3

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ 3

1.ПРИЧИНЫ ДЕФИЦИТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ 4

2. СУЩНОСТЬ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ. ПРИНЦИПЫ. МЕТОДЫ 6

2.1.Цель. Правильная постановка задачи 6

6

2.2.Планирование.Распределение времени 6

2.3.Принятие решений 8

2.4.Организация и реализация запланированных дел 9

2.5.Контроль 10

2.6.Информация и коммуникация 10

3.АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ 12

4.ОСОБЕННОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ В РОССИИ 14

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 15

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 16

Введение

Время – безвозвратно; это ресурс, который невозможно накопить, взять в кредит, передать, поэтому очень важно уметь правильно его использовать. Успех каждого человека зависит от того, насколько правильно он распорядился своим временем.

Планирование рабочего времени – это совокупность правил, следуя которым человек может эффективно использовать свое рабочее время, добиваться поставленных задач и целей, увеличивая тем самым успешность своей трудовой деятельности.

В условиях постоянно усиливающейся конкуренции очень важно умение правильно использовать и организовывать рабочее время. Понятно, что в организации, где руководитель и подчиненные не владеют основными методами рационального использования рабочего времени трудно наладить работу. Менеджер, четко представляющий, что и когда ему нужно сделать имеет очевидное преимущество перед тем, кто не планирует своего времени.

Планирование - одна из важнейших функций, от которой зависит успех организации.

Планирование приносит предприятию значительную экономию главного ресурса – времени.

1.Причины дефицита рабочего времени

Существует множество причин, приводящих к потери рабочего времени. Но все причины тесно взаимосвязаны между собой. Некоторые из них зависят от действий руководителя, его личностных качеств, а некоторые проявляются независимо от него. Но все же на руководитель способен устранить большую часть выявляющихся причин нерационального использования рабочего времени. Рассмотрим, самые распространенные из них¹:

а) причины, зависящие непосредственно от самого руководителя:

-отсутствие плана работы .Данная причина является результатом стиля жизни самого руководителя, а также всей организации в целом. Это приводит к постоянным частым перерывам в работе, для уточнений, разъяснений различных незапланированных и непродуманных заранее деталей. При чем отвлекаются не только те кто обращается за помощью, но и те, к кому обращаются. В итоге – значительное количество потерянного, зря потраченного времени.

-выполнение руководителем задач, которые вполне могут выполняться подчиненными. Происходит это чаще всего в результате недоверия начальника по отношению к своим подчиненным, его неуверенности в соответствующей квалификации сотрудников. Поэтому руководитель стремится выполнить определенные задачи сам.

-неправильное распределение работ по степени их важности. Значительное время руководитель тратит на менее важные дела, а на важные дела времени уже не остается.

- отсутствие в организации налаженного обмена информацией. Во многих организациях нет единой формы передачи информации, можно сказать регламента передачи информации. Часто используется неформальное общение не только внутри организации, но и при общении с клиентами, партнерами, поставщиками и другими.

- слабовыраженная мотивации труда, либо ее полное отсутствие. Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности в организации, а значит к потери рабочего времени, его неправильное трате.

б) Причины, не зависящие от руководителя:

-поток срочных, рутинных дел. Например выбор мебели для помещения, ремонт офиса, решение других вопросов, которые не хотят брать на себя подчиненные.

-просмотр ненужной корреспонденции. По статистике из всей корреспонденции, просматриваемой руководителями, всего 30 % по настоящему нужны. Больше всего ненужной информации поступает конечно из внешних источников (реклама, опросы и т.д.)

- непредвиденные дела, которые не могут быть переданы подчиненным. Например : проблемы с компьютерным оборудованием, телефонные звонки, посетители, исправление ошибок, плохо организованные рабочие собрания, бесполезные разговоры о своей работе и работе других.

в) Причины, связанные с личностью руководителя:

-частые доработки дома. Плохой отдых приводит к снижению работоспособности, к низкой производительности труда.

-суета на рабочем месте. Нерешительность, импульсивность человека приводит к значительной трате времени, из за неспособности человека принимать обдуманные, сразу правильные решения.

-спешка. Плохое продумывание дел, выбор поверхностных вариантов, торопливость в принятии решений.

Все эти причины возможно устранить с помощью некоторых методов, выведенных на основе анализа и статистики использования рабочего времени.