Розділ 7. Документування інформаційно-довідкової документації Оформлення інформаційно-довідкової документації

Спільне та відмінне в складанні та оформленні доповідних та службових записок

Доповідна записка — це службовий документ, в якому констатуються певні події, явища, факти чи подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань із висновками та пропозиціями автора.

Службова записка — це службовий документ переважно інформаційно-методичного характеру, в якому констатуються певні події, явища, факти з висновками та пропозиціями автора.

Історично доповідні записки були зовнішніми документами, а отже, їх укладачами були керівники та їхні заступники в межах повноважень. Службовими записками послуговувались для інформування керівників організацій про певні події, явища, факти внутрішнього характеру. Укладачами цього номіналу документа виступали керівники структурних підрозділів, певні посадові особи, власне, будь-хто із співробітників цієї організації. З огляду на їх змістовну спорідненість, близькість функціонального призначення в документаційному забезпеченні управління, на наш погляд, неправомірно спостерігається тенденція до витіснення з ужитку службових записок як номіналу ОРД.

Службові записки охоплюють менш вагомі, порівняно з доповідними записками, питання. В усьому іншому реквізити службової записки повторюють реквізити доповідної записки.

Зазвичай доповідну записку (далі розуміємо і службову записку) подають на ім’я керівника організації вищого рівня (її структурних підрозділів), керівника організації (її структурних підрозділів) з описом певного факту, інформації про певні події, наприклад, про виконання окремих завдань, службових доручень та ін.

Залежно від цільового призначення доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. Вони поділяються також на внутрішні (якщо адресовані керівникові установи, в якій працює особа, що готує доповідну записку, або його підрозділу) та зовнішні (якщо адресовані керівникові організації вищого рівня).

Оформлення цих документів залежить від їх спрямування — зовнішнього чи внутрішнього. Внутрішні доповідні записки оформляють на чистому аркуші паперу від руки за зразком заяви або з допомогою друкувальних засобів на загальному або спеціальному бланках формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту). Зовнішні доповідні записи, з огляду на те що виходять за межі установи, оформляють лише на загальному або спеціальному бланках.

Питання для самостійного вивчення:

1. Дайте визначення доповідної записки.

2. Дайте визначення службової записки.

3. Охарактеризуйте спільне між ними.

4. Знайдіть відмінності.

Відповідь подайте у формі конспекту.

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання: У 2 ч./ За науковою редакцією В.Г.Бездрабко.- К.: Університет “Україна”, 2005.- Ч.2. – 418 с.

Оформлення службових листів

Нестандартні листи, особливість складання нестандартних листів

Донедавна в діловодстві, мовознавстві побутувала думка, що лист повинен бути офіційним, стандартним, містити лише необхідну інформацію. Якщо ж він виходив за означені рамки прийнятих норм, то вважався непрофесійним. Проте нині дедалі впевненіше ділову кореспонденцію за структурними ознаками класифікують на:

• Стандартну (регламентовану) – оформлену за уніфікованою ( з дотриманням певних правил) формою;

• Нестандартну (нерегламентовану) – написану у формі нетрадиційного ділового стилю з можливим використанням гумору та «магічних слів» У частині V книги Дейла Карнегі «Как приобретать друзей и оказывать влияние на людей» нестандартні листи названо чудодійними. Автор аргументовано підтверджує їх чудодійну, навіть двічі чудодійну силу.

Аллан Піз, або вийти за рамки стандартного мислення, радить:

• Створити уявний образ адресата, думаючи про нього як про прибульця з іншої планети, що налаштований на сприйняття інформації на певній хвилі. І якщо автор листа не зуміє налаштуватися на хвилю адресата, інформація залишиться поза зоною його сприймання;

• Поглянути на лист з позиції адресата, давши відповідь на запитання „Що тут є для мене?”

Автором розроблені ключові принципи написання нестандартних листів:

1. Завжди пояснюйте адресату конкретними висловами, що саме він одержить, відкриє чи чого може досягти, якщо зробить те, про що ви його просите.

Для адресата, на думку автора, важливим є здатність до співпереживань, вміння бачити речі так, як бачать їх інші люди, вміння не тільки виробити навички побудови правильних фраз, а й сприймати їх з позиції читача.

2. Перший рядок листа має бути „найударнішим” необхідно відразу ж заволодіти увагою читача, інакше лист потрапить до кошика зі сміттям. Читач приймає рішення на підставі перших декількох рядків, - стверджує експерт.

3. Якщо людина прочитала перші 50 слів, то, на думку автора, вона прочитає і наступні 5000. Ключ до успіху побудови енергійних виступів Аллан Піз вбачає у використанні коротких, простих речень, навіть окремих слів, виокремленні абзацним відступом, творчі компліментарні вступи, методику цитування.

4. люди прагнуть одержати щось або уникнути втрат. Ключовим у дотриманні цього принципу є вміння оперувати термінами набуття у спілкуванні.

Для зв’язку між вступною і основною частинами слід подбати про інший тон подавання ключової інформації, яку потребує адресат, забезпечуючи високий рівень сприймання. Звороти звернення.

5. Що більше ви зможете зацікавити читача, то більша ймовірність, що він вчинить так, як ви хочете.

Прийоми залучення уваги адресата є:

ВЕЛИКІ ЛІТЕРИ (користуватися ними не варто досить часто), напівжирний шрифт , курсив, підкреслення, абзаци з відступом, „лапки”, а також запитання зі зворотним зв’язком

Отже, два досить суперечливі погляди : дотримання офіційних канонів, з одного боку, і „похід з європейським стилем”, з іншого.

При веденні ділового листування не слід забувати, що це все таки документи. Отже вони повинні бути чіткими, лаконічними, зрозумілими, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації. З іншого боку, лист – особливий вид документації, відмінний від протоколу, наказу чи розпорядження. Це ваша письмова розмова з адресатом, а тому навряд чи варто обмежуватися лише холодно-статистичними фразами. Зрештою, вибір повинні зробити ви самі – залежно від ситуації: мети листа, близькості вашого знайомства з адресатом чи необхідності дотримування субординації. Перед вами відкритий широкий простір для творчості, стежте тільки за тим, щоб усе в листі було доречним.

Питання для самостійного вивчення:

1. Що таке «Нестандартний лист»?

2. Особливість складання таких листів.

3. Ключові принципи написання нестандартних листів.

Відповідь подайте у формі тез.

Рекомендована література

1. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – Х.: Фактор, 2006. – 402 с.

2. Сельченкова С. В. Діловодство: Практичний посібник. – К.: Інкунабула, 2009. – 480 с.