2.4 Этапы составления сметы предприятия

Для разработки смет на предприятиях создается планово-финансовая комиссия, в состав которой входят специалисты высокого уровня каждого подразделения (сегмента) компании.

Главная задача комиссии - обеспечение принятия реалистичных смет и их должная координация. Руководители сегментов представляют свои сметы на рассмотрение и утверждение комиссией.

Комиссия назначает менеджера, который будет руководить составлением сметы. Обычно, это бухгалтер. Он должен составить обобщенную смету предприятия на основе утвержденных смет сегментов.

Составление сметы осуществляется в следующие этапы:

I. Сообщение подробностей политики составления смет и основных направлений лицам, ответственным за составление смет.

Перспективный план является основной для составления годовой сметы. Высшее руководство должно дать информацию о показателях перспективного плана лицам, отвечающим за подготовку смет планируемого года. Эти лица также должны знать о других важных условиях, влияющих на подготовку смет (ожидаемое повышение цен на сырье, материалы, готовую продукцию, услуги, повышение заработной платы, ожидаемое увеличение производства и реализации и пр.).

II. Определение фактора, ограничивающего выпуск продукции.

Высшее руководство да начала составления смет должно определить те факторы, которые ограничивают выпуск продукции (покупательский спрос, материально-техническая база, нехватка квалифицированной рабочей силы), и сообщить об этом лицам, занимающимся составлением смет.

III. Подготовка программы сбыта.

Программа сбыта является важнейшим планом при составлении годового плана, она определяет ассортимент и объем сбыта, особенно когда фактором, ограничивающим объем производства, является потребительский спрос. Составление программы сбыта - наиболее сложный этап планирования, потому что совокупный доход от реализации зависит от интереса покупателей, общего состояния экономики, действий конкурентов.

При составлении программы сбыта важнейшим является оценка потребительского спроса, которая осуществляется с помощью ряда методов:

- оценка, основанная на мнении руководства и персонала отдела сбыта;

- оценка при помощи статистических методов, применение которых позволяет учитывать общие условия на предприятии и рынке и рост продаж за предыдущие периоды.

IV. Первоначальная подготовка смет.

Процесс подготовки смет должен идти снизу вверх. Смета должна составляться на низшем уровне руководства, а совершенствоваться и координироваться на более высоких уровнях. При первоначальной подготовке смет можно исходить из старых данных, но следует принимать во внимание изменение условий в будущем. Кроме того, руководители сегментов, составляя свои сметы, должны придерживаться указаний высшего руководства по вопросам, например, изменений цен на материалы, услуги.

V. Обсуждение смет с вышестоящим руководством.

Составление сметы начинается с низшего уровня руководства. Руководители этого уровня составляют свои сметы и представляют их на рассмотрение и утверждение вышестоящим руководителям, а они, в свою очередь, объединяют эти сметы в одну и представляют ее на утверждение своему руководителю, который теперь становится ответственным за составление сметы на своем уровне. Это двухсторонний процесс: установление целей и стратегии их достижения по нисходящей - сверху вниз; подготовка смет по восходящей снизу вверх; затем утверждение составленных смет снова по нисходящей - от высшего руководства до руководителей подразделений.

VI. Координация и анализ рассмотренных смет.

По мере продвижения смет снизу вверх в процессе обсуждения необходимо изучить соотношение показателей смет и их скоординировать. Вносить изменения в смету должно лицо, ответственное за ее подготовку. Иногда смета проходит 2-3 раза по всем инстанциям до тех пор, пока все сметы не будут скоординированы и не станут приемлемыми для всех сторон.

VII. Окончательное принятие смет.

После полной взаимоувязки всех смет, их сводят в обобщенную смету, которая состоит из счета прибылей и убытков, баланса и отчета о движении денежных средств. После утверждения обобщенной сметы все сметы отправляют во все центры ответственности.

VIII. Последующий анализ смет.

Процесс составления смет не заканчивается их утверждением. Фактические результаты должны сравниваться со сметными. Сравнение должно производиться ежемесячно, и до середины следующего месяца отчет по результатам сравнения должен быть представлен составителям смет, чтобы стимулировать их деятельность. Это позволит выявить, какие позиции смет не выполнены и выяснить причины отклонения.

Подготовка сметы включает следующее:

Составим годовую смету компании на будущий год.

Компания производит два вида насосов:

масляный (Н.М.) и топливный (Н.Т.)

