4. Вимоги держстандарту до оформлення документів.

Державним комітетом архівів України, Українським НДІ архівної справи та документознавства (УНДІАСД) розроблені методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163 – 2003 (Протокол засідання методичної комісії Держкомархіву України №7 від 07.11.2003р.).

• Методичні рекомендації роз'яснюють і конкретизують порядок застосування та впровадження ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі - ДСТУ), затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 7 квітня 2003 р. № 55 і чинного з 1 вересня 2003 р. (наказ від 5 липня 2003 р. № 118).

• ДСТУ є нормативним документом, що встановлює вимоги до бланків і оформлювання реквізитів документів.

• Положення ДСТУ встановлюють вимоги до оформлювання організаційно - розпорядчих документів (далі - документи): постанов, розпоряджень, наказів, рішень, протоколів, актів, листів тощо, що утворюються в результаті діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності (далі - організації). Стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

• Класифікацію уніфікованих форм документів та їх коди встановлено Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД), який затверджено і введено в дію наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. № 1024.

• У разі наявності в діловодстві організації специфіки оформлювання документів та/чи особливих технологій роботи з документами, на основі ДСТУ можуть бути розроблені галузеві стандарти чи стандарти організації. Положення цих стандартів не повинні суперечити ДСТУ.

• Методичні рекомендації конкретизують основні положення ДСТУ щодо:

• оформлювання реквізитів документів і варіантів їх розташування;

• застосування ділового стилю мовлення під час складання текстів документів, основних вимог до їх уніфікації;

• основних засад проектування бланків документів;

• створювання документів за допомогою друкувальних засобів;

• правил обліку, зберігання та використання бланків і печаток;

• оформлювання документів, що їх передають засобами електрозв'язку та електронною поштою.

  • Методичні рекомендації узгоджено з положеннями Державної системи стандартизації, державними стандартами на уніфіковані системи документації, правилами із стандартизації, нормативо - правовими актами і методичними документами з діловодства та архівної справи.

Регулює ведення діловодства Постанова Кабінету Міністрів України №1242 від 30 листопада 2011 року «Про затвердження типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів АР Крим, місцевих органах виконавчої влади.

Зміст методичних рекомендацій щодо застосування ДСТУ 4163 – 2003.

1. Загальні положення

2. Порядок впровадження ДСТУ

3. Реквізити організаційно-розпорядчих документів

4. Вимоги до тексту документа

5. Порядок розроблення бланків

6. Виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів

7. Облік, зберігання та використання бланків і печаток

8. Оформлювання документів, що їх передають засобами електрозв'язку та електронною поштою

Додаток 1. Перелік реквізитів організаційно-розпорядчих документів

Додаток 2. Схема розташованості реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка

Додаток 3. Схема розташованості реквізитів і меж зон на форматі А4 поздовжнього бланка

Додаток 4. Зразок загального бланка організації

Додаток 5. Зразок кутового бланка листа організації

Додаток 6. Зразок поздовжнього бланка листа організації

Додаток 7. Зразок бланка листа структурного підрозділу організації

Додаток 8. Зразок бланка конкретного виду документа

Додаток 9. Приклад оформлювання опрацьованого листа організації

Додаток 10. Приклад оформлювання наказу організації, що пройшов державну реєстрацію

Додаток 11. Кодові позначення уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів за ДКУД

Список джерел