Організація контролю за виконанням документів

Перелік документів, що ставляться на контроль

Здійснюється контроль за виконанням таких документів:

• закони України;

• постанови Верховної Ради України;

• доручення Комітетів Верховної Ради України;

• укази, розпорядження, доручення Президента України;

• доручення Адміністрації Президента України;

• постанови, розпорядження, доручення Кабінету Міністрів України;

• звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад народних депутатів;

• рішення і доручення ОДПС вищого рівня;

• звернення юридичних осіб та громадян;

• власні рішення: накази, розпорядження, рішення колегії тощо;

• вихідні документи, на які очікується відповідь.

Встановлений дворівневий контроль за виконанням документів.

До першого рівня контролю відносяться:

• закони України;

• постанови Верховної Ради України;

• укази, розпорядження і доручення Президента України;

• постанови Кабінету Міністрів України;

• запити та звернення народних депутатів України.

Цей перелік може бути розширений керівником.

Контроль за виконанням таких документів здійснюється як по суті встановлених завдань, так і за термінами їх виконання. При цьому, як правило, здійснюються попередні перевірки і регулювання ходу їх виконання.

До другого рівня контролю відносяться документи, за якими здійснюється контроль тільки термінів їх виконання (наприклад, телеграма про відрядження).

Питання для самостійного вивчення:

1. Перерахуйте документи, що ставляться на контроль.

2. Назвіть документи, що відносяться до першого рівня контролю.

3. Назвіть документи, що відносяться до другого рівня контролю.

Відповідь подайте у формі конспекту.

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання: У 2 ч./ За науковою редакцією В.Г.Бездрабко.- К.: Університет “Україна”, 2005.- Ч.2. – 418 с.

Організація обробки вихідних документів

Перевірка правильності оформлення документів, які відправляються. Оформлення конвертів

Вихідні документи, в тому числі виготовлені на ПК, обробляють і надсилають централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного дня.

Кореспонденцію, скеровану за підписом керівника установи у вищі органи, відправляють тільки після реєстрації документів у канцелярії.

Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряють:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

- наявність віз на копії документа, залишеного у справі установи;

- наявність на документі відмітки про додатки;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів;

- наявність посилання на вхідний документ;

- відмітки про виконання та скерування у справу;

- наявність прізвища виконавця, номер його телефону.

Питання для самостійного вивчення:

1. Порядок відправки вихідної кореспонденції.

2. Назвіть перелік робіт, що виконується під час відправки вихідних документів.

Відповідь подайте у формі конспекту.

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання: У 2 ч./ За науковою редакцією В.Г.Бездрабко.- К.: Університет “Україна”, 2005.- Ч.2. – 418 с.

2. Сельченкова С. В. Діловодство: Практичний посібник. – К.: Інкунабула, 2009. – 480 с.