Розділ11. Автоматизовані системи управління документами Комп’ютеризація діловодних процесів

Internet в діловодстві

У сучасному діловодстві актуальність Інтернет – технологій стає все більш автоматизованим процесом. На сучасному етапі важко уявити собі значні за розмірами масиви документації, які обробляються без застосування комп’ютерної техніки, а Інтернет – технології дають більш швидкий та широкий доступ до широкого спектра інформаційних ресурсів.

Мережа Інтернет має широкий спектр функціональних можливостей, які можуть бути застосовані у процесі вивчення діловодства. По – перше, слід виділити проблему принципів побудови програмного забезпечення, в рамках Інтернет – технології . Особливо важливим є аспект використання Інтернет – технології як принципу взаємодії окремих модулів програмного забезпечення.

Internet-технологія передбачає побудову програмного забезпечення саме за трирівневою структурою. В якості клієнтського програмного забезпечення виступають стандартні оглядачі Internet , наприклад Internet Explorer. Саме з ними працюють користувачі системи, які отримують доступ до інформації, що зберігається на сервері баз даних, і оброблювальної за допомогою сервера додатків.

Для вивчення діловодства важливим є контроль виконання документів. Для вирішення цієї проблеми ефективним є застосування WorkRoute 2000 і CyberRouting . Вони побудовані на базі систем управління документами DOCS Open і WorkRoute з використанням Інтернет-технології. Сформована самостійно функціонуюча система WorkRoute 2000 забезпечує управління діловими процесами. Основним завданням систем CyberRouting і WorkRoute 2000 є маршрутизація завдань між учасниками ділового процесу в рамках організації контролю їх виконання. Базовим поняттям категоріального апарату є поняття маршруту – послідовності етапів виконання тієї або іншої роботи в рамках ділового процесу. Частина роботи, яку повинен виконати на певному етапі конкретний виконавець, є завдання. Кожен маршрут має свого ініціатора, тобто користувача системи, що видає завдання виконавцям. Також маршрут має свого ініціатора, тобто користувача системи, що видає завдання виконавцям. Також маршрут може мати спостерігачів – користувачів, яким доступна інформація про стан проходження маршруту. WorkRoute I використовує вільну маршрутизацію, при якій учасник ділового процесу, що володіє відповідними правами, сам складає список користувачів, яким пересилаються завдання, визначає порядок їх передачі . WorkRoute II грунтується на жорстокій маршрутизації, при якій діловий процес досить формалізований і може бути заздалегідь описаний графічно. При цьому можливе складання дуже складних умов передачі завдання. У момент же направлення завдання на виконання ініціатор тільки призначає конкретних виконавців на зазначені ролі. Системи DOCS Routing , CyberRouting і WorkRoute 2000 надають можливості використання шаблонів маршрутів.

Побудовані з використанням Інтернет – технології продукти CyberRouting і WorkRoute 2000 реалізують наступні функції: послідовно паралельна маршрутизація – система забезпечує формування завдань, які повинні використовуватись в чітко визначеній послідовності, або ж одночасно з додатковим забезпеченням умов синхронізації; автоматичне нагадування виконавцям про порушення встановлених часових термінів обробки документів, використання шаблонів маршрутів; управління маршрутом в режимі реального часу; забезпечення оперативно обміну повідомленнями – в системі закладений механізм, що надає можливість виконавцю обміну думками з іншими учасниками ділового процесу з фіксацією всієї інформації; аудит роботи виконавців – всі дії виконавців і системи протоколюються в автоматичному режимі; виписка / повернення документів, що обробляються прикріплених до завдань – коли завдання передбачає обробку документів, продукт реалізує механізм блокування документа на редагування іншими виконавцями на період протягом якого він обробляється; побудова звітів – вся інформація, що відноситься до проходження маршруту, знаходиться в задокументованій базі даних і в тих випадках, коли необхідно підготувати зведені звіти, можна скористуватися довільним спеціалізованим засобом формування звітів (Crystal Reports) тощо. За допомогою використання систем WorkRoute 2000 і CyberRouting на контроль може бути поставлене виконання окремого документа.

