2. Сущность планирования рабочего времени. Принципы. Методы

Для того чтобы оптимально использовать свое рабочее время необходимо последовательное и целесообразное использование принципов работы в повседневной деятельности. Самоменеджмент позволяет лучше управлять своим временем, организовать деятельность, уменьшить загруженность работой, увеличить производительность труда, выполнять работы с меньшими затратами времени и других ресурсов.

В современном мире существуют выработанные основные методы рационального использования рабочего времени, которые должны последовательно выполняться.

2.1.Цель. Правильная постановка задачи

Постановка целей и задач необходимый этап в распределении рабочего времени. Правильно поставленные задачи помогают определить изначально какие методы управления нужно применить, какие ресурсы использовать, выявить ненужные элементы работы.

Даже самый лучший метод работы будет безнадежен, если руководитель изначально неправильно определил цели и задачи деятельности.

Нужно уметь устанавливать четкие, согласованные между собой цели, чтобы их можно было правильно спланировать и превратить в действие. Цели лучше фиксировать на бумаге, так как тогда они приобретают обязательный характер, побуждают к анализу и самопроверке.

Для более быстрого достижения задач, обязательно должны быть определены сроки их выполнения.

Цели бывают долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные. Как показывает практика, более достижимыми являются краткосрочные цели.

Но на основе долгосрочных целей устанавливаются все остальные цели. В каждой цели выделяется ряд подцелей (обычно по временному признаку), каждая которая способствует достижению долгосрочной цели. Выделяются цели на год, квартал, месяц, неделю и т.д.

2.2.Планирование.Распределение времени

Цель всегда служит основой любого планирования.

Планирование- это процесс осуществления составления перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный период. Планирование включает в себя подготовку к реализации поставленных целей.

Статистика и анализ показывает, что правильно составленный план рабочего времени, в конце концов приводит к экономии времени в целом. А время потраченное на планирование окупается в несколько десятков раз. Но все таки на планирование не стоит тратить более 1% планового рабочего времени.

Процесс планирования заключается в формулировке результатов, установлении сроков для их достижения. Цели должны соответствовать результатам, и наоборот.

Можно выделить основные правила планирования:

1.Единый план действий.

Необходимо распределить предстоящие дела на долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные задачи, установить их приоритетность.

2.Анализ результатов предшествующего использования рабочего времени.

3.Правильное соотношение запланированного и незапланированного рабочего времени.

Не стоит планировать время полностью. Только 60% времени -должно быть запланировано (40%-остается на непредвиденные дела (неожиданные посетители, телефонные звонки, кризисы и т.д.)).

4.Установление четких временных границ на выполнении определенного дела.

Практика показывает, что на дело тратится столько времени, сколько было выделено на него.

5.Определить точные сроки выполнения дела в целом.

Должен быть определен срок окончания работ, и в соответствии с этим сроком составлен план.

6. Системно и регулярно планировать свое время.

Над планированием времени нужно постоянно и системно работать, постепенно доводя начатое дело до поставленных целей.

7.Своевременно пересматривать и корректировать планы.

Над планированием времени нужно постоянно и системно работать, постепенно доводя начатое дело до поставленных целей.

8.Реалистично планировать рабочее время.

Нужно планировать те дела и то время, которые человек действительно может выполнить, согласно составленному плану, в меру своих физических и умственных способностей. Поэтому важно и согласование планов с сотрудниками, партнерами (проведение производственных совещаний по планированию).Можно по возможности передавать не очень важные дела подчиненным .

9. Своевременное восполнять потери рабочего времени.

Если какое то дело было не выполнено вовремя в течении рабочего дня, в силу различных обстоятельств, то необходимо по возможности устранить этот пробел сразу же. (например, задержаться на работе, но не переносить дело на следующий день, завтра запланированы другие дела).

10.Фиксировать в плане не действия, а их результаты.

При фиксации в планах результатов, все усилия изначально будут направлены их достижение.

Существуют целые системы методов планирования рабочего времени. Например, метод «Альпы». Состоит он из пяти этапов: составление задач, заданий; оценка длительности; резервирование времени (60:40); принятие решений; контроль и перенос несделанного, но запланированного.

Нужно постоянно пересматривать и перепроверять планы, если они не позволяют достичь поставленных задач к сроку. Если дело начато – оно обязательно должно быть доведено до конца.