Розділ 10. Порядок підготовки документів до передавання на архівне зберігання Організація експертизи цінності документів в установі

Принципи і критерії визначення цінності документів

Основними принципами експертизи цінності документів є:

• об'єктивність - оцінювання документів на основі неупередженого підходу;

• історизм - урахування особливостей часу і місця створення документів, загальноісторичного контексту;

• всебічність і комплексність - вивчення відповідних документів з урахуванням їх місця в комплексі інших документів.

Експертиза цінності документів проводиться за такими групами критеріїв:

• походження - функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) в житті суспільства, час і місце створення документа;

• зміст - значущість інформації, що міститься в документі (унікальність і типовість), її повторюваність в інших документах, вид документа, оригінальність;

• зовнішні ознаки - форма фіксації та передавання змісту, засвідчення й особливості оформлення документа, стан його збереженості.

Питання для самостійного вивчення

1. Перерахуйте Основні принципи експертизи цінності документів.

2. Назвіть критерії експертизи цінності документів.

Відповідь подайте у формі схеми.

Рекомендована література

1. Сельченкова С. В. Діловодство: Практичний посібник. – К.: Інкунабула, 2009. – 480 с.

Оформлення справ

Складання описів справ

За результатами експертизи цінності в установі складають описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Рекомендується також складати окремі описи на справи, що містять специфічні, характерні лише для даної установи документи (судові, слідчі справи, наукові звіти за темами, раціоналізаторські пропозиції тощо).

Опис справ є водночас обліковим документом і довідником щодо змісту документів. Він закріплює систематизацію справ шляхом присвоєння кожній з них індивідуального номера, розкриває завдяки заголовку справи її склад і зміст. Складання описів - це завершальний етап роботи з документами в установі.

Під час складання описів дотримуються таких вимог:

• заголовки справ вносяться до опису справ відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;

• кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, то кожні том або частина вносять до опису під окремим номером);

• порядок нумерації справ в опису - валовий за кілька років;

• графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи;

• у разі внесення до опису кількох справ поспіль з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожно­му новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

• графа опису «Примітка» використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передавання справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

Справи кожного року складають річний розділ опису. Під час розподілу справ відповідно до схеми систематизації слід дотримуватися таких правил:

• справи відносяться до того року, в якому їх розпочали у діловодстві або в якому вони надійшли до установи (структурного підрозділу) з іншої установи (структурного підрозділу) для продовження;

• плани, звіти, кошториси і документи до них відносяться до того року, на який або за який їх складено, незалежно від дати скла­дання; перспективні плани відносять до початкового року їх дій, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду;

• справи, які розпочато в одному структурному підрозділі і передано для продовження до іншого підрозділу, відносяться до того підрозділу, в якому їх завершено.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами й словами) кількості справ, що значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в опису (літерні та пропущені номери справ).

До річного розділу опису вносять також справи, не завершені впродовж календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, упродовж якого справи продовжувалися в ді­ловодстві, зазначають: «Документи з цього питання див. також у розділі за_____рік, № ____», а графи 4, 5 опису не заповнюють.

Розрізняють описи справ структурних підрозділів та зведені описи справ установи.

Питання для самостійного вивчення:

1. Для чого складаються описи справ?

2. Правила, яких дотримуються при складанні описів справ.

3. Як складають річний розділ опису?

Відповідь подайте у формі тез.

Рекомендована література

1. Сельченкова С. В. Діловодство: Практичний посібник. – К.: Інкунабула, 2009. – 480 с.