Отже, використання Інтернет – технологій і вивчені діловодства значно підвищує ефективність обробки і засвоєння інформації, дозволяє збільшити оперативність збору інформації.

Питання для самостійного вивчення:

1. Охарактеризуйте роль Інтернет в роботі з документами.

2. Функціональні можливості Internet-технологій.

3. Контроль документів за допомогою Internet-технологій.

Відповідь подайте у формі тез.

Рекомендована література

1. Іванова Т. Д. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування. Навчальний посібник.- К.: Центр учбової літератури, 2007. – 360 с.

Вдосконалення документаційних процесів в умовах нових інформаційних технологій

Поняття «новітній» документ

Поняття «новітній» і «нетрадиційний» документ багато в чому умовні й служать для назви групи документів, що на відміну від традиційних, тобто паперових, як правило, вимагають для відтворення інформації використання технічних засобів. До цієї групи належать документи у виді фільмів, мікрофіш, звукових магнітних записів, а також у виді дискретних носіїв для комп'ютерного читання (дисків, дискет), тощо.

Носії інформації на перфострічках, перфокартах, магнітних і оптичних носіях, а також інші документи, призначені для перекладу на іншу мовну систему, прийнято відносити до групи матричних документів. Документи на найновіших носіях інформації, як правило, підлягають безпосередньому сприйняттю, зчитуванню.

Інформація зберігається на машинних носіях, а частина документів створюється і використовується безпосередньо у формі, яку читає машина.

Види документів за способом запису та зчитування інформації

Документи на новітніх носіях інформації відносяться до класу технічно кодованих, які містять запис, доступний для сприйняття тільки за допомогою технічних засобів, у тому числі звуковідтворюючої, проекційної апаратури або комп'ютера.

З усього масиву існуючих документів розглянута група розподіляється за способом запису й зчитування інформації. Відповідно до цієї ознаки документи на новітніх носіях інформації поділяють на:

• документи на перфорованих носіях інформації (перфоровані документи), до складу яких входять перфокарти, перфострічки, апертурні карти;

• документи на магнітних носіях інформації (магнітні документи), до складу яких входять магнітні стрічки, магнітні карти, магнітні гнучкі диски (дискети) і тверді, а також відео-диски;

• документи на оптичних носіях інформації (оптичні документи), групу яких складають мікрографічні документи (мікрофільми, мікродиски, мікрокарти) і оптичні диски;

• документи на голографічних носіях інформації (голографічні документи). До них відносять голограми.

За характером зв'язку документів в автоматизованих системах розрізняють:

• машинно-орієнтований документ, призначений для запису й зчитування частини інформації, що міститься в ньому, засобами обчислювальної техніки (заповнені спеціальні форми бланків, анкет та ін.);

• документ, який читає машина, придатний для автоматичного зчитування інформації, яка міститься в ньому, за допомогою сканера (текстові, графічні й інші види запису, поштовий індекс);

• документ на носії, котрий читає машина, створений засобами обчислювальної техніки та записаний на носій, який читає машина: магнітну стрічку (МС), магнітний диск (МД), дискету, оптичний диск – і оформлений у встановленому порядку;

• документ-машинограма (роздруківка), створений на паперовому носії за допомогою засобів обчислювальної техніки й оформлений у встановленому порядку;

• документ на екрані дисплея, створений засобами обчислювальної техніки та відображений на екрані дисплея (монітора), оформлений у встановленому порядку;

• електронний документ, що містить сукупність інформації в пам'яті обчислювальної машини, призначений для сприйняття людиною за допомогою відповідних програмних і апаратних засобів.

Питання для самостійного вивчення:

1. Які документи відносяться до «новітніх» документів?

2. На які групи поділяються дані документи?

3. За характером зв'язку документів в автоматизованих системах розрізняють……..

Відповідь подайте у формі конспекту.

Рекомендована література

1. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник.- 7-е изд., стер.- К.: Знання, 2006.- 459 с.