Написання резолюцій та відгуків

Правила накладання резолюції

Резолюція — це документ, який фіксує рішення, постанову. Найчастіше резолюцію приймають на зборах, з'їздах, конференціях; її вміщують у кінці протоколу або пишуть окремо й додають до нього.

Резолюція складається із вступної (констатуючої) і директивної частин. У констатуючій частині спочатку відзначають досягнення з питання, що розглядається, а потім указують недоліки. У директивній (резолютивній) частині роблять узагальнені висновки, оцінюють роботу, визначають конкретні заходи з кожного питання, спрямовані на виконання поставлених завдань, усунення виявлених недоліків, зазначають відповідальних осіб.

Питання для самостійного вивчення:

1. Що таке резолюція?

2. Правила оформлення резолюції.

Відповідь подайте у формі конспекту.

Рекомендована література

1. Комова М.В. Діловодство/ Національний університет “Львівська політехніка”, Інститут гуманітарних і соціальних наук. – Львів: Тріада плюс, 2006.- 220 с.

Написання та оформлення довідок

Уніфіковані форми довідок з особового складу

Для підготування довідок з особового складу з повторюваними ситуаціями рекомендовано використовувати уніфіковані форми, що містять друковану постійну інформацію і визначене місце для фіксування змінної. Такі уніфіковані форми розробляють завчасно, зберігаючи як шаблони для подальшого внесення змінної інформації.

Довідки з особового складу, зміст яких стосується життєдіяльності окремої особи, також мають цільове призначення: до ЖЕКу, пенсійного фонду України, суду і т. ін. На спрямування довідок з особового складу вказує реквізит «Адресат» (16) або ж останнє речення текстової частини «Довідку видано для подання до...»

Питання для самостійного вивчення:

1. Для чого створюються уніфіковані довідки з особового складу?

2. Особливість оформлення текстової частини.

Відповідь подайте у формі конспекту.

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання: У 2 ч./ За науковою редакцією В.Г.Бездрабко.- К.: Університет “Україна”, 2005.- Ч.2. – 418 с.

2. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – Х.: Фактор, 2006. – 402 с.

Характеристика і особливості оформлення телеграм, телефонограм та факсів

З'ясуйте вимоги та особливості телеграфного стилю

Телеграми можуть бути написані кириличною або латинською абеткою, загальноприйнятою або умовною мовою, тобто кодом. Написаними загальноприйнятою мовою вважаються телеграми, подані українською або іншими мовами. Написаними умовною мовою вважаються телеграми, подані умовними позначками або словами, що мають умовне значення, зрозуміле тільки сторонам, між якими є відповідна домовленість. При цьому закодоване слово не повинно мати більше п'яти знаків. Проте у телеграмах із позначкою «МЕТЕО» закодовані слова та групи цифр можуть містити до десяти знаків. Міжнародні телеграми, написані кодом, приймаються тільки категорії УРЯДОВА та службові (підприємств і об'єднань Держкомзв'язку України).

У телеграмі не повинно бути більше трьохсот слів. У разі перевищення допустимої кількості відправник має поділити текст на довільні (умовні) частини і подати на телеграф кілька телеграм, кожна з яких матиме окремий номер. У цьому разі в кожній телеграмі перед адресою зазначатиметься номер відповідної частини тексту. Наприклад; «ЧАСТИНА 2 — ХМЕЛЬНИЦЬКИЙ...» А в останній телеграмі буде зазначено: «Частина остання... (номер останньої частини)». Наприклад: «ЧАСТИНА ОСТАННЯ 5 —ХМЕЛЬНИЦЬКИЙ...»

В адресі телеграми мають бути всі необхідні відомості, що забезпечать доставку її адресатові.

Повна адреса включає найменування адресата, назву вулиці, номер будинку, пункт при­значення (місто або інший населений пункт), назву країни (для міжнародних телеграм). Номери будинків, корпусів, квартир можна писати літерами або цифрами, які, в свою чергу, розділяються словами «будинок», або «буд», «корпус», або «кор», «квартира», або «кв». Назви номерних вулиць або підприємств передаються літерами. Сло’ва «проїзд», «проспект», «квартал», «провулок» слід писати повністю. У телеграмі, адресованій на номер телефону або телефаксу, теж необхідно зазначати повну адресу абонента.

