II. Діалогічні

До діалогічних публічних виступів відносять бесіду та диспут, нараду.

У загальному вигляді діалог як форма мовленнєвої комуніка­ції являє собою спілкування двох суб'єктів за посередництвом мови. Однак з точки зору змістовного боку діалоги можуть сут­тєво відрізнятися залежно від мети та завдань, яких намагаються досягти учасники, мовленнєвої організації (структури та характе­ру чергування реплік), мовного «наповнення» (вибір лексики, стилю мовлення та ін.) та інших факторів. Таким чином, діа­лог - це процес взаємного спілкування, коли репліка замінюєть­ся у відповідь фразою і відбувається постійна зміна ролей.

Якщо хто-небудь з партнерів відмовляється від своїх реплік, то діалог перетворюється на монолог. Якщо обидва відмовляють­ся, то, природно, спілкування припиняється.

Розглянемо основні види діалогічного спілкування:

1. Бесіда - це питально-відповідна форма роз'яснення най­важливіших подій, тих або інших аспектів діяльності централь­них та місцевих органів влади. Це основна форма роботи агітато­ра, але може бути застосована і лектором.

Один з різновидів цього жанру - бесіда за круглим столом. Декілька спеціалістів невимушено, у довільній формі публічно обговорюють ті чи інші питання і відповідають на репліки та пи­тання присутніх. До цієї форми наближаються вечори питань та відповідей. Цей жанр останнім часом у молодіжних аудиторіях отримав «друге дихання». Він дозволяє глибше вивчити суспіль­ну думку, оперативно давати відповіді на найгостріші питання. Набуті у запитально-відповідальній формі знання активніше та краще закріплюються у свідомості. Правильно помічено, що «там, де є питання, там скоріше визріває розум».

Бесіда за круглим столом, вечори запитань та відповідей ма­ють багато позитивних якостей: злободенність, активність, роз­мовність, контактність, поінформованість.

2. Диспут - різновид публічного обговорення у формі боро­тьби думок між його учасниками. Ритор, що веде диспут,- не підказувач і не головний мовець. Його завдання - стимулювати активність присутніх і спрямовувати обговорення у потрібному напрямі. Найважливіша умова диспуту - різні точки зору з об­говорюваного питання та відсутність заздалегідь підготовлених відповідей.

Ділова бесіда

Попри те, що ділова бесіда може мати різні форми, її учасники, спира­ючись на загальний підхід до ділового спілкування, керуються спільними для таких стосунків правилами. Давно помічено, що в ділових взаєминах вирішальну роль відіграють увага до співрозмовника, тактовність та вміння ре лише говорити, а й терпляче й уважно слухати. За підрахунками науковців, саме процес слухання - істотний складник трудової діяльності загально статистичного працівника невиробничої царини, він складає 45% робочого часу, тоді як говоріння - 30%, а 16% і 9% відповідно – читання й писання. І хоча це доволі узагальнені дані, уміння вислухати, зрозуміти людину - неабияке мистецтво.

Бесіда буде плідною лише за умов уважного сприймання співрозмовни­ками точки зору й доводів партнера, висловлених по суті, із відповідною тактовною реакцією щодо отриманої інформації.

Ураховуючи проблематику, що буде порушуватися під час розмови, мету зустрічі, вік, стать, а також поведінку та характер взаємин учасників, варто вичленувати такі основні фази ділової бесіди:

• установлення часу й місця зустрічі (на невтральній, своїй, чужій території);

• спосіб контактування, початок розмови (на своїй території ініціатива належить господареві, він же й диктує правила гри; на невтраль­ній - ініціатива належить тому, хто прийшов першим: це вітання, початкові жести і фрази для мобілізації уваги);

• формулювання конкретної мети зустрічі (проблематика чи завдання);

• обмін предметними пропозиціями й випрацювання ухвал (оцінюван­ня пропозицій та ухвалення чи не ухвалення їх за кожним пунктом порушеного питання);

• фіксування остаточної домовленості й вихід із контакту, завершення розмови (підсумовування ділової бесіди, фіксування (у писемній чи іншій формі) взаємних зобов'язань і розподіл функцій щодо з реалі­зації ухвал).

