочитайте текст. Виділіть основне. Складіть план-схему теоретичного матеріалу.