2. Предложите оптимальные, с Вашей точки зрения, пути продвижения документов в организации (рис. 1) в трёх следующих случаях:

1. Поступило письмо от фирмы-заказчика с серьёзными жалобами на качество приобретенной продукции "В".

2. Поступило письмо-предложение от малоизвестной фирмы-провайдера по организации рекламной кампании в Интернет.

3. Поступила информация от головного отраслевого института об организации краткосрочных курсов для работников по вопросам улучшения технологии производства продукта "С".

Путь прохождения документа можете показать следующим образом:

• В приведенной схеме оставляются только те руководители, которые должны получить данный документ ( остальные должности удаляются ).

• Руководитель, которому предлагается копия документа для сведения снабжается индексом "К".

Можете воспользоваться иными способами обозначения пути продвижения документа.

Рис. 1 – Организационная структура предприятия

Лабораторная работа № 2 Унификация и стандартизация управленческих документов

Ключевые понятия

• Организационно-распорядительные документы (ОРД)

• Документы по личному составу ( кадровые документы)

• Производственно-управленческие документы

• Стандартизация документов 

Теория

Служебные документы по своему виду условно делятся на несколько больших групп:

1. Организационно-распорядительные документы (ОРД) – уставы, положения,  инструкции, приказы, решения, распоряжения, договоры и т.д. Эти документы регламентируют деятельность организации, определяют цели, принципы и правила её функционирования.

2. Информационно-справочные документы - письма, телеграммы, справки, акты, докладные и объяснительные записки и т.д. Эти документы содержат разнообразные сведения о производственных событиях, происходящих в организации и за её пределами.

3. Документы по личному составу ( кадровые документы) - контракты, трудовые книжки, заявления, приказы по кадрам, личные карточки и дела  и т.д. В этих документах фиксируются сведения о приёме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им отпусков, поощрениях и взысканиях.

4. Производственно-управленческие документы - чертежи, схемы, технические инструкции, описания производственных операций, бизнес-планы, финансовые документы и т.д. С их помощью документируются технологические процессы, ведётся учёт работы предприятия, осуществляется внутренний и внешний контроль.

Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация  документов   заключается   в   установлении   единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих   осуществление однотипных управленческих функций и задач.      

Стандартизация документов  -  форма  юридического  закрепления   проведенной унификации и  уровня  ее  обязательности.  Установлены   следующие категории стандартов:

• государственные стандарты (ГОСТ).

• отраслевые стандарты (ОСТ);

• республиканские стандарты (РСТ).

Контрольные вопросы

1. Чем отличаются организационно-распорядительные документы от информационно-справочных?

2. Почему документы из личного состава выделяются в особую группу?

3. Что такое стандартизация документов?

Задания для самостоятельного выполнения

Отнесите приведенные управленческие документы в соответствующие группы:

Организационно-распорядительные документы	Информационно-справочные документы	Документы по личному составу	Производственно-управленческие документы

Приказ об увольнении, докладная записка начальника цеха, письмо от рекламного агентства, акт о списании оборудования, инструкция по эксплуатации станка, заявление на отпуск, должностная инструкция, письмо из министерства, приказ  директора о реорганизации отдела, технический паспорт электродвигателя, положение о службе ОТК, контракт на поставку сырья, комплекс чертежей агрегата, письмо заказчику, личное дело работника N, акт проверки по вопросам техники безопасности.