Організація прийому, обробки і доставки вхідних документів

Організація кур’єрського зв’язку

Слово кур’єр від фр. courrier —дослівно бігун, гонець. Основні функції кур’єрів — доставка повідомлень, листів, іншої кореспонденції, а також невеликих предметів. Кур’єрські служби можуть бути задіяні для доставки поштової кореспонденції як одноразово, так і регулярно (наприклад, доставка щоденної пошти). Доставка кореспонденції за допомогою кур’єрської служби зазвичай клієнтам обходиться дорожче, ніж пересилання поштою, але переваги очевидні: швидкість, безпека, звіт про доставку, вручення безпосереднім адресатам, індивідуальний підхід до клієнта.

Кур’єрська доставка незамінна при здійсненні компанією директ-мейлів — масового відправлення рекламних листівок і каталогів за зазначеними адресами. Компанії надають клієнтам звіт про доставку (зазвичай не пізніше 3-х робочих днів), що може містити таку інформацію: дата відправлення і відомості про відправника (П. І. Б., відділ, посада), дата і час вручення, одержувач (П. І. Б., посада, контактний телефон) і підпис одержувача. Звіт може бути наданий як в електронному вигляді, так і у паперовому (підшивки документів, що підтверджують доставку) з оригіналами підписів одержувачів. Для клієнтів, що працюють за довгостроковими угодами, наприкінці звітного періоду надається детальна інформація про доставку.

Питання для самостійного вивчення:

1. Основні функції кур’єрів.

2. Особливість кур’єрського зв’язку.

Відповідь подайте у формі конспекту.

Рекомендована література

1. http://blog.liga.net/user/afedorov/article/10595.aspx

Організація попереднього розгляду документів

Мета попереднього розгляду документів

Усі документи, що надійшли до установи, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд здійснюється з урахуванням змісту документів відповідно до встановленого в організації розподілу посадових обов'язків.

Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами проходження документів.

Попередній розгляд документів здійснюється керівником канцелярії установи або іншою виділеною для цього особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.

Метою попереднього розгляду документів є:

- розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або спрямовуються безпосередньо в структурні підрозділи чи їх виконавцям відповідно до функціональних обов'язків;

- визначення необхідності реєстрації документів;

- установлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефо­нограми розглядаються негайно.

Питання для самостійного вивчення:

1. Хто здійснює попередній розгляд документів?

2. Мета попереднього розгляду.

3. Коли здійснюється попередній розгляд?

Відповідь подайте у формі конспекту.

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання: У 2 ч./ За науковою редакцією В.Г.Бездрабко.- К.: Університет “Україна”, 2005.- Ч.2. – 418 с.