45 Организация проведения аудита: планирование аудита, разработка документации для проведения аудита на месте.

Составление плана аудита:

- цели и область аудита (что проверяем, для чего запланирован аудит)

- определение критериев аудита и ссылочных документов (перечень требований, на соответствие которым проводится аудит)

- дата и место проведения аудита

-распределение ролей и обязанностей участников команды аудита

- расписание проверяемой деятельности (совещание, продолжительность аудита на месте и т.д.)

- определение состава рабочих документов по проверке

- имя и должность проверяемых

- согласование плана проверки с проверяемым подразделением (для аудита первой стороной)

При подборе команды аудиторов необходимо ориентироваться на опыт аудита, производственный опыт, образование и обучение на аудитора. Аудитор- лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита. Аудиторская команда- один или несколько аудиторов, проводящих аудит, которым, при необходимости, помогают технические эксперты (лицо, предоставляющее аудиторам специальные знания и опыт.

Ознакомьтесь с проверяемой организацией: запросите анкету предприятия, определите вид осуществляемой деятельности, численность рабочих и ИТР, сменность, определите основных поставщиков сырья, материалов и комплектующих, услуг, основных потребителей.

Для аудита требуется основательная подготовка. В частности, рекомендуется разрабатывать контрольные листы (которые называют чек-листы или опросные листы, вопросники, листы аудитора и др.).

Опрос является главным методом проведения аудита.

Контрольные листы содержат перечень вопросов, они помогают аудитору сэкономить время опроса, охватить все необходимые направления согласно плану аудита.

22. Мотивация деятельности в менеджменте.

Мотивация - процесс стимулирования человека или группы людей к деятельности, направленной на достижение целей органи­заций. Она подразумевает систему факторов (побудительных сил), способствующих выполнению определённой задачи, направленной на достижение целей организации.

Мотивация - это совокупность внешних и внутренних дви­жущих сил, побуждающих человека осуществлять деятельность, направленную на достижение определённых целей, с затратой опре­делённых усилий, с определённым уровнем старания, добросовест­ности и настойчивости.

Потребность - осознанное отсутствие чего-либо, вызывающее по­буждение к действию. Различают первичные и вторичные потреб­ности. Первичные заложены генетически, а вторичные вырабаты­ваются в ходе познания и опыта.

На поведение работника влияет:

1. стимулирование (внешний раздражитель, склоняющий че­ловека к действию, например премии, штрафы и т. д.);

2. мотивация (внутреннее побуждение, склоняющее к дейст­вию. Это то, что лежит внутри человека и базируется на системе внутренних ценностей).

Мотив - внутреннее побуждение (импульс), который заставляет человека поступать определенным образом.

Стимул - это внешний раздражитель, склоняющий к дейст­вию. Стимул (с древнегреческого — это палка с заострённым концом для подгона животных).

Известно, что стимулирование человека непосредственно свя­зано с удовлетворением его разнообразных потребностей (физиоло­гических, духовных, экономических).

Стимулирование труда - процесс нахождения компромисса между трудовыми притязаниями работника и возможностью орга­низации их удовлетворения. Он включает использование всех факторов повышения производительности труда, развития потенциала удовлетворенности трудом.

Основной отправной точкой в процессе стимулирования являются неудовлетворённые потребности.

Процесс стимулирования - воздействие на работника его потребностей, желаний, стремлений, целей и мотивация поведения.

Виды стимулов

1 ) нематериальные: - социальные (участие в управлении, принятие решений, оз­доровительные программы);

- моральные (похвала, грамота, благодарность, звания, пуб­ликации, доска почёта);

- творческие (сам процесс труда, усложнение задач); - социально-психологические (психологический кли­мат в коллективе, корпоративный дух).

2) материальные: - в денежной форме (размер оклада, премии, надбавки, доплаты);

- в не денежной форме (служебное жилье, путевка в санато­рий, в детский сад и т. д.).

Поведение человека обычно определяется не одним мотивом, а их совокупностью, в которой мотивы могут находиться в определенном отношении друг к другу по степени их воздействия.

