11. Организация как открытая система. Внутренняя и внешняя среда организации

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые:

Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Часы — знакомый пример закрытой системы. Взаимозависимые части часов двигаются непрерывно и очень точно, как только часы заведены или поставлена батарейка. И пока в часах имеется источник накопленной энергии, их система независима от окружающей среды.

Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы — это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Разграничение систем на открытые или закрытые не является жестким. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со временем. Возможна и обратная ситуация.

Что касается организации, то она взаимодействует с внешней средой, должна приспосабливаться к изменениям в ней, чтобы нормально функционировать, и в силу этого должна рассматриваться как «открытая система». Открытая система зависит от энергии, информации, материалов, которые поступают из внешней среды. Любая организация является открытой системой, так как всегда зависит от внешней среды.

С точки зрения системного подхода, организация как открытая система - это механизм преобразования входной информации или ресурсов в конечную продукцию (в соответствии со своими целями). Основные разновидности ресурсов входа: материалы, оборудование, капитал, рабочая сила.

Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой решение в любой ситуации определяется внешними и внутренними факторами и обстоятельствами. Таким образом, менеджер до принятия решения должен обязательно проанализировать все имеющиеся факторы, воздействующие на данную проблему, для успешного ее решения.

Внутренняя среда организации отражает специфику ее деятельности, а именно особенности технологии, продвижения товара к покупателю, организационной структуры, климата в коллективе, подходов к обучению персонала и стимулированию труда.

Факторы внутренней среды (или внутренние переменные) – ситуационные факторы внутри организации, которые являются результатом управленческих решений. Внутренние переменные в различной степени контролируемы. Среди них можно выделить следующие, наиболее важные:

• цели организации;

• структура;

• задачи;

• технология;

• люди.

Внешняя среда организации состоит из групп ситуационных факторов, находящихся вне организации. Значение внешних факторов меняется от организации к организации и от подразделения к подразделению в одной и той же организации. Факторы, оказывающие немедленное влияние на организацию, относятся к среде прямого воздействия (факторы микроокружения); все другие – к среде косвенного воздействия (факторы макроокружения).

Характеристики внешней среды:

- взаимосвязанность факторов (все факторы внешнего окружения взаимозависимы и взаимодействуют между собой);

- сложность (под сложностью внешнего окружения понимают число и разнообразие факторов, на которые организация вынуждена реагировать);

- подвижность (подвижность среды характеризуется скоростью, с которой в среде происходят изменения);

- неопределенность (неопределенность среды является функцией имеющегося по конкретному фактору количества информации и уверенности в достоверности этой информации).

Для сравнения можно привести факторы микро и макроокружения.

Факторы микроокружения (среда прямого воздействия):

- поставщики материалов, трудовых ресурсов и капитала;

- потребители;

- конкуренты;

- законы и органы государственного регулирования.

Факторы макроокружения (среда косвенного воздействия):

- состояние экономики;

- политические;

- социально-культурные;

- научно-технические;

- международные события.

Обычно анализ внешней среды происходит по трем параметрам: оценке изменений и их воздействий на различные аспекты выбранной стратегии и целей; определению факторов, угрожающих текущей деятельности фирмы и выбранным целям; определению факторов, предоставляющих дополнительную возможность для достижения поставленной цели.

Роль анализа внешней среды в процессе стратегического планирования заключается в ответе на три вопроса:

1) Где сейчас находится организация?

2) Где, по мнению руководства, должна находиться организация в будущем?

3) Что должно сделать руководство, чтобы организация переместилась из того положения, в котором она находится сейчас, в то положение, где ее хочет видеть руководство.