49 Документированная процедура организации по проведению внутренних аудитов качества: порядок разработки документа, содержание документа, назначение документа.

Внутренний аудит является одним из требований ИСО 9001:2000 к системе менеджмента качества. Стандарт обязывает компании разрабатывать документированные процедуры планирования, проведения, учета и ведения записей периодических внутренних аудитов системы менеджмента качества. ИСО 9004:2000, который дает рекомендации по улучшению деятельности, рекомендует также установить работающий и результативный процесс внутреннего аудита.

Процедура внутреннего аудита: Данная процедура определяет ответственность и требования по планированию и проведению внутренних аудитов, представлению результатов аудита и ведения записей аудита. Цель периодических аудитов - определить, эффективно ли внедряется и поддерживается система менеджмента качества.

Подготовка документов

Рекомендуется документировать процедуры в однородном формате. К примеру, документ должен содержать изложение ее цели, масштаба применения, процесса и видов деятельности, требований для каждого этапа процесса, записи и перечня ссылочных документов, если таковые имеются. Указания по подготовке руководства по качеству и документированию процедур можно получить из ИСО/ТО 10013:2001.

В ИСО 9001:2000 также предусмотрено, что документы могут быть выполнены на любом носителе - к примеру, бумаге; магнитном, электронном или оптическом диске; или комбинации этих носителей. Компании могут хранить свои документы в электронном виде или как в электронной, так и в печатной форме. Какой бы носитель информации ни был использован, требования контроля применяются одинаково ко всем документам. К примеру, если компания использует и электронные, и бумажные носители, и, если электронный документ пересматривается или правится, изменения или правки должны быть одновременно внесены в бумажную копию этого документа. Для сертификации третьей стороной приемлемо документирование на одном носителе или на комбинированных носителях.

Процедура по проведению внутренних аудитов в идеале строится в соответствии со структурой ISO 9001, указывая раздел ISO 9001, к которому они относятся, хотя это не обязательное требование ISO 9001. Последовательность разработки процедуры:

Типовая схема процедуры качества

• Цель / Задача: цель процедуры

• Масштаб: что охватывает процедура, а что - нет

• Ответственность: кто (в соответствии со своими должностными обязанностями) несет ответственность за определенные задачи и действия

• Ссылки: на все документы, затронутые процедурой

• Определения: основных терминов и сокращений

• Процедуры: описание действий или задач, которые следует выполнить, кем и в каком порядке

• Документация: какие документы и записи требуются

Некоторые рекомендации по написанию процедур:

• Пишите кратко и просто. Не делайте слишком много документов.

• По возможности составляйте блок-схемы процессов. Широко используйте таблицы и схемы.

• Используйте стандартизованный формат.

• Помните о пользователях: смысл должен быть совершенно понятным; пусть кто-то почитает процедуру и объяснит, как он ее понял; проверьте грамматику; исправьте орфографию и пунктуацию ошибки; избегайте жаргона; представляйте мысли отдельными предложениями или абзацами; описывайте выполнение определенной задачи, а не действия отдельного сотрудника.

• Документы создаются для того, чтобы помочь персоналу более результативно и последовательно выполнять свои задачи;

- если можно, попросите пользователя помочь в создании документации.

Для каждой задачи определите:

- ответственного за выполнение;

- стандарты, которым надо следовать и критерии соответствия им;

- требуемые ресурсы;

- что надо записывать;

- что делать, если что-то не сработало.

Предварительно протестируйте процедуры. Попросите кого-нибудь выполнить процедуру и дать отзыв о ней.