Організація реєстрації документів

Орієнтовний перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми і листи про дозвіл відряджень і відпусток.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

5. Навчальні плани, програми (копії).

6. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

7. Зведення та інформації, надіслані до відома.

8. Прейскуранти (копії).

9. Норми витрат матеріалів.

10. Вітальні листи і запрошення.

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

12. Наукові звіти за темами.

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

14. Форми статистичної звітності.

Завдання для самоконтролю знань

Відповідь подайте у формі конспекту.

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання: У 2 ч./ За науковою редакцією В.Г.Бездрабко.- К.: Університет “Україна”, 2005.- Ч.2. – 418 с.

Організація виконання документів

Порядок передачі документів виконавцю

Вихідні документи, у тому числі виготовлені за допомогою друкарських засобів, обробляються й надсилаються в день їх одержання до виконавців, але не пізніше наступного дня, поштовим, кур'єрським чи електричним зв'язком.

Не допускається надсилання або передавання документів без їх реєстрації. У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа й номер справи, в якій буде зберігатися його копія. Документи, що надсилаються установою, сортуються, упаковуються, оформлюються як поштове відправлення і здаються у відділення зв'язку.

Службові документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт або іншу упаковку, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв інформації. На конверті в такому разі проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в ньому. Службові документи можуть надсилатися разом із супровідним листом. Копія супровідного листа обов'язково підшивається до справи на загальних умовах.

Обробка і відправлення документів здійснюється централізовано співробітниками служби діловодства або кур'єрською службою відповідно до поштових правил.

Засобами електричного зв'язку здійснюється передавання інформації у вигляді телеграм, телетайпограм, факсограм, телефонограм, електронних повідомлень.

Окремі види документів, інформація яких передається каналами електричного зв'язку, може потребувати надсилання паперового оригіналу адресату. Перелік та порядок надсилання таких документів визначаються інструкцією з діловодства установи з урахуванням функціонуючих технічних і програмних засобів.

Вихідні телеграми приймаються працівниками служб діловодства завізовані, підписані, датовані і зареєстровані з відміткою про категорію та вид поштового відправлення. Відправлення телеграм здійснюється згідно з Поштовими правилами.

Передавання телеграм здійснюють відповідно до «Правил користування телеграфним зв'язком», які затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 4 березня 1997 р. № 208 (із зміна­ми, внесеними відповідно до постанов Кабінету Міністрів України від 22.04.97 № 380, від 06.05.2001 № 450, від 13.09.2001 № 1171).

Передавання телефонограм проводиться усно каналами телефонного зв'язку і записується (друкується) одержувачем.

Про передавання-приймання телеграми роблять відповідний запис у журналі реєстрації телефонограм, а бланк з текстом телефонограми підкладають до відповідної справи за номенклатурою. Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію й призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки для факсів, як правило, використовують папір дуже тонкий і нетривкий (якщо для апарата застосовують звичайний друкарський папір, то копіювати не обов'язково).

Електронні повідомлення (ЕП) використовують як для пересилання повідомлень користувачами комп'ютерів всередині однієї організації, так і для передавання повідомлень іншим організаціям, що мають відповідні апаратні та програмні засоби.

Питання для самостійного вивчення:

1. Як передаються документи виконавцям?

2. Яким чином здійснюється обробка і відправлення документів?

Відповідь подайте у формі конспекту.

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання: У 2 ч./ За науковою редакцією В.Г.Бездрабко.- К.: Університет “Україна”, 2005.- Ч.2. – 418 с.