Лекція №89-90

Тема Організація контролю за виконанням документів

Мета: Вміти організовувати контроль за виконанням документів; з’ясувати терміни виконання документів

План

1. Завдання контролю виконання документів

2. Терміни виконання службових документів

3. Організація контролю виконання документів

4. Узагальнення і аналіз стану виконання документів

Самостійне вивчення

Перелік документів, що ставляться на контроль

1.Завдання контролю виконання документів.

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких поставлено завдання.

Обов'язково контролюють виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України.

За виконання документа відповідають особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. Якщо документ виконують кілька працівників, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який в резолюції зазначений першим. Але відповідають за своєчасне і правильне виконання завдання однаковою мірою всі вказані в резолюції виконавці.

Виконавець зобов'язаний в той самий день ознайомитися з документами, які надійшли до нього, та виділити з них ті, що потребують негайного виконання.

Документи, що перебувають на виконанні, зберігаються а папках: «Терміново», «В очікуванні відповіді», «На доповідь».

Безпосередній контроль за виконанням документів покладають на канцелярію або спеціально створену контрольну службу.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство.

Контроль, як одна із функцій управління, включає в себе:

• контроль виконання документів по суті поставлених у них питань;

• контроль за термінами виконання документів;

• контроль за відповідністю форми документів вимогам ЄДСД і державних стандартів;

Хід виконання документів по суті піднятих у них питань здійснюється керівництвом установи, організації, підприємства. Інші види контролю є функцією служби діловодства.

Основним завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного і якісного їх виконання.

Контроль здійснюється відповідним структурним підрозділом служби діловодства (відділ або група по контролю) або секретарем.

Функції контрольного апарату діловодної служби:

1. контроль за виконанням документів і доручень керівництва;

2. інформування керівника про хід виконання документів;

3. узагальнення даних про стан виконання;

4. методичне керівництво організацією контролю документів у структурних підрозділах установи.

Контролю виконання підлягають найбільш важливі документи (закони, укази, накази і таке ін.). В кожній установі, на підприємстві повинен бути визначений перелік документів, які підлягають контролю. Крім цього, на контроль беруться документи, в яких встановлені завдання, а також окремі усні вказівки керівництва.

Здійснюється контроль за виконанням таких документів:

• закони України;

• постанови Верховної Ради України;

• доручення Комітетів Верховної Ради України;

• укази, розпорядження, доручення Президента України;

• доручення Адміністрації Президента України;

• постанови, розпорядження, доручення Кабінету Міністрів України;

• звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад народних депутатів;

• рішення і доручення ОДПС вищого рівня;

• звернення юридичних осіб та громадян;

• власні рішення: накази, розпорядження, рішення колегії тощо;

• вихідні документи, на які очікується відповідь.

Встановлений дворівневий контроль за виконанням документів.

До першого рівня контролю відносяться:

• закони України;

• постанови Верховної Ради України;

• укази, розпорядження і доручення Президента України;

• постанови Кабінету Міністрів України;

• запити та звернення народних депутатів України.

Цей перелік може бути розширений керівником.

Контроль за виконанням таких документів здійснюється як по суті встановлених завдань, так і за термінами їх виконання. При цьому, як правило, здійснюються попередні перевірки і регулювання ходу їх виконання.

До другого рівня контролю відносяться документи, за якими здійснюється контроль тільки термінів їх виконання (наприклад, телеграма про відрядження).