Опорний конспект

1.Документ - основний вид ділового мовлення.

Документ – основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну чинність. Юридична чинність документа - це властивість, надана документові правовими нормами, яка засвідчується складом та розташуванням його реквізитів, зовнішніми ознаками та об’єктами його дії (ДТСТУ 2732 – 94 Діловодство і архівна справа. Терміні та визначення. – Чинний з 01.07 95. – К.: Держстандарт України, 1994. С.3.).

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері фото - і кіноплівці магнітній та перфострічці, в електронному вигляді.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

2. Вимоги до складу і оформлення різних видів документів

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.

Кожен документ складається з окремих елементів, які називають реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.

Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Їх виготовляють згідно Національного Українського стандарту чинного від 01.09.03р.

Види бланків

1. Загальний бланк для створення різних видів документів, крім листів;

2. Бланк листа;

3. Конкретного виду документа, крім листа

Вимоги до тексту документу:

Текст – це сукупність речень, об’єднаних у тематичну і структурну цілісність за правилами певних мовних систем. Містить певну мовну інформацію, аргументацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло, об’єктивно, без повторень і вживаних слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження. Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про 1 об’єкт за певним обсягом ознак.

3. Системи документів. Управлінська документація. Групи документів та їх класифікація. Види документів:

1. Походженням;

2. За найменуванням;

3. Місцем виникнення;

4. Призначенням;

5. Напрямком;

6. Формою;

7. Строками виконання;

8. Ступенем гласності;

9. Стадіями створення;

10. Складністю;

11. строками зберігання;

12. технікою відтворення;

13. носієм інформації.

Стандартні і нестандартні документи.

Документи

Стандартизовані Нестандартизовані

Документи з низьким рівнем стандартизації;

за способом викладу звичайно виділяють такі види текстів:

опис

розповідьь

міркування

Документи з високим рівнем стандартизації.

Правила оформлення:

1. Вибір потрібної, готової в даному випадку;

2. Заповнення формуляра;

3. Побудова за готовими зразками словосполучень, і речень, які не передбачені бланком.

Правила оформлення сторінки, рубрикація тексту. Правила оформлення заголовків, виділення окремих частин тексту.

Рубрикація документів – це членування тексту на складові частини, графічно відокремлених однієї частини від іншої, а також використаних заголовків, нумерації, інше.

Поділ на абзаци – поділ рубрик.

Абзац – це відступ вправо з нового рядку, з яким починається виклад нової думки.(Довжина абзацу: 4-6 речень).