Кожна із цих фаз має основний принцип, відповідно до якого слід діяти співрозмовникові, щоб домогтися позитиву.

Обидві сторони ділової бесіди мають бути ввічливими, привітними, доброзичливими, виявляти щирий інтерес і повагу до співрозмовника, чемність й емоційну стриманість у полеміці, тактовність і здатність до співчуття та розуміння проблем. Розмовляючи, слід дивитися на співрозмовника, щоб відповідно скоригувати подальший хід ділової бесіди в разі втрати інтересу до теми. Для досягання повнішого порозуміння слід ово­лодіти не лише вмінням переконливо говорити, а й уважно слухати.

Ефект ділової бесіди залежить від того, як учасники готуються до неї, чи знають, якими принципами слід керуватися на окремих її стадіях, чи вміють контролювати поведінку під час розмови, чи вміють перетво­рити розмову на плідний діалог, чи враховують особливості психології партнера.

Ділова нарада

Цей традиційний метод управління може бути високоефективним лише за умов інтенсивного, активного обміну думками підготовлених учасників. Тоді це буде дійсно зібрання, де радять - нарада, а не формальне засідання, де сидять і переливають з пустого в порожнє, колективно марнуючи час.

Перевагою наради в порівнянні з іншими формами управління е те, що за мінімум часу незначна кількість працівників у висліді оперативного й аргументованого обміну думками може розв'язати складні питання та прийняти узгоджену оптимальну ухвалу. Спільна думка іноді важить набагато більше, ніж сума окремих думок членів певного колективу.

Ділова нарада - це робота колективного розуму, спрямованого вмілим керівником у потрібне русло на плідний кінцевий результат.

Проблема, яку виносять для обговорення на нараду, може мати будь-який характер: організаційний, виробничий, дисциплінарний, інформа­ційний тощо.

Оптимальна кількість учасників наради - 10-12 осіб. Більша кількість учасників просто не зможе взяти активної участі в обговоренні, а менша не дасть змоги виявити різні погляди на проблему. Ефективність наради певним чином залежить від рівня підготовки як самої наради, так і окре­мого її учасника й, безперечно, керівника.

Види нарад

Інформаційна (директивна або інструктивна) нарада скликається для ознайомлення учасників із новими даними, фактами, постановами тощо та подальшого їх обговорення. Доцільно ознайомити учасників із новою інформацією завчасно (у писемній формі), а час наради використати для обговорювання та прийняття конкретних ухвал.

Оперативна або диспетчерська (селекторна, телефонна, комп'ютерна) нарада передбачає осягати такі етапи управління: збір інформації, її опрацьовування та ухвалювання без скликання всіх учасників у певному місці. Для цього використовують як традиційні засоби зв'язку (телефон, селек­тор, радіо), так і новітні (комп'ютерну мережу). Час інформації з місць, послідовність викладу та його тематику має бути чітко регламентовано.

Дискусійна (полемічна) нарада передбачає вільний виклад варіантів думок, гіпотез, версій, припущень тощо. Цей демократичний вид нарад проду­кує найбільш ефективний та конструктивний розв'язок важливих проблем.

Якщо про графік та умови проведення планових нарад відомо учасни­кам заздалегідь, то позапланові, термінові наради обов'язково вимагають завчасного попередження про місце, тематику, дату, час початку й завершення та склад учасників.

Виробничі (службові) наради доцільніше планувати на другу половину дня - на кінець робочого дня або відразу після обідньої перерви. Засідання й наради громадських об'єднань, комісій та ін., як і будь-яку громадську роботу, виконують лише в позаробочий час.

Мети наради буде досягнуто за умов сумлінної підготовки до неї всіх учасників та правильно організованого ходу засідання.

Успішне проведення наради забезпечує голова, котрий надає слово, слідкує за регламентом і порядком, за послідовністю виступів промовців та

дотримуванням програми наради й теми питання, що обговорюють. Голова, не беручи участі в обговоренні, обов'язково має підсумовувати кожен пункт програми і, насамкінець наради, узагальнити висновки. Комунікабельний, толерантний, увічливий, із почуттям гумору голова — це гарантія того, що на нараді відбудеться плідна дискусія, а не безконтрольна, стихійна й нудна балаканина щодо загальних питань.