Вознаграждение - это все, что человек считает ценным для себя. Оценка вознаграждения относительна и различна у разных людей.

Внутреннее вознаграждение даёт сама работа: чувство достижения результата, значимость работы, общение в процессе работы.

Внешнее вознаграждение возникает не от самой работы, а дается организацией: зарплата, продвижение по службе, признание, дополнительные выплаты и др.

В процессе стимулирования необходимо соблюдать следующие принципы.

1. Комплексность (например, две грамоты, два места на доске почёта и две премии должны получить два человека, а не шесть) 2. Принцип дифференцированности (в организации структура персонала неоднородна, поэтому к каждому работнику должен индивидуальный подход). 3. Гласность (если мы признали заслуги работников, то должны перед всем коллективом об этом сказать). 4. Принцип гибкости (возможность коррекции, изменения). 5. Оперативность (выполнение в срок). 6. Платить больше не за усилия, а за результат труда.

В практике управления существуют правила материального поощрения.

1. Система материального стимулирования должна быть проста и понятна каждому работнику.

2. Система поощрений должна способствовать повышению за­интересованности работников в организации.

3. Поощрения должны формировать ощущения справедливо­сти у работников.

4. Размеры поощрений должны быть психологически и эконо­мически обоснованы.

5. Платить больше за те результаты, которые отражаются на прибыли.

6. Материальное вознаграждение осуществлять в формах наи­более приемлемых для работника.

Одним из важных аспектов материального стимулирования яв­ляется оплата труда. Согласно Трудовому кодексу РФ. под оплатой труда понимается «система отношений, связанных с обеспечением установления и осуществления работодателем выплат работникам за их труд в соответствии с законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальны нормативными актами и трудовыми договорами». Каждая организация вправе самостоятельно устанавливать систему оплаты труд

Теории мотивации

Выделяют следующие группы теорий мотивации:

- содержательные теории (А. Маслоу, Ф. Герцберг, Мак-Клелланд);

- процессуальные теории (теория ожиданий В. Врума и теория справедливости С. Адамса);

- теории, основанные на отношении человека к труду ( Макгрегор, У. Оучи).

Теория потребностей Л. Маслоу. Согласно теории Абрахама Маслоу, существует пять основных типов потребностей, которые определяюn поведение человека, и они образуют иерархическую структуру (в порядке значимости).

Суть теории А. Маслоу состоит в следующем:

- потребности человека делятся на первичные и вторичные, образуя пятиуровневую иерархическую структуру, в которой они положены в соответствии с приоритетом;

- потребности высшего порядка не мотивируют человека, пока хотя бы частично не будут удовлетворены потребности низших уровней;

- поведение человека определяет самая нижняя неудовлетворенная потребность иерархической структуры;

- после того, как потребность удовлетворена, прекращается её мотивирующее действие.

1. Первичные: - физиологические потребности (уровень 1); - потребность в безопасности (уровень 2);

2. Вторичные: - социальные потребности (уровень 3); - потребность в уважении, самоутверждении, успехе (уровень 4);

- потребность в саморазвитии, самовыражении (уровень 5)

Д. Мак-Клелланд выделил три потребности, мотивирующие человека: - потребность во власти; - потребность в успехе; - потребность в принадлежности к определенному классу (социальная потребность).

Д. Мак-Клелланд считал, что наибольшую значимость приобретают потребности высшего порядка, поскольку потребности низших уровней, как правило, удовлетворены.

Двухфакторная теория Ф. Герцберга. Американский психолог Ф. Герцберг сформулировал эту теорию на основе данных интервью, взятых на различных рабочих местах, в разных профессиональных группах и в разных странах.

Он разделили потребности на гигиенические и мотивирующие факторы.

Гигиенические факторы - размер оплаты, условия труда, межличностные отношения, характер контроля.

Мотивирующие факторы - ощущение успеха, продвижение по службе, признание, ответственность, рост возможностей.

Суть теории: гигиенические факторы всего лишь не дают развиться чувству неудовлетворенности работой; в то время как для достижения мотивации необходимо обеспечить воздействие мотивирующих факторов.