Для разработки годовой сметы необходимо изучить следующую информацию:

Нормы затрат на единицу продукции:

Статьи затрат	Нормы затрат на единицу продукта		Цена
	Н.М.	Н.Т.
1. Латунь	10 кг	10 кг	60 тенге за 1 кг.
2. Алюминий	8 кг	6 кг	85 тенге за 1 кг.
3. Основная заработная плата	12 час	14 час	49,50 тенге за 1 час

База распределения накладных производственных расходов - отработанное время.

3. Сведения о готовой продукции:

Показатели	Готовая продукция		Сумма
	Н.М.	Н.Т.
1. Предполагаемый объем продаж (ед)	5000	2000
2. Цена единицы (тенге)	3000	3905
3. Запасы на конец периода (ед.)	1000	80
4. Запасы на начало периода (ед.)	80	30
5. Запасы на начало периода по производственной себестоимости (тыс. тенге)	196,2	74,34	270,54

4. Сведения о материалах:

Показатели	Основные материалы
	Латунь	Алюминий
1. Запасы на начало периода (кг)	4800	4800
2. Запасы на конец периода (кг)	5300	900

5. Состав накладных расходов (тыс. тенге):

1.	Вспомогательные материалы	280,0
2.	Косвенная заработная плата	650,0
3.	Прочие выплаты	205,00
4.	Энергия (переменные расходы)	700,0
5.	Обслуживание (переменные расходы)	200,0
6.	Амортизация	220,0
7.	Налоги	150,0
8.	Страхование имущества	80,0
9.	Заработная плата руководителей	950,0
10.	Энергия (постоянные расходы)	40,0
11.	Обслуживание (постоянные расходы)	50,0
	Итого:	3525,0

6. Состав коммерческих и административных расходов (тыс. тенге):

1.	Комиссионное вознаграждение	210,0
2.	Реклама	180,0
3.	Заработная плата продавцов	190,0
4.	Транспортные расходы	200,0
5.	Заработная плата служащих	130,0
6.	Вспомогательные материалы	45,0
7.	Административные расходы	225,0
	Итого	1180,0

На основании этих данных необходимо составить: смету продаж, смету производства в единицах, смету материалов, смету рабочего времени, смету производственных накладных расходов, смету запасов на конец периода, смету производственной (цеховой) себестоимости, смету коммерческих и административных расходов.

Большинство предприятий имеют определенные стандарты по составлению смет, которые содержат инструкции и схемы организационных потоков.

Составление плана работы предприятия начинается с составления сметы по реализации продукции.

1. Смета реализации (программа сбыта, бюджет продаж).

Наименование готовой продукции	Количество (ед.)	Цена за единицу (тенге)	Сумма реализации (тыс. тенге)
1.Насос масляный	5000	3000	15000,0
2. Насос топливный	2000	3905	7810,0
Итого			22810,0

Сумма 22810,0 тыс. тенге используется затем в разработке сметы прибыли. Смета реализации часто является результатом сбора и обработки информации.

Смета реализации показывает количество каждого вида продукта, которое компания планирует, и планируемую цену реализации. В смете представлен прогноз совокупного дохода, на основе которого будут оцениваться наличные поступления от реализации. Смета реализации дает информацию для составления сметы по производству, сметы коммерческих и административных расходов.

Подготовка сметы по реализации является самой трудоемкой, к тому же ее результаты являются отправной расчетной точкой на следующих этапах составления функциональных смет, так как все расходы зависят от объема продаж. Прежде всего руководителю необходимо определить фактор, ограничивающий выпуск продукции. Для большинства предприятий этим фактором является потребительский спрос. Однако, возможны случаи, когда выпуск продукции сдерживают производственные мощности, а покупательский спрос превышает их возможности. Трудности в расчетах возникают в первом случае, так как совокупный доход от реализации зависит от действий покупателей, на которые влияют случайные факторы (состояние экономики, работа конкурента). Для оценки потребительского спроса применяются следующие методы:

-экспертные оценки, сделанные на основе мнений руководителей отделов сбыта по регионам и сотрудников, отвечающих за выпуск и реализацию продукции;

-статистические оценки, полученные на основе методов статистического анализа по данным за предыдущие периоды.

Процесс подготовки сметы по реализации должен идти снизу вверх, то есть данные должны собираться и анализироваться на низшем уровне руководства, а координироваться с соответствующими выводами на более высоких уровнях. В результате смета реализации должна представлять данные по всему ассортименту продукции предприятия (вид, планируемое количество в натуральных измерителях, цена, объем продаж в денежном измерении). Общая смета по реализации должна быть подкреплена подробными вспомогательными плановыми таблицами по реализации продукции по сбытовым территориям и анализом продаж по каждому месяцу.

