Лабораторная работа № 4 Составление и оформление информационно-справочных документов
Ключевые понятия
Служебные письма.
Протоколы.
Докладные и объяснительные записки.
Акты.
Справки.
Теория
Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Реквизитами докладной записки являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер (если в организации ведется регистрация внутренних документов), адресат, заголовок к тексту (если текст документа имеет более 4–5 строк), текст, подпись, визы.
Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) представляемое вышестоящему должностному лицу сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие.
Объяснительные записки составляются в случае нарушения работником правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.).
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов).
Протокол заседания (совещания) – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решения на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.
Протокол имеет следующие реквизиты:
вид документа – ПРОТОКОЛ
вид заседания (совещания)
место проведения заседания (совещания)
дата протокола
номер протокола
подпись
Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.
По характеру информации письма имеют много разновидностей:
сопроводительное письмо;
письмо-просьба;
письмо-запрос;
письмо-ответ;
письмо-сообщение;
письмо-подтверждение;
информационное письмо;
гарантийное письмо;
письмо-извещение;
письмо-приглашение;
письмо-предложение;
письмо-напоминание;
письмо-требование;
письмо-благодарность;
письмо-поздравление.
Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.
Справка — документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий.
Контрольные вопросы
Что такое докладная записка?
Что такое акт?
Перечислите реквизиты протокола?
Что такое служебное письмо?
Какие разновидности справки вы знаете?
Задания для самостоятельного выполнения
Составьте письмо – просьбу пользуясь примером. Недостающие данные и реквизиты укажите самостоятельно.
