Розділ 9. Організація документів у діловодстві Правила складання номенклатури справ

Встановлення строків зберігання документів

Строки зберігання документів зазначаються в номенклатурі справ на підставі типового, відомчих (галузевих) переліків документів, типових і примірних номенклатур справ. Основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду України або для знищення документів є Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ, організацій із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 із змінами та доповненнями (Перелік).

Даний Перелік включає документи, що утворюються під час документування однотипних управлінських функцій та призначено для використання всіма органами державної влади, місцевого самоврядування та іншими установами, організаціями і підприємствами незалежно від форм власності, а також фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності. Обчислення термінів зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених діловодством у 2009 році, починається з 1 січня 2010 року.

Для документів, яким встановлено строк зберігання 75 років - «В», обчислення цього терміну проводиться з урахуванням віку людини на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством повинна дорівнювати різниці 75 років - «В», де «В» - вік особи на момент завершення справи.

Строк зберігання «Доки не мине потреба» означає, що документ має тривале практичне значення. Термін її зберігання визначається самими організаціями.

Терміни зберігання документів, визначених Переліком не можна скорочувати, вони є мінімальними. Підвищення термінів зберігання документів, передбачених Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба викликана специфічними особливостями роботи конкретної установи, організації, підприємства.

Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення експертною комісією установи, після чого у зведеній номенклатурі справ у графі «Примітка» зазначається номер та дата протоколу засідання експертної комісії установи.

Питання для самостійного вивчення:

1. Який документ зазначає строки зберігання документів?

2. Як проводиться обчислення строків зберігання документів?

3. Чи дозволено скорочення терміна зберігання документів?

Відповідь подайте у формі конспекту.

Рекомендована література

1. http://dvs.at.ua/news/na_pidstavi_jakikh_normativnikh_dokumentiv_viznachajutsja_stroki_zberigannja/2012-03-15-77

Правила формування справ

Видання справ у тимчасове користування

Справи видаються у тимчасове користування в підрозділ, у діловодстві якого вони утворилися, або підрозділ-правонаступник. В інші підрозділи справи видаються лише за письмовою згодою керівництва фондоутворювача або органу підрозділу, якому підпорядковується документоутворювач. Без погодження можуть бути видані:

- особові справи колишніх працівників — із питань кадрових апаратів та військово-лікувальних комісій органу, установи;

- нормативні документи - за запитами співробітників органу, установи;

- припинені кримінальні справи, справи протоколь­ного виробництва - за запитами правоохоронних органів;

- архівні матеріали для науково-дослідної роботи працівникам органу, установи за запитом, підписаним керівником органу, установи.

Справи видаються для користування терміном до ЗО днів. За необхідності провадження зазначеного терміну керівник підрозділу, в якому знаходиться видана справа, подає до архівного підрозділу письмовий мотивований запит. Дозвіл на продовження терміну надає керівник інформаційного центру. У міру потреби працівник архівного підрозділу перевіряє наявність та стан справ, які знаходяться в тимчасовому користуванні.

Питання для самостійного вивчення:

1. Яким чином справи видаються у тимчасове користування?

2. Які справи можуть бути видані без погодження?

3. На який термін видаються справи?

Відповідь подайте у формі конспекту.

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання: У 2 ч./ За науковою редакцією В.Г.Бездрабко.- К.: Університет “Україна”, 2005.- Ч.2. – 418 с.

2. Сельченкова С. В. Діловодство: Практичний посібник. – К.: Інкунабула, 2009. – 480 с.