- •Методичні вказівки щодо виконання самостійної роботи
- •1. Пояснювальна записка
- •2 Тематичний план самостійної роботи
- •3 Методичні вказівки щодо виконання самостійної роботи
- •Теоретичні основи організації діловодства
- •Місце документа в управлінській діяльності
- •Функції та способи утворення документів, носіїв інформації
- •Організація роботи служби діловодства
- •Розділ 2. Нормативно-методична база діловодства Нормативно-методична база діловодства
- •Розділ 3. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації Єдина державна система діловодства
- •Перелік документів, що входять в усорд
- •Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації
- •Розділ 4. Правила оформлення документів
- •Види реквізитів
- •Бланки документів
- •Вимоги щодо виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів
- •Розділ 5. Документування організаційно-розпорядчої документації Характеристика і особливості оформлення організаційних документів
- •Внутрішні нормативні акти служби діловодства
- •Загальна характеристика і склад розпорядчих документів
- •Розділ 6. Документування діяльності колегіальних органів Правила оформлення рішень та постанов
- •Підготовка та проведення нарад, оформлення документів
- •Розділ 7. Документування інформаційно-довідкової документації Оформлення інформаційно-довідкової документації
- •Оформлення службових листів
- •Оформлення актів
- •Оформлення планів та звітів роботи
- •Написання резолюцій та відгуків
- •Написання та оформлення довідок
- •Характеристика і особливості оформлення телеграм, телефонограм та факсів
- •Правила видачі копій документа
- •Розділ 8. Організація робот з документами Документообіг. Основні принципи організації і вимоги до документообігу
- •Служба документаційного забезпечення управління (сдзу)
- •Організація прийому, обробки і доставки вхідних документів
- •Організація попереднього розгляду документів
- •Організація реєстрації документів
- •Організація виконання документів
- •Організація контролю за виконанням документів
- •Організація обробки вихідних документів
- •Розділ 9. Організація документів у діловодстві Правила складання номенклатури справ
- •Правила формування справ
- •Розділ 10. Порядок підготовки документів до передавання на архівне зберігання Організація експертизи цінності документів в установі
- •Оформлення справ
- •Вилучення документів для знищення
- •Оформлення акту про вилучення
- •Передавання справ до архіву установи
- •Завдання та функції архіву установи
- •Організація використання документів архіву
- •Розділ11. Автоматизовані системи управління документами Комп’ютеризація діловодних процесів
- •Internet в діловодстві
- •Автоматизовані системи управління документами
- •Техніка безпеки при роботі з комп’ютером та іншою організаційною технікою
- •4 Перелік навчально – методичної літератури
- •1 Основна література
- •2 Додаткова література
Розділ 4. Правила оформлення документів
Вимоги до оформлення документів
Поняття про формуляр-зразок
В основу уніфікації у стандарті покладено принцип загальної моделі побудови документів. Такі графічні моделі або схеми побудови зразків документів називають «формулярами-зразками».
Формуляр-зразок - це сукупність розташованих у певній послідовності реквізитів, притаманних усім видам даної системи документів. У ньому встановлено формат, розміри берегів, вимоги до побудови схеми розташованості реквізитів. Схеми розташованості реквізитів документа - вертикальна та горизонтальна розмітка його робочої площі, де фіксують документу інформацію, - призначені для того, щоб полегшити складання уніфікованої форми документа.
Отже, у формулярі-зразку подано максимальний набір реквізитів, що постійно використовуються при складанні організаційно-розпорядчих документів. Незмінне розміщення реквізитів допомагає швидко знайти необхідні дані під час ознайомлення з документом.
Питання для самостійного вивчення:
Що таке «формуляр-зразок»?
Які існують формуляри-зразки?
Відповідь подайте у формі конспекту.
Рекомендована література
Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання: У 2 ч./ За науковою редакцією В.Г.Бездрабко.- К.: Університет “Україна”, 2005.- Ч.2. – 418 с.
Види реквізитів
Береги полів бланків документів
Береги документа призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання (зазвичай — лівий берег), а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.
Бланки документів повинні мати такі береги, мм:
30 — лівий;
10 — правий;
20 — верхній та нижній.
Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів друкарським способом або відтворюють із допомогою комп'ютерної техніки.
Питання для самостійного вивчення:
Призначеність берегів документа.
Розміри берегів.
Відповідь подайте у формі конспекту.
Рекомендована література
Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання: У 2 ч./ За науковою редакцією В.Г.Бездрабко.- К.: Університет “Україна”, 2005.- Ч.2. – 418 с.
Бланки документів
Посадові бланки
Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч — українською, праворуч — іноземною .
Бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендовано.
У ряді установ із великим документообігом певними посадовими особами можуть використовуватися посадові бланки. На бланках посадової особи додатковий реквізит «назва посади» розміщують нижче реквізиту «назва організації» (07) та, за рішенням установи, до бланка може бути внесена назва організації вищого рівня (реквізит 06).
На цих бланках документи має оформляти тільки зазначена посадова особа. Виконувач обов'язків або заступник цієї посадової особи юридично таким правом не уповноважені.
Питання для самостійного вивчення:
Який бланк використовується для листування з постійними закордонними корреспондентами?
В якому випадку використовується бланк посадової особи?
В чому особливість його оформлення?
Відповідь подайте у формі конспекту.
Рекомендована література
Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання: У 2 ч./ За науковою редакцією В.Г.Бездрабко.- К.: Університет “Україна”, 2005.- Ч.2. – 418 с.