Теория ожиданий В. Врума основана на предположении, что человек направляет свои усилия на достижение какой-либо цели только тогда, когда уверен в большой вероятности, что его потребности будут удовлетворены.

Теория ожиданий базируется на положении о том, что наличие активной потребности не является единственным условием мотива­ция человека на труд. Человек должен надеяться на то, что выбран­ный им тип поведения действительно приведёт к удовлетворению его потребностей или приобретению желаемого. Особое значение в этой теории приобретает понятие «ожидание», которое можно рас­сматривать как оценку данной личностью вероятности определён­ного события.

Теория основывается на использовании трёх переменных.

1. Взаимосвязи между затратами труда и результатами: оцени­вается субъективным ожиданием то, что затрата определенного ко­личества усилий приведет к получению необходимого результата.

2. Взаимосвязи между результатом и вознаграждением: оценивается степенью уверенности работника в том, что достигнутый в условленных пределах результат приведет к получению желательного вознаграждения.

3. Привлекательности (валентности) вознаграждения: полезности, связываемой работником с потенциальным результатом или вознаграждением, которые могут быть получены в результате выполнения работы. Она рассматривается в качестве цели или потребности индивида.

Теория справедливости С. Адамса гласит, что человек, считающий свой труд недооценённым, будет уменьшать затрачиваемые силы на выполнение работы. Стеси Адамс считал, что каждый человек субъективно определяет отношение полученного вознаграждения к усилиям, затраченным на выполнение работы, а затем соотносит это отношение с аналогичным но отношению к другому работнику, выполняющему такую же работу. Если такое сравнение приводит работника к выводу, что эти относительные величины приблизительно равны, то ситуация воспринимается как справедливая. Если результаты сравнения показывают дисбаланс, то человек считает, что имеет место несправедливость (недоплата или переплата за труд).

Модель Л. Портера - Э. Лоулера включает элементы теории ожидания и теории справедливости, показывает, насколько важно объединить такие понятия, как усилия, результаты, вознаграждения, способности, удовлетворение и восприятие, в рамках единой взаимосвязанной системы. Наиболее важный вывод этой теории состоит в том, что высокая результативность является причиной полного удовлетворения потребностей (это прямо противоположно тому, что думают по этому поводу большинство управленцев).

Теория Макгрегора - (Х-У). Он считал, что подход к мотивации может быть выбран на основании отношения человека к тру­ду. Он выделил два типа работника: работник типа X и работник типа У.

Работник типа X: от природы ленив, не хочет нести ответст­венность, не инициативен. Человека нужно принуждать к работе пу­тем наказания или поощрения.

Работник типа У: у него существует естественная потребность к работе, он стремится к ответственности, инициативен.

Человека нужно побуждать к работе, а не принуждать.

Теория У. Оучн - теория Z. Эта теория разработана в 1981 году на основе японского опыта управления и считается продолже­нием теории Х-У Д. Макгрегора. У. Оучи считал, что человек не относится ни к типу X, ни к типу У, а относится к типу Z, то есть в зависимости от производственной ситуации он ведет себя или X, или как У.

Исходным положением этой теории выступает человек как основа любой организации, и именно от него зависит успех организации.

Теория трудовых установок А. Гастева является отражением энтузиазма советских людей в то время (социалистическое социалистическое соревновние, лозунги, досрочное выполнение плана и т. д.). Для использования этой теории в практике должны быть созданы мотивы, аппелирующие к таким высшим человеческим характеристикам, как долг, совесть, дух соревнования.

Мотивационный процесс можно представить в виде шести стадий; возникновение потребностей, поиск путей их устранения (удовлетворение, подавление, игнорирование), определение целей действия, осуществление действия, получение вознаграждения за осуществление действия, устранение потребности.

Схема мотивационного процесса включает в себя

1. анализ ситуации: - определение места сложившейся ситуации (рабочее место); - определение участников ситуации;

2. определение проблемы: - формулирование существующей проблемы; - выявление причин и мотивов;