2. Смета производства в единицах (производственная программа)

№	Показатели	Наименование готовой продукции
		Н.М.	Н.Т.
1.	Плановый объем продаж	5000	2000
2.	Заданные остатки готовой продукции на конец периода	1000	80
3.	Общие потребности (1+2)	6000	2080
4.	Остатки на начало периода	80	30
5.	Производственная программа (3-4)	5920	2050

Смета по производству формируется только в количественных показателях; ее цель - обеспечить объем производства, достаточного для удовлетворения потребительского спроса.

3 а. Смета потребности в основных материалах на планируемый год

№	Показатели	Готовая продукция		Сумма
		Латунь	Алюминий
1.	Насос масляный (5920 х 10 = 59200 кг) (5920 х 8 = 47360 кг)	59200	47360
2.	Насос топливный (2050 х 10 = 20500 кг) (2050 х 6 = 12300 кг)	20500	12300
3.	Общая потребность в основных материалах (кг)	79700	59660
4.	Цена за 1 кг (тенге)	60	85
5.	Общая сумма (тыс.тенге)	4782,0	5071,1	9853,1

3 б. Смета затрат на приобретение основных материалов на планируемый год

№	Показатели	Основные материалы		Сумма
		Латунь	Алюминий
1.	Производственная потребность (кг)	79700	59660
2.	Запланированные остатки на конец периода (кг)	5300	900
3.	Общая потребность (кг)	85000	60560
4.	Остатки материалов на начало периода (кг)	4800	4800
5.	Необходимо приобрести (кг)	80200	55760
6.	Цена за 1 кг (тенге)	60	85
7.	Затраты на приобретение (тыс. тенге)	4812,0	4739,6	9551,6

Для обеспечения производственной программы компания должна иметь 9551,6 тыс. тенге для приобретения необходимых основных материалов.

Цель сметы производственных материалов (бюджета основных материалов) – рассчитать прямые затраты по материалам в натуральных и денежных единицах для реализации производственной программы и оценить средства на приобретение основных материалов, учитывая имеющиеся запасы. Покупка материалов зависит от потребностей производства и уровня запасов и определяется по формуле: производственная потребность +остатки материалов на конец периода - остатки материалов на начало периода.

Оценку использования производственных материалов осуществляют непосредственно начальники участков производства (например, цеха). Исходя их технологии производства отдельного вида продукции, они предоставляют годовые плановые таблицы использования основных производственных материалов по каждому изделию и общую потребность по каждому виду материалов. Эти данные используются при расчете затрат на приобретение основных производственных материалов. За составление данной сметы отвечает начальник отдела снабжения (закупок).

4. Смета рабочего времени (трудовой бюджет)

Наименование готовой продукции	Запланированный объем производства (ед.)	Затраты времени на единицу (час)	Всего часов	Затраты труда (в тыс. тенге)	Отчисления от оплаты труда (тыс. тенге)		Итого
Насос масляный	5920	12	71040	3516,48	738,46		4254,94
Насос топливный	2050	14	28700	1420,65	298,34		1718,99
Итого			99740	4938,13	1036,8	5973,93

Цель сметы рабочего времени (трудового бюджета) – подготовить расчеты затрат рабочего времени, которое необходимо для удовлетворения потребностей производства. Эти затраты зависят от технологии производства, сдельных расценок, тарифных ставок. В составлении данной сметы непосредственное участие принимают руководители производственных участков (цехов), они должны руководствоваться разработанными расценками и штатным расписанием. Расценки за труд должны быть разработаны на базе существующей тарифной системы.

5. Смета накладных производственных расходов на планируемый год. (база распределения 99740 рабочих часов)

№	Статьи затрат	Сумма (дол)
1.	Вспомогательные материалы	280,0
2.	Косвенная заработная плата	650,0
3.	Прочие выплаты	205,0
4.	Энергия (переменная часть)	700,0
5.	Обслуживание (переменная часть)	200,0
6.	Амортизация	220,0
7.	Налоги	150,0
8.	Страхование имущества	80,0
9.	Заработная плата руководителей	950,0
10.	Энергия (постоянная часть)	40,0
11.	Обслуживание (постоянная часть)	50,0
	Итого	3525,0

Сумма накладных расходов на 1 час рабочего времени равна 3525000: 99740 = 35,34 тенге

