Управління проектами в ms Project
Складання плану проекту в загальному вигляді полягає в описі завдань проекту, доступних ресурсів і визначенні взаємозв'язків між ними за допомогою призначень. Проте, при складанні розкладу робіт в MS Project, кількість операцій декілька збільшується.
Планування починається з визначення проекту, тобто описи його ключових характеристик. Потім складається список фаз і завдань, а також список необхідних для їх виконання ресурсів. Після цього до плану вноситься додаткова інформація про завдання і ресурси, яка використовуватиметься при визначенні призначень і надалі при проведенні робіт за планом (відстежування робіт). Далі здійснюються призначення, після чого проект оптимізується, якщо його тривалість або бюджет опиняться більше очікуваних.
Стандартний хід проекту
Стандартний підхід до проектного управління складається з наступних етапів:
Постановка завдання (фіксація мети проекту).
Планування (вироблення плану і бюджету).
Контроль і аналіз виконання, корекція планів.
Закриття проекту за формальною процедурою і аналіз статистики .
Техніка планування
Повноцінна техніка планування включає наступні етапи:
Визначення мети проекту і її опис. Досить часто проекти починаються без чіткої мети.
Визначення технологічних стадій. Для проекту повинна бути вибрана технологія реалізації, що визначає стадії розвитку проекту. Однією з типових помилок планування є невідповідність плану технологічному циклу.
Для технологічних стадій необхідно визначити список завдань, вказати їх послідовність і прогнозовану тривалість.
Необхідно погоджувати питання про тих, що виділяються проекту ресурсах. Слід зазначити, що всі ресурси компанії повинні розподілятися централізований. Досить часто виникає помилка планування, пов'язана з тим, що деякі дефіцитні ресурси використовуються одночасно в двох різних проектах.
Якщо визначити завдання і ресурси, то графік робіт в таких системах, як MS Project, виходить автоматично.
Якщо визначити розцінки на ресурси, то бюджет може бути отриманий також автоматично. Одна з типових помилок полягає в тому, що бюджет не звіряють з графіком робіт.
Письмове завдання, бюджет і графік робіт утворюють формальний документ "План проекту". Досить часто перед початком проекту деякі з вказаних документів відсутні, що надалі приводить до необхідності коректировки плану.
Список етапів
Перейдемо безпосередньо до прикладу. Менеджер отримав постановку завдання на розробку і впровадження когось програмного продукту. Він запускає MS Project і приступає до планування.
Рис. 2. Інтерфейс MS Project.
Після запуску MS Project, менеджер відразу бачить список для введення завдань. Зліва знаходяться перемикачі видів списків. Спочатку менеджер вводить список етапів, що відповідають вибраній технології виконання проекту.
Порада. Включіть Summary Task (Звідне Завдання) для того, щоб бачити узагальнену статистику за проектом (загальна тривалість, трудомісткість, вартість і так далі).
Список завдань
Орієнтуючись на письмове завдання, менеджер призначив завдання для всіх технологічних етапів.
Рис. 3. Список задач в MS Project.