8.1. Облікові регістри та їх класифікація

Оформлені первинними документами  господарські операції записуються до облікових регістрів.

Обліковий регістр – це спеціальна таблиця, призначена для:

а) відображення документально оформлених господарських операцій у системі рахунків;

б) систематизації, накопичення та зберігання облікової інформації.

Облікові регістри – це паперові та машинні носії у вигляді відомостей, журналів, журналів-ордерів, машинограм. Вони призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних облікових документів.

Інформація, що міститься в облікових регістрах, використовується для оперативного управління, контролю та економічного аналізу діяльності підрозділів і підприємства в цілому, а також для складання звітності.

Запис у регістрах бухгалтерського обліку виконується на підставі первинних облікових документів. Інформація до облікових регістрів переноситься після перевірки первинних документів за формою і змістом.

Форми облікових регістрів рекомендуються Міністерством фінансів України або розробляються міністерствами і відомствами за умови дотримання загальних методологічних принципів.

Облікові регістри складаються щомісяця і підписуються виконавцями та головним  бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства.

Інформація з облікових регістрів переноситься у згрупованому вигляді до бухгалтерської звітності підприємства.

У бухгалтерському обліку використовують різні за формою, змістом та способом відображення інформації облікові регістри (рис.8).

 

8.2. Способи виправлення помилок в облікових регістрах

З різних причин у  процесі бухгалтерського обліку можуть виникати помилки. Як правило, вони викликані неуважністю при формуванні бухгалтерських записів у первинних документах та регістрах обліку, неточністю фіксації та перенесення даних, неправильною кореспонденцією рахунків.

Рис. 8. Види облікових регістрів

В залежності від характеру помилок і часу їх виявлення використовуються декілька способів виправлення:

1) коректурний;

2) «червоного сторно»;

3) додаткового запису.

Коректурний спосіб застосовують тоді, коли помилка виникла в одному первинному документі, та її виправлення не впливає на бухгалтерські проведення, розрахунки, регістри обліку.

Касові та банківські документи виправляти забороняється.

Якщо помилка вплинула на бухгалтерські проводки, її виправляють способом «червоного сторно» або додаткового запису.  

Спосіб «червоного сторно» (спосіб від’ємних чисел) застосовується при виявленні помилки в бухгалтерському проведенні, тобто  кореспонденції рахунків.  Для виправлення повторюють помилковий запис, але червоним чорнилом. Суми, записані червоним чорнилом  в облікові регістри, при підведенні підсумків – виключаються. Потім складається правильна кореспонденція рахунків. За відсутності червоних чорнил, сума обводиться рамкою звичайним чорнилом (пастою).

Спосіб  додаткового запису  застосовується тоді, коли відображена сума менша, ніж потрібно, а проведення зроблене правильно.

Для виправлення помилки складається додаткова кореспонденція тих же рахунків, але лише на різницю в сумі.

Що стосується виправлень у бухгалтерській звітності, то зміна даних звітності внаслідок її перекручування, яка відносяться  як до поточного, так і до минулого року, проводиться у тому звітному періоді, в якому було виявлено помилки. Згідно з Положенням (стандартом) бухгалтерського  обліку 6 „Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах” визначається порядок виправлення помилок, внесення та розкриття інших змін у фінансовій звітності.

Виправлення помилок,  допущених при  складанні  фінансових звітів  у попередніх роках, здійснюється шляхом коригування сальдо нерозподіленого  прибутку  на  початок  звітного  року,  якщо такі помилки    впливають    на   величину   нерозподіленого   прибутку (непокритого збитку).

Виправлення   помилок,   які   відносяться  до  попередніх періодів, вимагає  повторного відображення відповідної порівняльної інформації у фінансовій звітності.

У примітках до фінансових  звітів  слід  розкривати  таку інформацію  щодо виправлення помилок,  які мали місце в попередніх періодах:

- зміст і суму помилки;

- статті фінансової звітності минулих періодів,  які були переобраховані з метою повторного подання порівняльної інформації;

- факт  повторного  оприлюднення  виправлених  фінансових звітів або недоцільність повторного оприлюднення.