Вимоги щодо виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів

Нумерація сторінок

При оформленні документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані.

Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків. Першу сторінку не нумерують, але враховують.При виконанні великого об’єму друкованого матеріалу текст можна розташовувати з двох сторін аркуша паперу. В цьому випадку сторінку нумерують в правому куті верхнього поля на непарній сторінці (3, 5, 7, 9 і т.ін.) та в лівому куті верхнього поля – на парній сторінці (2, 4, 6, 8 і т.ін.).

Текст документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша. Документи зі строком зберігання до п'яти років можна друкувати на лицевому і зворотному боці аркуша.

Питання для самостійного вивчення:

1. Як нумерують сторінки в службових документах?

2. В якому випадку текст документа можна друкувати з обох боків ?

Відповідь подайте у формі конспекту.

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання: У 2 ч./ За науковою редакцією В.Г.Бездрабко.- К.: Університет “Україна”, 2005.- Ч.2. – 418 с.

Розділ 5. Документування організаційно-розпорядчої документації Характеристика і особливості оформлення організаційних документів

Оформлення позначок на документі

Напишіть існуючі способи оформлення дати на документах

Дата обов'язковий елемент (реквізит) будь-якого документа, що фіксує час його створення та(чи) підписання, погодження, затвердження, прийняття, видання, реєстрації.

Датується документ в день його підписання або затвердження (за винятком документів колегіальних органів).

Для документів, у яких фіксується рішення, протокол, акт тощо, основною датою є дата події, зафіксована в документі.

Дата ставиться у лівій верхній частині бланку документа разом із індексом у відведеному для цього місці.

Слід зауважити, що дату власноручно проставляє посадова особа яка затверджує або підписує документ.

Якщо документ оформлений не на бланку – дата ставиться нижче підпису зліва.

Дата оформляється двома способами:

Цифровим – елементи дати записують парами арабських цифр: день, місяць, рік, наприклад: 05.01.2002.

Словесно-цифровим - вживається при оформленні головним чином фінансових документів, наприклад: 5 січня 2002 року

Якщо один з елементів дати (день місяця або місяць складається з однієї цифри, то перед нею треба ставити нуль. Наприклад, дату 1 грудня 2003 року треба оформлювати так: 01.12.2003. Крім того дату можна оформлювати й у такій послідовності: рік, місяць, день місяця : 2003.12.01.

Останній спосіб найчастіше використовують у службовому листуванні з іноземними партнерами, тому, щ це відповідає міжнародній системі датування документів.

Для службового листа основною є дата реєстрації. ЇЇ проставляють у лівій верхній частині документа разом з вихідним реєстраційним індексом на cпеціально відведеному бланку в день підписання листа.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові позначки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, позначки про надходження, виконання та ін.), а також вказується дата при затвердженні та погодженні проектів документів.

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. Індекс дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, його схоронність та контроль за виконанням. Проставляється на бланку у визначеному місці (поряд із датою).

Індекс вхідного документа при його реєстрації складається із порядкового номера з початку року, який може доповнюватися прийнятими умовними позначками груп кореспондентів, виду документа тощо. Наприклад: 285 / 6, де 285 - порядковий номер документа за журналом реєстрації, 6 - індекс групи кореспондентів (наприклад, для ДПА України це документи від підприємств, установ, організацій).

Індекс вихідного документа складається із порядкового номера з початку року та індексу справи за номенклатурою, до складу якого в свою чергу входить номер структурного підрозділу та номер справи.

Індекс внутрішнього документа складається з порядкового номера реєстрації з початку року та індексу справи за номенклатурою (розпорядчим документам прийнято присвоювати лише порядкові номери реєстрації).

Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

Питання для самостійного вивчення:

1. Які існують позначки на документі?

2. Як оформляється дата на документах?

3. З яких частин складається індекс документа?

Відповідь подайте у формі конспекту.

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання: У 2 ч./ За науковою редакцією В.Г.Бездрабко.- К.: Університет “Україна”, 2005.- Ч.2. – 418 с.