18. Улік дакументаў, праверка іх наяўнасці і стану.

В соответствии с Законом РБ "О НАФ и архивах в РБ" документы НАФ независимо от места их хранения подлежат централизованному гос-му учету.

Учет документов НАФ Б. - это определение их кол-ва и отражение его в учет­ных док-х. Учет документов закрепляет организацию док-в по опред-м классифик-м комплексам, является средством обеспечения сохранности и контроля за их наличи­ем, дает возможность адресного поиска необходимой инфор­мации.Учету подлежат все документы, входящие в НАФ республи­ки, независимо от их содержания, подлинности, способа вос­произ-я. основой учета арх-х до­кументов - единство их хранения и учета.

Документы, образующие НАФ, объединяются в ряд ком­плексов путем их классификации, которая начинается в про­цессе делопроизводства в учреждении и завершается в гос-м архиве. комплексы: дело, арх-й фонд (разновидности), материалы архива в целом и НАФ. Учет строит­ся т.о., что каждому комплексу соответствует свое звено в системе учета, свой набор учетных документов. Учет­ные данные последовательно концентрируются по каждому комплексу. Первичное звено - дело - принимается за исход­ную величину (единицу колич-го подсчета) в системе учета. Далее учетные данные обобщаются по фонду, а затем по архиву. В =» все сведения концентрируются и сводятся в Белкомархиве и т. об. получается сводная информация о НАФ. Такая система учета дает возможность установить состав и объем материалов по любому комплексу, точно определяя его местонахождение, вплоть до места отдельного дела в арх-м фонде.

Учет документов в гос-х архивах строится на принципах централизации, преемственности учетных докумен­тов на всех стадиях работы (в делопроизводстве учреждения, в ведомственном и гос-х архивах), динамичности. Централизация арх-го дела создала предпосылки для цен­трализ-го учета. Установлены единые требования к учет­ным данным, единые формы учета и единая методика их за­полнения. Преемственность в ведении учета достигается за счет строгой регламентации системы учетной докум-и, единообразия ее заполнения и наличия единого метод-го рук-ва.

В гос-х архивах сущ-т централиз-й учет документов, который ведет спец-е подразделение или спец. выделенный сотрудник. учет до­кументов организован в каждом хранилище отдела обеспече­ния сохранности док-в и фондов. Обе системы учета взаимосвязаны и дополняют друг друга.

Учет документов в арх-х учреждениях осущ-ся с помощью основных и вспомог-х док-в. Ведение 1 обязательно для каждого госархива, необходимость 2 определяется самим архивом.

В централиз-м учете д. б. осн. учетная документация: - книга учета поступления док-в; - список фондов; - листы фондов; - описи дел (первый экземпляр); - карточки фондов; - паспорт архива на 01.01.; - дела фондов; - сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.

Книга учета поступлений документов пред­назначена для записи всех поступлений материалов архива. Ве­дется она по годам, но порядковая нумерация валовая. В книге указывается, когда, от кого и на основании какого документа поступили в архив материалы, отмечаются их наименование, хронол-е рамки и объем, номер фонда, им присвоенный, или номера фондов, хранящихся в архиве, к ко­торым они присоединены.

Список фондов - это перечень наимено­ваний арх-х фондов, располож-х в порядке их номе­ров. Он фиксирует фондовый состав архива. В него фонд запи­сывается только один раз, при первом поступлении. Каждому вновь принятому фонду присваивается очередной номер по списку фондов, а также отмечается дата его приема.

Лист фонда заводится при первом поступ­лении фонда. В нем содержатся суммарные сведения о составе фонда в целом и происходящих изменениях.трех основных разделов:

1. "Общая хар-ка документов". все названия фондов и крайние даты каждого наименования, дата первого поступления, местонахождение фонда (наименование гос-го архива), номер фонда, дата посылки карточ­ки фонда вышестоящему архивному органу, прежний номер фонда;

2. "Учет неописанных материалов". ко­личественные показатели и документальное основание поступ­ления и выбытия материалов, наличное кол-во дел на каждую дату записи;

3. "Учет описанных материалов". Раздел содержит хар-ку описей (номера описей, их названия, даты и объем в делах), выбытия описанных документов, а также сведения о количестве дел в наличии по каждой описи и фонду в целом по состоянию на каждую дату записи.

Листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в пап­ках с клапанами. К каждой папке составляется лист-заверитель, где цифрами и прописью указывается кол-во листов в ней, перечисляются пропущенные номера листов. Все листы фондов нумеруются в правом верх­нем углу.

Архивная опись дает сведения о единичном и суммарном учете дел.

Карточка фонда заполняется на каждый впервые поступивший фонд и высылается всеми госархивами в Госкомархив, а обл-ми архивами - и в архивные отделы облисполкомов. Она составляется на основании листа фонда. В карточке указываются даты первого поступления фонда и по­лучения карточки в фондовом каталоге, название архива, где хранится фонд, его категория и номер, наименование фонда со всеми его переименованиями и датами этих изменений, объем фонда на 01.01. с перечислением кол-ва описанных, мик­рофильмированных и неописанных единиц хранения. На обо­ротной стороне карточки приводится название описи и дается аннотация документов. Если номер фонда менялся, то в кар­точке указывается прежний номер. Карточка подписывается составителем.

В итоговой записи формы: кол-во фондов в архиве на начало истекшего года, по скольким ф-м произошли изменения, сколько ф-в и дел принято, передано, выделено к уничтожению, какое число фондов и дел значится на 1 января текущего года. Сведения подписываются директором архива.

Паспорт архива - учетный документ пе­риод-й отчетности, отражающей состояние архива за прошедший год. составляется ежегодно на 1 января насту­п. года в двух экземплярах, один из остается в архиве, второй высылается в вышестоящую организацию.

В деле фондов, которое заводится на каждый фонд, хранит­ся документация, раскрывающая его историю и состояние. В него помещаются истор-я справка о фонд-ле, акты о приеме документов, акты о выделении материалов к уничтожению, акты проверки наличия и состояния докумен­тов, обзоры фонда и др. Каждому делу фонда присваивается номер и название данного фонда. Хранятся дела фонда в порядке их номеров. Все листы, входящие в дело фон­да, нумеруются, подшиваются. На все документы составляется внутренняя опись.

В централизованном учете, кроме обязательных, могут вес­тись вспомогательные учетные формы. - реестры описей, карточный указатель к листам фондов, книги движе­ния документов. Реестр описей заводится при наличии значи­тельного количества описей в архиве. В нем устанавливается номер фонда, описи, название описи, крайние даты докумен­тов, внесенных в опись, количество дел и листов в описи, эк-земплярность описи, отметка о выбытии. Описи заносятся в реестр по порядку номеров фондов, внутри фондов -.по по­рядку номеров описей. Реестры описей обеспечивают точный учет всех описей архива.

Основная учетная док-ация: - описи дел (второй экземпляр); - паспорт архивохранилища; - книги учета выдачи дел (сотрудникам архива, в чит-й зал, во временное пользование учреждениям, в лаборато­рию микрофильмирования, реставрации и переплета докумен­тов); - книга учета выдачи описей.

К вспомогательной: - книги учета фондов архивохранилища; - книги учета движения дел по архивохранилищам; - карточки пофондового топографического указателя; - карточки постеллажного топографического указателя; - карточки на необнаруженные дела и др.