Тема 6. Сутність комунікації, її роль у системі управління компанією

Комунікація – це обмін повідомленнями, у результаті якого керівник одержує інформацію, необхідну для прийняття ефективних рішень, і доводить їх до відома співробітників.

Комунікація в системі організаційного керування – це інформаційні зв'язки між працівниками виробництва і керування; засіб, за допомогою якого в єдине ціле поєднується організаційна діяльність, відбуваються зміни в системі керування, а інформація здобуває ефективність для реалізації цілей компанії.

Найважливішим елементом, матеріальним змістом і продуктом системи комунікацій є інформація. що у сучасному суспільстві розглядається як стратегічний ресурс, що сприяє економії всіх існуючих видів ресурсів, а процес інформатизації (у загальному значенні – це процес насичення системи керування інформацією), як фактор, що забезпечує прискорення виробничих процесів, підвищення продуктивності праці, що створює реальну можливість для виявлення інноваційних пропозицій.

У соціальному аспекті на рівні компанії комунікація виконує інформаційну, командну, інтеграційну і переконуючу роль.

При здійсненні основних управлінських функцій – планування, мотивації, контролю, координації – комунікація виступає як інтегруючий фактор: використовуючи потоки інформації, вона направляє повідомлення від однієї ланки до іншої, відповідно до цілям компанії.

Основна вимога до системи інформації: при мінімальних даних досить повно характеризувати стан контрольованих системою керування компанією процесів.

Крім цього до комунікаційної системи пред'являються наступні вимоги:

Забезпечувати стійкість компанії при заданих стратегічних і оперативних рішеннях.

Забезпечувати роботу компанії в умовах невизначеності зовнішнього середовища.

Забезпечувати своєчасну оцінку зовнішнього середовища для створення умов ефективного функціонування компанії.

Забезпечувати підготовку до можливих змін компанії.

Забезпечувати адаптацію компанії до зовнішнього середовища.

У керуванні компанією можна виділити три основні аспекти порушення комунікацій:

технологічний – порушена технологія передачі символів інформації;

семантичний – порушене сприйняття переданої інформації (зв'язано з проблемою кодування і декодування);

аспект ефективності – відношення прибутку від інформації до витрат на її одержання.

Комунікації можна розділити:

По характеру взаємодії.

По терміну дії.

По сфері діяльності.

По типу зв'язку.

По організаційній ознаці.

По кількості учасників.

По терміну дії комунікацій підрозділяються на епізодичні, котрі виникають для рішення одиничних задач, у випадку виникнення форс-мажорних обставин і регулярні (інакше робочі, плановані, ділові), ціль яких – підтримка постійних ділових відносин.

За сферою діяльності розрізняють виробничі, науково-дослідні, невиробничі зв'язки. Така класифікація обумовлена особливостями виробничого процесу і технологією виробництва.

Ціль організаційного принципу класифікації – зв'язати в єдине ціле канали зв'язку з організаційною структурою, коли потоки інформації підлеглі принципам координації і контролю, представляється можливим планування і розподіл існуючих каналів.

По кількості учасників можна виділити однобічні, двосторонні (з елементами зворотного зв'язку в компаніях, побудованих по принципах демократичності) і багатобічні комунікації (виникають при рішенні екстрених ситуацій, коли необхідно достатня розмаїтість пропозицій за рішенням проблеми).

Потоки інформації усередині компанії підрозділяються по напрямку і по суб'єктах. По напрямку виділяють: горизонтальні, вертикальні (по зростаючій, по спадаючій) і перехресні (діагональні) комунікації. Дана класифікація лежить в основі організаційної взаємодії в компанії, є інтегруючим механізмом, завдяки якому реалізується процес керування. Вертикальні комунікації є первинними в організаційній структурі; вони визначають умови підпорядкованості працівників, посадові обов'язки, принципи делегування повноважень і т.д. Для координації й інтеграції організаційних функцій необхідні комунікації горизонтального повідомлення. Перехресні (діагональні) потоки інформації широко представлені в тих компаніях, де заохочується ініціатива і діє налагоджений мотиваційний механізм. Досягнення цілей компанії – головний критерій оцінки доцільності використання перехресних каналів.

Технологія комунікацій – цілеспрямована сукупність інформаційних процесів, що активно використовує засоби оргтехніки, системи обробки і способи доступу до інформації, поєднує системи зв'язку з комунікативними якостями людини.

Технологія комунікацій включає форму фіксації повідомлення, канал зв'язку, яким дана інформація передана, форму і метод передачі. Повідомлення можна фіксувати у виді записки, протоколу, розпорядження, указу, магнітних носіїв і ін.

Фіксування інформації – найпотужніший засіб компанії і функціонування підприємницької діяльності у вигляді документів строгої звітност. У той же час цьому способу комунікацій характерні великі витрати часу на передачу інформації, труднощі відображення всіх деталей подій, відповідальність сторін за обмін інформацією, що відбувся.

Не фіксованим повідомленням характерна: швидкість передачі, великий обсяг переданих даних (що не завжди ефективно, тому що обсяг інформації, яка плутає, також збільшується), конфіденційність і порівняно невеликі витрати на передачу повідомлень. З іншого боку, використання не фіксуючих повідомлень обмежено в зв'язку з ризиком одержання неперевіреної інформації, а притягти до відповідальності відправника вкрай складно.

Не менш важливим елементом комунікаційного процесу є сама інформація - той економічний ресурс компанії, заради якого і створюється складна система інформаційного забезпечення.

Під релевантною інформацією розуміється повна і достатня інформація, що відноситься до конкретного питання і яку використовують для рішення тієї чи іншої проблеми.

Інформація, що плутає - це інформація, яку взяли до відома, але яка не має відношення до конкретного питання, ускладнює прийняття управлінських рішень.

Бюрократична інформація – це інформація, що циркулює на підприємстві, але не береться до уваги і не має відношення до рішення конкретних організаційних проблем. Інформація, що плутає і бюрократична інформація є інформаційним шумом, що, виникаючи в каналах комунікаційного процесу, може ускладнювати одержання дійсно значимої для процесу прийняття рішень інформації.

Для того, щоб керуюча система якісно виконувала свої функції, застосовується комплексний підхід до використання потоків інформації різними рівнями керування:

обмеження первинних інформаційних потоків, що надходять на верхні рівні керування;

розвиток горизонтальних і перехресних потоків інформації;

посилення інтенсивності вертикальних інформаційних потоків по зростаючій.

Оцінка отриманих повідомлень за даними критеріям дозволить робити селекцію інформації, знизить рівень інформаційного шуму і підвищить відсоток входу релевантної інформації в систему керування, попередить орган керування про можливі інформаційні перевантаження, підвищить загальну ефективність системи комунікацій.

Комунікаційна мережа компанії – це об'єднання певним чином працівників, що беруть участь у комунікаційному процесі за допомогою потоків інформації чи сигналів.

Сигнал – це перетворена в символи інформація, одержувана на етапі передачі.

Створена керівництвом комунікаційна мережа, представлена в загальному виді як класифікація системи комунікацій, що утворює0 реальну організаційну структуру компанії.