- •Методичні вказівки щодо виконання самостійної роботи
- •1. Пояснювальна записка
- •2 Тематичний план самостійної роботи
- •3 Методичні вказівки щодо виконання самостійної роботи
- •Теоретичні основи організації діловодства
- •Місце документа в управлінській діяльності
- •Функції та способи утворення документів, носіїв інформації
- •Організація роботи служби діловодства
- •Розділ 2. Нормативно-методична база діловодства Нормативно-методична база діловодства
- •Розділ 3. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації Єдина державна система діловодства
- •Перелік документів, що входять в усорд
- •Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації
- •Розділ 4. Правила оформлення документів
- •Види реквізитів
- •Бланки документів
- •Вимоги щодо виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів
- •Розділ 5. Документування організаційно-розпорядчої документації Характеристика і особливості оформлення організаційних документів
- •Внутрішні нормативні акти служби діловодства
- •Загальна характеристика і склад розпорядчих документів
- •Розділ 6. Документування діяльності колегіальних органів Правила оформлення рішень та постанов
- •Підготовка та проведення нарад, оформлення документів
- •Розділ 7. Документування інформаційно-довідкової документації Оформлення інформаційно-довідкової документації
- •Оформлення службових листів
- •Оформлення актів
- •Оформлення планів та звітів роботи
- •Написання резолюцій та відгуків
- •Написання та оформлення довідок
- •Характеристика і особливості оформлення телеграм, телефонограм та факсів
- •Правила видачі копій документа
- •Розділ 8. Організація робот з документами Документообіг. Основні принципи організації і вимоги до документообігу
- •Служба документаційного забезпечення управління (сдзу)
- •Організація прийому, обробки і доставки вхідних документів
- •Організація попереднього розгляду документів
- •Організація реєстрації документів
- •Організація виконання документів
- •Організація контролю за виконанням документів
- •Організація обробки вихідних документів
- •Розділ 9. Організація документів у діловодстві Правила складання номенклатури справ
- •Правила формування справ
- •Розділ 10. Порядок підготовки документів до передавання на архівне зберігання Організація експертизи цінності документів в установі
- •Оформлення справ
- •Вилучення документів для знищення
- •Оформлення акту про вилучення
- •Передавання справ до архіву установи
- •Завдання та функції архіву установи
- •Організація використання документів архіву
- •Розділ11. Автоматизовані системи управління документами Комп’ютеризація діловодних процесів
- •Internet в діловодстві
- •Автоматизовані системи управління документами
- •Техніка безпеки при роботі з комп’ютером та іншою організаційною технікою
- •4 Перелік навчально – методичної літератури
- •1 Основна література
- •2 Додаткова література
Внутрішні нормативні акти служби діловодства
Створити табель уніфікованих форм документів
Табель уніфікованих форм документів установи -— це перелік дозволених до застосування форм документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань управлінської діяльності, з характеристикою їх юридичного статусу, основних етапів підготовки і проходження.
Альбом уніфікованих форм документів установи — сукупність уніфікованих форм документів, що застосовуються у діяльності установи відповідно до Табеля уніфікованих форм документів.
Служба діловодства відповідає за вдосконалення форм і методів роботи з документами, а отже, і форм документів, які використовуються у діяльності установи. Реалізується ця функція розробкою Табеля уніфікованих форм документів, що застосовуються у діяльності установи.
Розробка табеля дає змогу вирішити одночасно кілька завдань. Це:
- оптимізація складу форм документів, що застосовуються в організації, і їх закріплення в єдиному нормативному документі;
- класифікація застосовуваних у діяльності організації форм документів за функціональним призначенням і завданням управлінської діяльності (або за структурними підрозділами);
- уніфікації складу і форм управлінських документів, скорочення застосовуваних форм документів, виключення з форм документів дублювання показників;
- уніфікація і нормативне закріплення в організації процедури підготовки управлінських документів або її окремих, найважливіших етапів;
- оптимізація документообігу організації шляхом упорядкування інших технологічних процесів діловодства, підвищення їх ефективності з використанням комп'ютерних інформаційних технологій.
Табель є інструментом оптимізації та «інвентаризації» форм документів установи саме в умовах автоматизованої підготовки й обробки документів.
Поряд з оптимізацією складу документів Табель форм документів одночасно дає змогу зафіксувати основні етапи проходження документа в організації, тим самим вія дозволяє оптимізувати і документообіг установи.
У поточній діяльності організації Табель форм документів виконує функцію довідника, що містить в упорядкованому вигляді назви форм документів, що використовуються у діяльності організації, дає змогу здійснювати їх оперативний пошук, а також контроль за діяльністю виконавців, окрім, звичайно, непередбачених форм документів.
У Табель включаються документи всіх структурних підрозділів установи, він є нормативним документом і затверджується керівником установи.
Як правило,поряд з розробленням Табеля форм документів проводиться розроблення Альбому уніфікованих форм документів, включених у Табель. Створення Альбому форм, що перебуває нерозривному змістовному зв'язку з Табелем, є його логічним продовженням.
Розроблення та подальше ведення Табеля й Альбому, тобто внесення в них змін, контроль за їх застосуванням, здійснюються службою діловодства, оскільки процедура розроблення Табеля й Альбому форм – досить трудомісткі процеси, що вимагають спеціальних знань і навичок. Багато установ залучають для цього на договірних засадах спеціалізовані організації, що займаються вдосконаленням організації управління.
До Табеля і Альбому форм з дозволу керівника установи включаються затверджені і впроваджені в дію нові форми документів, доцільність яких вмотивована практичною діяльністю.
Кожен структурний підрозділ установи повинен мати примірник інструкції з діловодства, табеля й альбому уніфікованих форм документів. Доцільним є використання електронної форми цих документів.
Інформація, що міститься в документах установи, є найважливішим управлінським ресурсом. Ефективна робота з інформацією можлива тільки тоді, коли діяльність служб діловодства буде нормативно регламентована й організована відповідно до сучасних вимог технічного та кадрового забезпечення.
Питання для самостійного вивчення:
Табель уніфікованих форм документів установи – це…..
Альбом уніфікованих форм документів установи – це…
Розробка табеля дає змогу вирішити такі завдання - це…
Дайте відповіді на поставлені питання.
Рекомендована література
Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання: У 2 ч./ За науковою редакцією В.Г.Бездрабко.- К.: Університет “Україна”, 2005.- Ч.2. – 418 с.