Цель сметы накладных производственных расходов - правильное прогнозирование общей суммы накладных расходов и распределение накладных расходов согласно выбранной базе распределения. Общая сумма накладных расходов, как правило, зависит от динамики расходов по отдельным статьям в отношении к прогнозируемому уровню производства. При разработке статей данной сметы следует руководствоваться соответствующими нормативными документами. Выбор базы распределения накладных расходов представляется самому хозяйствующему субъекту, исходя из его особенностей в технике, технологии и организации производства (например, отработанное время, основная заработная плата производственных рабочих, расходы по эксплуатации и обслуживанию оборудования и пр.). Накладные расходы необходимо анализировать для того, чтобы выяснить, управляемы они или нет, и установить контроль за этими расходами.

На основании норм расхода производственных материалов, затрат труда производственных рабочих, накладных расходов определяется плановая себестоимость единицы готовой продукции.

Расчет предполагаемой производственной себестоимости готовой продукции

Статьи затрат	Затраты на 1 ед. или на 1 час работы (тенге)	Насос масляный		Насос топливный
		Кол-во (ед.)	Сумма (тенге)	Кол-во (ед.)	Сумма (тенге)
Латунь	60	10	600	12	600
Алюминий	85	8	680	6	510
Основной труд	49,50	12	594	14	693
Отчисления от оплаты труда	10,40	12	124,74	14	145,60
Накладные расходы	35,34	12	428,08	14	494,76
Всего			2426,82		2443,36

6. Смета запасов на конец планируемого года

	Виды ТМЗ	Количество (кг.)	Цена за 1 (тенге)	Сумма (тыс. тенге)
1.	Основные материалы: Латунь Алюминий	5300 900	60 85	318,0 76,5
	Итого			394,5
2.	Готовая продукция Насос масляный Насос топливный	1000 80	2426,82 2443,36	2426,82 195,47
	Итого			2622,29

Информация о планируемых остатках материалов и готовой продукции на конец планируемого года необходима для составления сметы по производству, сметы материального снабжения, а также для составления прогнозного отчета о прибылях и убытках и прогнозного баланса.

7. Смета цеховой производственной себестоимости.

(тыс. тенге)

№	Показатели	Насос масляный	Насос топливный	Всего
1.	Остаток готовой продукции на начало планируемого периода	196,2	74,34	270,54
2.	Основные материалы	4782,48	5071,1	9853,1
3.	Основная зарплата рабочих	3516,48	1420,65	4937,13
4.	Отчисления от оплаты труда	738,46	298,34	1036,8
5.	Накладные производственные расходы	2510,55	1014,26	3524,81
6.	Производственная себестоимость (2+3+4+5)	11547,49	7804,35	19351,84
7.	Затраты на продукцию, готовую к реализации (1+6)	11743,69	7878,69	19622,38
8.	Остаток готовой продукции на конец планируемого периода	2426,82	195,47	2633,29
9.	Себестоимость проданной продукции (7-8)	9316,87	7683,22	17000,09

Смета производственной себестоимости составляется для контроля за уровнем издержек и содержит сведения из смет по труду основных производственных рабочих, использования материалов и накладных производственных расходов. Целью сметы производственной себестоимости является, во-первых, расчет плановой производственной себестоимости продукции, предполагаемой к выпуску, во-вторых, предварительная оценка себестоимости продукции, планируемой к реализации.

8.Смета коммерческих и административных расходов.

(тыс. тенге)

№	Статьи затрат	Сумма (дол)
1.	Комиссионное вознаграждение	210,0
2.	Реклама	180,0
3.	Заработная плата продавцов	190,0
4.	Транспортные расходы	200,0
	Итого коммерческих расходов	780,0
1.	Заработная плата служащих	130,0
2.	Вспомогательные материалы	45,0
3.	Зарплата администрации	225,0
	Итого административных расходов	400,0
	Всего расходов	1180,0

Данная смета определяет статьи затрат непроизводственного характера. Следует иметь в виду, что предприятие, формируя состав коммерческих и административных расходов, должно руководствоваться соответствующими нормативными документами.

9.Смета прибыли (1 вариант)

(тыс. тенге)

№	Показатели	Насос масляный	Насос топливный	Всего
1.	Выручка	15000,0	7810,0	22810,0
2.	Себестоимость проданной продукции	9316,87	7683,22	17000,09
3.	Валовая прибыль	5683,13	126,78	5809,91
4.	Коммерческие и административные расходы	-	-	1180,0
5.	Операционная прибыль	-	-	4629,91