Теоретичні основи організації діловодства

Зв’язок діловодства з іншими дисциплінами

Наукові дисципліни, галузі знань	Основні діловодні процеси
документознавство; документна лінгвістика (ділове українське мовлення); правознавство; стандартизація	створення документів
документознавство; інформаційний менеджмент	організація документообігу
документознавство; теорія інформаційно-пошукових систем	реєстрація документів
документознавство	контроль виконання документів
архівознавство	складання номенклатур і формування справ
архівознавство; історичне джерелознавство	експертиза цінності
архівознавство	підготовка документів до зберігання і користування
природничі дисципліни; правознавство	забезпечення збереженості документів

Питання для самостійного вивчення

1. З якими дисциплінами пов’язане діловодство?

2. Охарактеризуйте чому.

Відповідь подайте у формі таблиці.

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання. – К.: Університет “Україна”, 2004.- 64 с.

Місце документа в управлінській діяльності

Складіть перелік організаційної, розпорядчої та довідково-інформаційної документації

Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функціональним призначенням. Найважливішою в системі управління є організаційно-розпорядча документація (ОРД).

Вона відіграє провідну роль в управлінській діяльності і призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів,підвідомчих їм організацій та установ.

Порядок створення,оформлення та застосування основних груп організаційно-розпорядчих документів регламентується нормативними актами, що надає їм правового характеру.

Загальна й найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому,що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовуються в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь - якої установи,слугують підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи.

Основна ознака, яка дає можливість виділити розпорядчі документи в особливу групу - юридична підстава їх створення. Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами. Жодний з них не може містити положень, що суперечать закону.

Основна функція розпорядчих документів - регулювання діяльності органу управління з метою виконання поставлених перед ним завдань,одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації в цілому. Розпорядчі документи, виконуючи регулятивну функцію, спрямовуються від суб’єкта управління (керівного органу) до об єкта управління (підлеглих), тобто від вищого органу управління до керівного органу підвідомчого управління,від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.

Із юридичної точки зору розпорядчі документи, закріплюючи встановлені адміністративно-правові відносини,є правовими актами нормативного чи ненормативного характеру, які урегульовують діяльність з метою реалізації завдань, що виникають у сфері управління на її різних рівнях. У них містяться конкретні,юридично владні приписи суб’єктів управління.

Відповідно до чинного законодавства органи управління створюють:

Президент України – укази,розпорядження;

Верховна Рада України,Верховна Рада Автономної Республіки Крим – постанови , рішення;

Кабінет Міністрів України – постанови і розпорядження;

міністерства - накази, інструкції,вказівки;

державні комітети і комісії - постанови, інструкції, вказівки;

головні управління та управління при КМУ – накази, інструкції, вказівки;

виконкоми Рад народних депутатів, їх управління та відділи-рішення,розпорядження,накази;

керівники промислових та виробничих об єднань, фірм, трестів – накази, інструкції,вказівки;

керівники підприємств, організацій – накази,інструкції, розпорядження, вказівки.

Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління на тривалий час.

Усі організації і підприємства поряд з актами державної влади керуються положеннями, статутами, інструкціями та правилами.

Зазначені правові акти розробляються висококваліфікованими спеціалістами. Цьому передує значна робота з вивчення різноманітних

аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів, а

також чинного законодавства з цих питань.

Серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, організацій,

сотень документів, які висвітлюють різні сторони їх діяльності, найбільш питому вагу має довідково-інформаційна документація, якій за обсягом належить першорядне значення в усій системі діловодства.

Довідково-інформаційні документи містять інформацію про фактичний стан справ в організації чи підприємстві, що є підставою для прийняття розпорядчих документів, а також носять допоміжний характер відповідно до організації документації. Інформація, яка міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Документи, які виникають у процесі взаємовідносин підприємств та організацій, а також у відносинах з громадянами, дуже різноманітні.

Цим, зокрема, пояснюється різнобій в їх складанні та оформленні.

Щоб його уникнути, деякі документи, деякі документи довідково-інформаційного характеру можна уніфікувати як за змістом, так і за формою. Це може помітно спростити їх складання, підвищить інформативність та культуру документування.

ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

Положення

Статут

Посадова інструкція

Правила

РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ

Постанова

Ухвала

Розпорядження

Наказ

Вказівка

ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

Акт

Анкета

Анотація

Відгук

Висновок

Графік

Довідка

Записки:доповідні, службові, пояснювальні

Звіт

Клопотання

Листи(службові)

Оголошення

План

Подання

Прес-реліз

Протокол

Реферат

Рецензія

Телеграма

Телефонограма

Факс

Питання для самостійного вивчення:

1. Охарактеризуйте особливість організаційних документів.

2. Охарактеризуйте особливість розпорядчих документів.

3. Охарактеризуйте особливість довідково-інформаційних документів.

Відповідь подайте у формі таблиці.

Рекомендована література

1. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник.- 5-те вид.-К.: Либідь, 2006.- 384 с.