Функції та способи утворення документів, носіїв інформації

Складіть таблицю «Загальні та спеціальні функції документа»

Документ - це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяльність людини.

За державним стандартом України “Діловодство і архівна справа” (ДСТУ 2734-94) документ-це матеріальний об’єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді, оформлений у заведеному порядку і має юридичну силу згідно з чинним законодавством. Тобто документом називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформляються управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян.

Серед функцій документа виділяють загальні і спеціальні.

Загальними функціями документа є:

інформаційна: будь-який документ створюється для зберігання інформації, оскільки необхідність її зафіксувати інформацію-причина укладання будь-якого документа;

соціальна: документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява

спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

комунікативна: документ є засобом зв’зку між окремими елементами офіційної, громадської структури;

культурна: документ є засобом закріплення й передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів, де знаходить відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства.

Спеціальними функціями документа є:

управлінська: документ є інструментом управління; цю функцію мають управлінські документи (організаційно-розпорядчі, звітні тощо), що створені спеціально для реалізації завдань управління;

правова: документ є засобом закріплення й зміни правових норм і правовзаємин у суспільстві; цю функцію мають законодавчі та правові нормативні акти, попередньо створені для фіксації правових норм і правовзаємин, а також будь-які документи, які набувають правової функції на деякий час (наприклад, для використання як судового доказу це може бути будь-який документ);

історична: коли документ виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства; цю функцію має лише частина документів,які створюються в суспільстві і тільки після того, як вони виконають свої оперативні функції і надійдуть до архіву на зберігання.

Питання для самостійного вивчення:

1. Які існують функції документа?

2. Охарактеризуйте кожну функцію.

Відповідь подайте у вигляді таблиці або схем

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання. – К.: Університет “Україна”, 2004.- 64 с.

Організація роботи служби діловодства

Сфера використання молодших спеціалістів

Підвищення кваліфікації працівників служби діловодства

Безпосереднє виконання завдань і функцій служби діловодства покладається на її працівників.

Діяльність працівників служби діловодства регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником служби діловодства на підставі "Класифікатора професій ДК 003-95", затвердженого наказом Держстандарту України від 27 липня 1995 р. № 257, та затверджуються керівником установи.

У своїй роботі працівники служби діловодства установи мають керуватися законами України, що встановлюють порядок організації діловодства й архівної справи, нормативно-правовими актами уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та інших органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, національним стандартом на організаційно - розпорядчу документацію, розпорядчими документами установи вищого рівня і даної установи, вказівками державних архівних установ і архівних відділів міських рад.

У службах діловодства залежно від обсягу робіт можуть функціонувати такі категорії працівників: керівники, спеціалісти, технічні працівники.

Керівник служби діловодства може обіймати одну з таких посад:

начальник управління (відділу);

керуючий справами;

завідувач канцелярії.

Спеціалісти служби діловодства поділяються на категорії:

керівник групи;

головний спеціаліст;

провідний спеціаліст;

спеціаліст.

До технічних працівників належать: секретарі, діловоди, друкарки, стенографісти, архівісти, кур 'єри.

Підвищення кваліфікації працівників служби діловодства

Кваліфікація працівника служби діловодства визначається сукупністю загальної чи спеціальної освіти, а також професійного досвіду, набутого з роками під час виконання у відповідних організаційних і технічних умовах професійних обов'язків різної складності. Проте і цього виявляється недостатньо. Адже у зв'язку із впровадженням систем автоматизації діловодства та документообігу, швидкоплинним удосконаленням технічних засобів і пристроїв, що застосовуються у діловодстві, періодичними нововведеннями у програмне забезпечення комп'ютерної техніки, працівники служб діловодства повинні постійно підвищувати свою кваліфікацію. Підвищення кваліфікації може відбуватися:

- на практичних конференціях, семінарах чи лекціях, організованих установами вищого рівня, спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства, галузевими науково-дослідними інститутами, державними архівами;

- шляхом ознайомлення з передовим досвідом у галузі діловодства й архівної справи, у тому числі іноземним, під час стажування в інших установах;

- шляхом самостійного опрацювання нормативно-правової бази і відповідної спеціальної літератури.

Форму, програму та термін занять з підвищення кваліфікації визначає в кожному окремому випадку установа-оріанізатор цих занять, виходячи з поставлених перед нею завдань й враховуючи рівень освіти та досвіду роботи працівників.

На семінарі мають бути присутніми лише ті працівники, які дійсно потребують підвищення кваліфікації. Семінар проходить у вигляді пояснень з практичною демонстрацією нововведень, при цьому пра­цівники можуть задавати питання та висловлювати власну думку щодо почутого. Проводити семінар повинен кваліфікований фахі­вець іншої установи, який має певний досвід у галузі діловодства та суміжних дисциплін. Семінар може тривати від кількох годин до кількох днів, залежно від обсягу і складності подання інформації.

Загалом це ефективний метод підвищення кваліфікації, адже проводиться кваліфікованим фахівцем безпосередньо на робочих місцях, й працівники мають змогу навчатися на практиці. Проте завжди слід зважувати на те, що:

- навчання проводиться з відривом від виконання безпосередньої роботи; на нього витрачається робочий час працівників служби діловодства та фахівця, який проводять семінар;

- працівники не зможуть відразу опанувати весь обсяг отрима­ної інформації.

Важливе значення має так зване "внутрішнє" підвищення кваліфікації у межах установи. Воно може проводитися у таких формах, як семінар, навчання одним працівником іншого та самонавчання без відриву від виконання професійних обов'язків. Постійне вдосконалення знань, умінь, навичок — неодмінна умова успішної діяльності працівника служби діловодства, адже нормативно-правова база й програмне забезпечення комп'ютерної техніки перебуває у невпинному русі, а тому вимагає від працівників динамічності.

Питання для самостійного вивчення:

1. Яким документом регламентується діяльність працівників діловодної служби?

2. На які категорії поділяються спеціалісти служби діловодства?

3. Хто належить до технічних працівників?

4. Яким чином може відбуватися підвищення працівників діловодної служби?

Відповідь подайте у формі тез

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання. – К.: Університет “Україна”, 2004.- 64 с.