10. Документи з господарсько-договірної діяльності

Роль та місце документів з господарсько-договірної діяльності установ в умовах ринкової економіки.

Договір як важливий документ встановлення господарських взаємовідносин між юридичними та юридичними і фізичними особами. Типи договорів згідно з Цивільним кодексом. Реквізити договорів.

Трудовий договір, його специфіка. Контракт як особлива форма трудового договору. Порядок укладання контракту. Структура тексту контракту. Реквізити контракту.

Трудова угода, мета укладання. Реквізити трудової угоди.

11. Обліково-фінансові документи

Система обліково-фінансових документів в установі. Їх роль і значення в умовах ринкових взаємодій.

Систематизація статистичних або інших даних в таблиці.. Реквізити таблиці. Списки та переліки, їх призначення. Правила складання списків і переліків.

Призначення та особливості накладної як важливого облікового документу. Обов’язкові реквізити накладної.

Акт як офіційний документ. Особливості його складання. Вступна і констатуюча частини акта.

Доручення та його значення в організації діяльності установи. Особисті доручення, їх специфіка. Офіційні доручення та їх види. Обов’язкові вимоги до оформлення доручення. Розписка і її місце в обліково-фінансовій документації установи. Особисті та службові розписки, їх призначення.

Розділ ІІ. Забезпечення роботи з документами в установі

1. Організація документообігу

Поняття „документообіг”. Основні правила формування документаційних потоків установи. Інформграми та оперограми документів Проектування схем проходження документів в установі. Обсяги документів, що циркулюють в установі. Регулювання обсягів документообігу. Документообіг та його зв’язок із загальною системою управління установою.

Організація роботи з документами, що надходять до установи та створюються нею. Прийом і первинна обробка документів. Реєстрація документів. Основні правила реєстрації. Поняття індексу документа, його складові частини та порядок їх визначення. Види реєстраційних форм. Склад обов’язкових реквізитів у реєстраційних формах. Особливості обробки документів з грифом „особисто”, листів та звернень громадян .

Склад документів та доручень, які підлягають контролю за виконанням. Організація роботи з контролю за виконанням документів та доручень. Терміни виконання документів. Оформлення проміжних та заключних етапів контролю виконання документів та доручень. Особливості використання доручень, що містять елементи індивідуальної творчості.

Передача документів у межах установи. Порядок проходження та виконання документів. Регулювання обсягів документів установи. Шляхи удосконалення документообігу в установах. Поняття “електронний документообіг”. Локальні та комплексні системи електронного документообігу. Програма „1С: Електронний документообіг”. Державна програма системного впровадження електронного документообігу в Україні.

2. Систематизація документів в установі

Основи систематизації документів в установі. Номенклатура справ як систематизований перелік заголовків справ, що формуються в установі. Розробка класифікаторів згідно з напрямами діяльності установи. Види номенклатур справ, їх призначення і використання. Основні етапи розробки номенклатури справ установи. Заголовки справ. Індексація справ. Оформлення номенклатури справ. Організація роботи з впровадження номенклатури справ в установі. Формування справ згідно з затвердженою систематизацією. Оформлення справ. Терміни зберігання. Особливості визначення термінів зберігання деяких категорій документів та справ.

Основні функції служб документації в проведенні експертизи цінності документів. Оформлення підсумків експертизи цінності документів в установі.

Організація збереження документів на діловому етапі. Вимоги щодо тимчасового зберігання документів у структурних підрозділах. Передача документів та справ до архіву. Вимоги до документів та справ, що передаються до архіву. Правила видачі документів з архіву для тимчасового використання.