Відстежування проекту і модифікація плану в ході проекту
Досить часто після формальних процедур планування і отримання бюджету проектні документи виявляються сміттєвій корзині. Причина цього полягає, в тому, що з найперших кроків проекту можуть з'ясуватися серйозні недоліки в плануванні, може бути виявлено, що план схильний до значних ризиків. Необхідно провести досить складну роботу по модифікації плану. З політичних міркувань менеджер часто не може це зробити, боячись втратити особу. В результаті проект починає розвиватися некеровано.
Ризики і непрямі роботи
Нехай склалася наступна ситуація: не встиг проект початися, як менеджер виявив, що його співробітники не можуть відразу приступити до роботи, оскільки проект побудований на нових технологіях і їх необхідно вивчити. Проаналізувавши ситуацію, менеджер планує навчання і знову проходить процедуру затвердження бюджету і термінів.
Рис. 8. Задання фази «навчання» в MS Project.
Такі зміни бюджету і термінів можуть виникати багато разів, якщо не проаналізувати причини виникнення подібних проблем. Вони набагато глибші за конкретний недолік кваліфікації персоналу. Річ у тому, що більшість прямих робіт, наступних безпосередньо із завдань проекту, породжують велику кількість непрямих, які пов'язані з їх виконанням. Проблема полягає в тому, що точно оцінити склад і трудомісткість непрямих робіт неможливо. Можна дати лише статистичні оцінки. З іншого боку, непрямі роботи часто обумовлені впливом рисок на проект.
Для того, щоб непрямі роботи не розвалили проект, можна дати наступні рекомендації:
Плануйте навчання і якість. Це запобігає типовим технологічним ризикам.
Досліджуйте ризики і плануйте дії з їх попередження. Про це ми розповімо далі.
Управління ризиками
По теорії потрібно виконувати наступні дії:
Визначення ризиків. Необхідно провести аналіз проекту з метою ідентифікації причин ризиків.
Дослідження ризиків. Необхідно чітко визначити ризик, його наслідки і вірогідність, виробити стратегію його попередження.
Виконання плану з відстежуванням ризиків. Необхідне планування антиризикових заходів і пошук нових ризиків.
Теоретичні поради достатньо загальні, але з них виходить важливий висновок: план може і повинен піддаватися змінам в результаті пошуку і усунення ризиків. Проект зазвичай схильний до дуже великої кількості ризиків, тому запланувати заходи щодо боротьби зі всіма ризиками – практично неможливо.
Рис. 9. Оцінка ризиків в MS Project.
Слід звернутись до статистики. Потрібно підрахувати, які види ризиків викликають найбільшу кількість проблем. На рис. 9 приведено графік дефектів продукції в залежності від видів дефектов. Видно, що працює правило 80/20. Приблизно 20% ризиків створюють 80% загроз. Саме на них слід звертати основні зусилля. У технологічних проектах зазвичай ризики запобігають навчанням, контролем і підтримкою якості (тестуванням).
Порада. Для того, щоб ефективно боротися з ризиками, потрібно вести статистичний облік виникаючих проблем по видах рисок. У даній якості може бути використана система обліку дефектів продукції.