Якщо адресат повинен дати відповідь, але не знає адреси відправника, дозволяється замість неї зазначити: «Відправникові телеграми від... (дата) (номер)». Наприклад: «ПОГРЕБИЩЕ ВІННИЦЬКОЇ ВІДПРАВНИКОВІ ТЕЛЕГРАМИ ВІД 17 СЕРПНЯ НР 349...»

У телеграмах, адресованих підприємствам, замість детальної адреси і повної назви адресата можна використовувати їх умовні чи скорочені позначення, які мають бути зареєстровані підприємством зв'язку..

Існує кілька варіантів написання адреси з використанням умовного або скороченого позначення:

1) пункт призначення, номер міського відділення зв'язку, умовна або скорочена адреса, присвоєна адресату та зареєстрована ним у відділенні зв'язку, з яким укладено договір доставки телеграм, посада і/або прізвище адресата. Наприклад: «ДНІПРОПЕТРОВСЬК 5 АЙСТРА КЕРУЮЧОМУ СПРАВАМИ ПЕТРУСЕНКОВІ»;

2)пункт призначення, номер абонентської установки, умовна або скорочена адреса (за бажанням), прізвище адресата. Наприклад: «ХАРКІВ АТ381236 ХІМПРОМБУД ГАЛЬЧЕНКУ»;

3) номер телекса, прізвище адресата, пункт призначення. Наприклад: «ТІХ400737УУАТ5ОМ ШШОМ».

У схемних телеграмах відправник замість адреси повинен вказати словами назву схеми. Наприклад: «СХЕМА ДВАНАДЦЯТЬ».

У телеграмі на адресу судна, що перебуває в плаванні, необхідно зазначити місто та номер міського відділення зв'язку, де розташоване пароплавство або управління флоту, якому належить судно, або порт приписки і на­зву судна. Наприклад: «СЕВАСТОПОЛЬ 59 ТЕПЛОХІД ШЕВЧЕНКО КАЮТА 110 АНДРІЄВСЬКОМУ». У телеграмах на адресу річко­вого судна необхідно зазначити назву міста (пристань), де має бути вручена телеграма, назву судна та його рейс, а також прізвище адресата. Наприклад: «КАНІВ ПРИСТАНЬ ТЕПЛОХІД ЕСМЕРАЛЬДА РЕЙС КИЇВ — ОДЕСА КАЮТА 28 ЗЕМСЬКОВУ».

У телеграмі на одну адресу може бути зазначено одну або кілька осіб одразу. Коли те­леграми з однаковим текстом потрібно надіслати в кілька пунктів або на кілька адрес, відправник подає на телеграф таку кількість примірників, яка відповідає кількості адрес (одержувачів телеграм).

У тексті телеграми не повинно бути жодного зайвого слова. Характерна риса телеграм — особлива стислість і ясність викладу. Як правило, з телеграми вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки. Вони вживаються лише тоді, коли їх пропущення перекручує зміст. Заперечення «не» з тексту телеграми не вилучають.

Знаки, в тому числі розділові, в телеграмах можна подавати відповідними позначками.

У групах цифр крапка, кома, двокрапка, тире, плюс подаються відповідними позначками.

Пишуться тільки словами:

На підприємствах телеграми складають у двох примірниках. Перший примірник подають у відділення зв'язку, а другий (копію) підшивають до справи.

Якщо телеграму надсилає службова особа, яка перебуває у відрядженні, у нижній частині телеграфного бланка під лінією вона має вказати, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і за яким номером видано відрядження. А у телеграмах, що надсилаються окремими громадянами на адреси підприємств, достатньо вказати прізвище відправника. Проте у телеграфних зверненнях громадян на адресу органів державної влади, а також на адресу підприємств, від яких передбачається отримати відповідь, необхідно вказати прізвище, повне ім’я та по батькові відправника, а також його адресу, місце роботи або навчання.

Питання для самостійного вивчення:

1. Як можна написати адресу в телеграмі?

2. Особливість телеграфного стилю.

3. Скільки екземплярів телеграм складають.

Відповідь подайте у формі конспекту.

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання: У 2 ч./ За науковою редакцією В.Г.Бездрабко.- К.: Університет “Україна”, 2005.- Ч.2. – 418 с.

2. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – Х.: Фактор, 2006. – 402 с.