5.7.1 Элементы диаграмм и подготовка исходных данных

Исходными данными для построения диаграмм могут быть данные таблиц либо запросов. Реальные таблицы в базах данных содержат огромное количество записей. Если при построении диаграммы не ограничить количество отображаемых в ней данных, то она будет загромождена излишними деталями. Поэтому чаще всего диаграммы строят по результатам запросов к базе данных.

Удобнее для построения диаграмм использовать итоговые или перекрестные запросы. Например, можно построить диаграмму по результату итогового запроса, подсчитывающего средний балл каждого студента за прошедшую сессию.

Основные элементы диаграмм Access показаны на рисунке 5.

Рисунок 5 Элементы диаграмм MS Access

5.7.2 Построение диаграммы с помощью Мастера диаграмм

Для создания диаграммы с помощью Мастера диаграмм нужно перейти на вкладку Формы и нажать кнопку Создать. В окне диалога Новая форма выбрать тип Диаграмма и указать источник данных для нее (таблицу или запрос). Сразу после этого начинается процесс построения диаграммы.

Во первом окне Мастера диаграмм нужно указать поля, необходимые при построении диаграммы. Для этого нужно скопировать их из списка Доступные поля в список Поля диаграммы.

Второе окно Мастера диаграмм служит для выбора типа диаграммы. Правильный выбор типа диаграммы имеет большое значение, т.к. неудачный выбор может привести к ложным выводам.

В третьем окне Мастера диаграмм можно изменить способ представления данных на диаграмме, меняя с помощью мыши положение кнопок с именами полей, расположенных в правой части диалогового окна. Результат построения диаграммы можно просмотреть, нажав кнопку Образец.

В последнем окне Мастера диаграмм вводится название диаграммы. На этом процесс построения диаграммы завершен.

5.7.3 Редактирование диаграмм

Поскольку возможности Мастера диаграмм ограничены, для оформления и редактирования диаграмм лучше использовать MS Graph, запуск которого осуществляется двойным щелчком мыши на диаграмме в форме, открытой в режиме Конструктора.

Каждый элемент диаграммы имеет определенный набор параметров, значения которых устанавливаются в соответствующем окне редактирования, которое открывается двойным щелчком мыши на необходимом элементе.

Отредактировать текст легенды или сами данные можно через таблицу данных, которая также отображается в режиме MS Graph.

6 Методические рекомендации

6.1 Запустить Microsoft Access и открыть созданную ранее базу данных.

6.2 Создать автоформу в столбец по таблице Студенты. Для этого:

- перейти на вкладку Формы и нажать кнопку Создать;

- выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты;

- выбрать вид формы Автоформа: в столбец;

6.3 В режиме формы произвести следующие действия:

- с помощью кнопок перемещения по записям перейти на последнюю запись таблицы и ввести 2 новые записи:

- для второй записи изменить значения в полях Факультет и Курс;

- сохранить форму с именем Автоформа_Студенты;

- открыть таблицу Студенты и найти в ней изменения, внесенные в режиме формы.

6.4 Создать форму Экзаменационная ведомость, используя режим Мастера форм:

- в качестве источника данных выбрать таблицу Студенты;

- включить в форму поля Фамилия, Имя, Номер зачетки;

- завершить построение формы, выбрав ей внешний вид, стиль оформления и название Экзаменационная ведомость;

- просмотреть полученный результат на экране.

6.5 Перейти в режим Конструктора формы Экзаменационная ведомость и внести следующие изменения:

- увеличить высоту раздела Заголовок формы до 6 см.;

- выделить все подписи полей и перенести их в нижнюю часть области заголовка (см. п. 5.5.1);

- в верхней части области заголовка ввести элементы типа Надпись и Линия по следующему образцу: