2.5.Контроль

Контроль над итогами деятельности приводит к оптимизации и улучшению трудовой деятельности. Все вышеперечисленные методы будут гораздо менее эффективны, при отсутствии контроля. У контроля существует три задачи:

- осмысление физического состояния;

- сравнение запланированного с достигнутым;

- корректировка;

Обязательно нужно регулярно, с четкой периодичностью анализировать свою деятельность, проверять организацию труда и свои планы, пользоваться учетом помех в работе.

Контроль должен проводиться после выполнения задач, для оценки результата деятельности.

2.6.Информация и коммуникация

Информация – главная составляющая любого процесса , каждая функция планирования, управления рабочим временем непрерывно связана с данной функцией. Для того чтобы экономить свое рабочее время необходимо разработать оптимальный подход к обладанию информацией.

При получении информации из печатных источников, ознакомлении с документацией, договорами, инструкциями важно уметь пользоваться рациональным чтением, результативно тратить время на прочтение информации, правильности оценивать важность получаемой информации.

Рабочие совещания отнимаю от руководителя и подчиненных значительную часть время. Для того чтобы это время было потрачено с пользой повестку дня необходимо составлять с указанием времени для обсуждения конкретных тем, невыполненные цели должны быть первым пунктом повестки совещания, также нужно обязательно планировать время совещания с учетом расходов, издержек на подготовку, количества потраченного времени.

Также значительным и наиболее частым источником информации является телефон. Для того чтобы не тратить свое время на посторонние телефонные разговоры, необходимо перед звонком четко определить цель и ход беседы, если же разговор получается не по делу, нужно как можно раньше этот разговор закончить.

3.Анализ использования и инвентаризация рабочего времени

Инвентаризация рабочего времени – хронометраж использованного рабочего времени. Анализ – это процесс, позволяющий выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также выделить из всех причин основные, оказывающие наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

Чтобы правильно распределить рабочее время, необходимо проанализировать, правильно ли оно расходуется. Анализ позволяет выявить слабые места в организации, определить ошибки, допущенные в планировании и учесть эти ошибки в будущем. Для достоверного анализа рабочего времени необходим точный его учет (см.Таблица 2.) . Например, время можно учитывать в таблице.

Таблица 2.: «Учет использования рабочего времени»

Вид деятельности	Интервал затраченного времени		Продолжительность (час - мин)
	от	до
Погрузка контейнера	09-45	11-50	02-05

А также для анализа дополнительно можно использовать таблицу, в которой будут учитываться помехи, из за воздействия которых произошла трата времени, и учтены причины этих помех (см. Таблица 3.).

Таблица 3.: «Учет помех в работе, вызвавших потерю времени»

Помехи	Продолжительность (час – мин)	Работник (ФИО, должность)	Интервал			Возможные причины	Примечание
			От		до
Исправление опечатки в документах на погрузку	00-15	Королева Н.В.оператор по обработке перевозочных документов	11-30	11-45		1.Невнимательность работника при оформлении документов. 2.Большая нагрузка.	Необходимость увеличения штата, в связи с увеличением объема погрузки.

Записи в данные таблицы необходимо вносить сразу же, по моменту совершения деятельности, в процессе работы. Для получения достоверного анализа такой учет нужно вести в течении длительного времени – недели, месяца, квартала, года, в зависимости от характера деятельности предприятия, сезонности работ, заявок на выполнение той или иной деятельности.

Выявленные сильные стороны необходимо применять далее в повседневной работе. При выявлении слабых сторон необходимо стараться избавится от них или же по возможности сократить их влияние на деятельность организации.

Анализ каждой работы заключается в ответе на следующие вопросы:

1.насколько необходима была данная работа?

2.оправдано ли количество затраченного времени?

3.целесообразно ли было выполнение работы?

Определив слабые звенья в планировании рабочего времени, необходимо разработать методы их устранения, наиболее приемлемые для данного руководителя и предприятия в целом.