На голову покладено обов'язок слідкувати за тим, щоб усі завдання, поставлені на нараді, було:

• чітко сформульовано;

• розподілено за конкретними виконавцями;

• визначено щодо терміну виконання.

Хід наради протоколює секретар, а виконання прийнятих постанов контролюють призначені відповідальні.

Підготовка наради включає цілу низку питань: визначення тематики, завдань, порядку денного, приблизного :кладу учасників (у процесі підготовки список учасників уточнюється), дати та години початку наради; підготов­ку доповіді і проекту рішення, вибір і підготовку примі­щення та ін.

Презентація (presentation) - у перекладі з англійської «подання». Презентація є різновидом прийому. Зазвичай вона приурочена до будь-якої урочистої нагоди: ювілею фірми або організації, відкриття виставки, магазину, представлення нового продукту, товару і безлічі інших подій.

Призначення презентації - справити незабутнє враження на запрошених, зацікавити їх. Тому від її успішного проведення залежить успішність подальших переговорів з партнерами.

Для успішного проведення презентації необхідно участь професіоналів у її підготовці. Спочатку визначаються місце і терміни проведення презентації, потім розробляється її сценарій (програма проведення). Як правило, всі презентації будуються за однією схемою: спочатку - урочиста частина (прес-конференція, проголошення заздоровну речей тощо), потім пропонується частування (зазвичай у вигляді фуршету) і врешті може бути невеликий концерт. Але в залежності від цілей, презентацію можна проводити по-різному: офіційно або ж в більш вільній формі.

Час проведення презентації зазвичай обмежується 1,5-2 годинами. Найкращий час для проведення презентації - після обіду, приблизно з 15 години. Тому як після неї можна організувати коктейль або фуршет (17.00-19.00). Відкриває презентацію і веде її один з керівників зовнішньоекономічної служби підприємства. Він також представляє керівників всього підприємства. Потім можна показати фільм (10-15 хвилин) і зробити повідомлення про діяльність підприємства, його експортні можливості (не більше 30 хвилин). Залишилося часу відводиться відповідей на запитання.

Приміщення для презентації оформляється особливим чином: рекламними плакатами, стендами (все, що може познайомити запрошених з діяльністю фірми). Мета презентації - це донесення нової інформації до зацікавлених у ній осіб, тому кількість рекламної продукції повинно бути достатнім. Учасникам презентації вручаються сувеніри (рекламні подарунки) з метою нагадування їх одержувачам про фірму. В якості рекламних подарунків зазвичай використовуються недорогі предмети: записні книжки, календарі, ручки, попільнички, запальнички, значки. На ці предмети наноситься назва фірми, а іноді її адресу і характер діяльності.

Демонстрація товарів на презентації є досить переконливим засобом реклами. Дуже важливо залучити потенційного клієнта в спільні дії - це підвищує рівень довіри до вашої організації. Як це може виглядати? Наприклад, запропонуйте випробувати прилад, приміряти одяг, передати матеріали на експертизу міцності і т. д. - залежно від контексту діяльності вашої фірми. Коли клієнт має можливість ознайомитися з товаром особисто, при безпосередньому контакті, рівень довіри і до товару і до вашої фірми зростає. Ось вам і ефективна реклама.

Окрім всіх вище перелічених переваг, будь-яка презентація - це непогана школа невимушеного світського спілкування. Саме на таких заходах можливе знайомство з великою кількістю людей. Етикет цьому сприяє - ви можете представлятися самостійно. Для знайомства можна вчинити саме так. Знайдіть у натовпі групу симпатичних, на ваш погляд, людей і підійдіть до них ближче. До вас можуть звернутися з питанням, якщо ні, ви завжди можете вчасно вставити ненав'язливу фразу. Перша фраза повинна мати у своєму розпорядженні до легкої приємній бесіді, краще на тему конференції. Можна висловитися таким чином: «Ви не знаєте, коли розпочнеться концерт? А коли закінчиться прес-конференція? Хто зараз виголошує промову », - і так далі. Потім можна переходити до легкого обміну враженнями, типу: «Тут дуже приємно» і т.п. При невдалу спробу встановити контакт, не забороняється перейти до іншої компанії.

