Составление блок-схемы процесса

Блок-схема позволяет определить существующий порядок или последовательность шагов процесса, через которые проходит любой продукт или услуга. Блок-схема помогает выявлять непредвиденную усложненность процесса, позволяет понять реальные шаги процесса, и затем - определить возможности улучшения или точку, в которой можно собрать и исследовать дополнительные данные.

Как это делается?

1. Определите рамки или границы процесса. Чётко обозначьте начало и конец процесса.

Установите уровень детализации, нужный для четкого понимания процесса, и определить проблемные области.

2. Определите шаги процесса. Проведите мозговой штурм для составления списка всех основных действий, входов, выходов и решений от начала до конца процесса.

3. Определите последовательность шагов.

Расставьте шаги в порядке их выполнения.

До составления блок-схемы нового процесса последовательность его шагов должна отражать то, что есть, а не то, что должно быть.

4. Нарисуйте блок-схему, используя соответствующие символы.

Сделайте блок-схему простой.

Соблюдайте единую меру детализации.

Опишите каждый шаг процесса с использованием общепонятных терминов.

5. Проверьте полноту блок-схемы.

Правильно ли использованы символы?

Четко ли определены шаги процесса?

Каждый ли цикл замкнут?

У каждой ли точки переноса есть соответствующая точка продолжения?

Только одна стрелка может выходить из прямоугольника "действие". Если есть больше, чем одна стрелка, то нужно использовать ромб "принятие решения".

Согласуйте блок-схему с людьми, вовлеченными в данный процесс.

6. Завершите создание блок-схемы

идет ли процесс, так как надо?

следуют ли люди схеме процесса?

есть ли очевидные сложности или избыточность, которые можно сократить или убрать?

как отличается текущий процесс от идеального?

Нарисуйте идеальную блок-схему и сравните с реальной, чтобы выявить несоответствия и возможности для улучшения.

Система контроля процесса

Система контроля процесса - это постоянный цикл, использующий данные о функционировании процесса для определения источников вариации, и затем - для сокращения или устранения этой вариации. Это приводит к улучшению продукции или услуг на выходе процесса, так что они больше соответствуют требованиям потребителей к качеству.

Вся работа, которую мы делаем - это процесс. Есть определенные входы, шаги обработки и выходы - продукция и услуги для потребителей. К сожалению, нет двух абсолютно похожих выходов одного и того же процесса. Они отличаются один от другого из-за вариации входов: персонал, оборудование, материалы, методы работы и окружающая среда могут быть причинами такой вариации.

Можно выделить два основных класса источников вариации:

• Общие причины – всегда присутствующий источник вариации, часть случайной вариации, заложенной в самом процессе. Она обычно возникает из-за элемента процесса, откорректировать который может только руководство. Источник такой причины находится вне сферы оператора.

• Особые причины - местный, сезонный, непредсказуемый, нестабильный источник вариации. Этот источник обычно кроется в элементе системы, и может быть исправлен на месте. Т.е. особую причину способен устранить сам оператор.

Контрольные карты помогают разделить эти два источника вариации и определить ответственных за их исправление: руководство (общая причина) или операторы на месте, поставщики, машины, оборудование и т.д. (особая причина).