Завдання та функції архіву установи

Перевіряння наявності та стану справ

Одне з основних завдань архівної установи - забезпечення збереженості документів.

Перевіряння наявності та стану документів є постійною плановою роботою архіву та дійовим засобом контролю за гарантованим збереженням документів в архіві.

Основні цілі перевіряння наявності та стану справ:

• встановлення відповідності фактичної наявності справ обліковим документам;

• виявлення відсутніх документів та проведення їх розшуку;

• виявлення та усунення недоліків у облікових документах;

• виявлення та облік документів, що потребують реставрації, оправлення або підшивки, відновлення згасаючого тексту, дезінсекції та дезінфекції.

Планове перевіряння наявності та стану документів проводиться в такі терміни:

• унікальних, електронних, кіно- і відеодокументів, фоно- і фотодокументів, – один раз на 5 років;

• фондів першої категорії і таких, що містять особливо цінні документи - один раз на 10 років;

• фондів другої категорії - один раз на 15 років;

• фондів третьої категорії - один раз на 20 років.

Систематично, один раз на рік, рекомендується проводити перевіряння наявності та стану справ, що видавалися протягом року із сховищ.

Позапланове перевіряння наявності та стану справ проводиться після переміщення документів в інше сховище; при зміні керівника архіву; відповідального за архівосховище; під час реорганізації або ліквідації установи.

У випадках стихійного лиха, масових переміщень та інших обставин, у наслідок яких виникла загроза втрати або пошкодження документів, проводяться позачергові одноразові перевірки наявності і стану справ усіх

1. Основні цілі перевіряння наявності та стану справ.

2. Види перевірок.

3. Охарактеризуйте кожен вид.

Відповідь подайте у формі конспекту.

Рекомендована література

1. Сельченкова С. В. Діловодство: Практичний посібник. – К.: Інкунабула, 2009. – 480 с.

2. http://search.ligazakon.ua/l_doc2.nsf/link1/ZX003114.html

Організація використання документів архіву

Здійснення копіювання документів архіву

На замовлення користувачів і відповідно до технічних можливостей та стану документів архіви виготовляють ксерокопії, мікрокопії, фотокопії, цифрові копії документів, а також копії кіно-, відео-, фото-, фонодокументів, які в них зберігаються.

Замовлення на копіювання документів НАФ оформлюється користувачем на бланку встановленого зразка і передається працівникові читального залу.

Копіювання архівом документів здійснюється після оплати вартості замовлення.

Копіювання документів особових фондів та фондів, для яких за розпорядженням фондоутворювача або власника встановлено особливі умови користування, провадиться відповідно до умов, установлених ними з урахуванням рекомендацій Державної архівної служби України.

Строки та спосіб виготовлення копій визначаються керівництвом архіву за погодженням із замовником з урахуванням наявності відповідних технічних засобів і стану документів НАФ, але не можуть перевищувати одного місяця.

Копіювання фондів, колекцій у повному обсязі здійснюється лише у виключних випадках, з дозволу керівництва архіву та у разі, якщо для цього є спеціальні застереження фондоутворювачів.

Якщо користувач замовляє копії унікальних або особливо цінних документів НАФ за наявності їх мікрокопій або цифрових копій, то вони виготовляються лише з цих копій.

Не приймаються замовлення на копіювання документів НАФ у незадовільному стані або якщо копіювання наявними копіювальними засобами може спричинити погіршення стану документів.

Копії документів НАФ, виготовлені на замовлення користувачів, можуть бути видані їм або їх повноважним представникам в архівах або надіслані за вказаною адресою користувача. Поштові витрати відносять на рахунок замовників.

Винесення з архіву копій документів НАФ, виготовлених користувачем або на його замовлення, оформлюється спеціальною перепусткою за підписом керівництва архіву.

Питання для самостійного вивчення:

1. Як відбувається копіювання фондів архіву?

2. Які копії дозволяється робити.

3. Опишіть процедуру виготовлення копії

Відповідь подайте у формі конспекту.

Рекомендована література

1. Сельченкова С. В. Діловодство: Практичний посібник. – К.: Інкунабула, 2009. – 480 с.

2. http://khpg.org/index.php?id=1317626210