Презентації

Мультимедійна презентація (мультимедійні презентації), power point (powerpoint) презентації, комп'ютерні презентації, flash презентації, електронні презентації, бізнес презентації і так далі.

На сьогоднішній день презентація - ефективних способів залучення нової аудиторії до рекламованого виду товару, продукту або послуги. Презентація також є зручним видом демонстрації досягнень або можливостей компанії, описи методів виробництва або властивостей просувної продукції (товару), інформування про тенденції або плани розвитку фірми, а можливо залучення інвестицій. За допомогою презентації можна легко реалізувати комунікативне завдання, навчання співробітників, бізнес слухачів семінару або лекції, підвищення лояльно клієнтів і бізнес партнерів. У будь-якому випадку, вигідна відмінність презентації від інших маркетингових інструментів - можливість подачі інформації наочно, об'ємно і «живо».

Найбільш популярні запити: професійні презентації, креатівні презентації, оригінальні презентації, рекламні презентації, успішні презентації, приклади презентацій, зразки презентацій, цікаві презентації.

Комп'ютерні презентації, електронні презентації.

Вищу планку в порівнянні з друкарськими презентаціями займають комп'ютерні презентації (електронні презентації), що дозволяють вийти за межі друкарських каталогів і буклетів. Електронні презентації (комп'ютерні презентації) можна розміщувати в Інтернеті на сайті компанії, розсилати по електронній пошті, використовувати на конференція, семінарах, презентаціях як відео презентації (мультимедіа презентації, мультимедійні презентації). Подібні презентації відрізняються динамікою і можливістю включення повноцінної анімації (анімаційні презентації), оригінальною подачею інформації з добавленням звуку і музики.

Найбільш популярні послуги: створення комп'ютерних презентації, створення електронної презентації, розробка комп'ютерних презентацій, виготовлення комп'ютерних презентацій, створення електронних каталогів.

Мультимедіа презентація (мультимедійні презентації, інтерактивні презентації).

Наступними, ще обширнішими по своїх можливостях є мультимедійні презентації (мультимедіа презентації). Подібний формат інтерактивних презентацій дозволяє інтегрувати в презентацію звук, відео файли, анімацію, інтерфейс (систему меню - упарвленія), тривимірні об'єкти і будь-які інші елементи без втрати якості. По суті, мультимедійні презентації (мультимедіа презентації) можуть бути іміджевими, тобто як іміджевий ролик (анімаційний ролика) , який крутять на презентаціях, виставках, конференціях, семінарах і будь-яких інших заходах. Збалансоване використання інформації, а саме чергування або комбінування тексту, графіки, відео і звукового ряду роблять мультимедійні презентації (мультимедіа презентації) максимально комфортними і зручними у використанні. Такі високотехнологічні презентації (інтерактивні презентації) по своїй суті є дієвим маркетинговим інструментом, демонструють високий рівень професіоналізму і якості роботи. Використання мультимедійних презентацій (мультімедія презентацій) вигідно підкреслює близькість вашої компанії до прогресу і сучасних творчих інновацій, гарантує підвищення впізнаваємості компанії і залучення цільової аудиторії.

Мультимедійні презентації дозволяють поєднувати в собі декілька форматів - Power Point, PDF і так далі, але в більшості своїй дані презентації на 100% зроблені на основі Flash (флеш) технології.

Flash презентації (флеш презентації) - це універсальний продукт дозволяє найгармонійніше поєднувати рекламну інформацію з яскравим нетривіальним дизайном і анімацією, добиваючись максимальної віддачі від презентації. Flash презентація (флеш презентація) - це можливість створення презентації єдиним файлом, без тек і підкачки документів, що дозволяє встановити автозапуск презентації при завантаженні диска. Більш того, Flash презентації (флеш презінтациі) допомагають не тільки створювати цікаві ролики, але і оснащувати презентацію меню зручним інтерфейсом - Ви самостійно можете управляти презентацією. Ще один величезний плюс презентацій на основі flash - це відносно невеликий розмір презентації, що дозволяє розміщувати їх в Інтернеті або дарувати на міні дисках.