17. Камплектаванне архіваў. Крыніцы папаўнення наф.

Ежегодно почти все госархивы Б. принимают на по­стоянное хранение документы, имеющие научное и практиче­ское значение. Это систематическое пополнение НАФ Б. наз-ся комплектованием архивов. Процесс комп­лектования включает определение источников комплектования гос-х архивов; определение состава документов, подлежащих гос-му хранению; прием документов в гос-е архивы.

Источниками комплектования - учрежде­ния, организации, предприятия и лица, в деят-ти кото­рых создаются документы, подлежащие передаче на гос-е хранение.

Определение источников комплектования осущ-ся с помощью след-х критериев: значение учреждения в отрас­левой системе; полнота отражения информации о деят-ти учр-я в фонде другого, вышестоящего уч­р-я.

Критерий значения учреждения в отраслевой системе пред­полагает установление: а)правового положения учреждения; б)его функционально-целевого назначения; в)уровня учреждения в отраслевой системе.

Правовое положение учреждения хар-т его юрид-й статус. К источникам комплектования м. б. отне­сены только юридически самост-е учреждения, т.е. имеющие правовые акты об их образовании, компетенции, функциях, порядке деят-ти, самост-е балансы, расчетные счета в банках, штатные расписания, печати, угло­вые штампы.

Функционально-целевое назначение учреждения определя­ется его принадлежностью либо к органам управ­ления отраслевой системы, либо непосредственно к ее произ­вод-й сфере. В деят-ти органов управления, осущ-х функции рук-ва, контроля, планирова­ния, координации, учета, отчетности, как правило, в наиболее полном объеме откладывается документация об осн-х на­правлениях и результатах деят-ти учреждений системы, поэтому они в 1 очередь подлежат включению в состав источников комплектования.

При определении источников комплектования на основа­нии критерия значения учреждения необходимо учитывать также, что сущ-т различие в степени и хар-ре участия каждого вида учреждений в решении поставленных перед дан­ной отраслью задач. Отсюда вытекает необходимость четкого определения функционального назначения учреждений, их конкретного вклада в деят-ть отрасли в целом. В соответ­ствии с этим в каждой отрасли выделяются основные, вспо­могательные и обслуживающие учреждения.

К основным - участвующие в реше­нии стоящих перед отраслью главных задач. К ним причисля­ются, кроме органов управления, учреждения и предприятия, выполняющие осн-е, целевые (производ-е) функ­ции отрасли.

К вспомогательным - учреждения и предприятия, деят-ть кот. направлена на обеспечение нормального функционирования осн-х учреждений, реализацию их гл-х функций. Они занимаются, в ремонтом, оснасткой, наладкой оборудования, переподготовкой кадров, и т.д.

К обслуживающим - организации и предприятия, создающие необходимые материальные, культурно-бытовые и другие условия для трудовых коллективов и трудящихся отрас­ли. В их число входят торговые предприятия, столовые, дома отдыха и т.д.

Основные учр-я образуют и концентрируют докумен­тацию, отражающую процесс реализации и результаты выпол­нения возложенных на отрасль задач. Документы вспомог-х учр-й в отличие от обслуж-х хар-т сущ-е стороны деят-ти отрасли. С учетом этого основные и часть вспомогат-х учр-й на основании всей совокупности критериев м.б. включены в состав источников комплектования. Доку­менты обслуживающих учреждений и предприятий не имеют в большинстве случаев научно-истор. значения, их ос­новная деят-ть отражается в документации вышестоящих учреждений, поэтому они, исключаются из соста­ва источников комплектования.

Названная система критериев носит общий характер и по­зволяет определить источники комплектования НАФ Беларуси в целом. Однако наличие особенностей организации и функ­ционирования отраслевых систем, специфики деят-ти учреждений ряда отраслей и др. особенностей зоны ком­плектования конкретного архива обусловливает не только не­обходимость комплексного применения всех критериев, но требует учета опред-х факторов, позволяющих с большой обоснованностью установить состав источников ком­плектования каждого архива.

Фактор организации хранения документов НАФ в соответствии с сущ-щей сетью гос-х архивов может корректировать применение критерия полноты отражения информации о деят-ти учреждения в фонде другого учреждения.

С учетом вышеуказанных критериев и факторов каждый архив составляет списки учреждений — источников его ком­плектования. При этом он исходит из профиля архива, под которым понимается установленный для него со­став документов, который определяется признаками классифи­кации документов НАФ Б.

Каждый архив ведет 2 списка: список №1 учр-я, документы подлежат приему на гос-е хранение, и список №2 учре-й, не передающих док-ты в ар-в. 1 - содержит сведения о названиях учрежде­ний, датах их образования, подведомственной подчиненности и формах приема на гос-е хранение документов от них. Под формой приема понимается состав документов, по­ступающих в гос-й архив от учреждений, отнесен­ных к источникам комплектования. В связи с этим учреждения % на 2 группы: учреждения - источники комплектова­ния сплошного приема и учреждения - источники комплекто­вания выборочного приема. От каждого учреждения 1 группы в госархив документы поступают в полном комплексе, т.е. вся документация, имеющая научно-истор-е значе­ние. В Нац-м архиве РБ, к источникам сплошного приема относятся мин-ва.

Документы от учреждений 2 гр. принимаются выборочно. Выборочный прием документов опирается на по­ложение о возможности распространения выводов о всей сово­купности явлений (генеральной совокупности) на основании анализа части этой совокупности (выборочной совокупности).

Документы в госархив поступают в упорядоченном виде вместе с тремя экземплярами описи (помимо контрольного экземпляра, хранящегося в архиве) и научно-справочным ап­паратом к ней. Прием дел проводится поединично путем свер­ки шифров (номера фонда, описи, дела), заголовков дел, край­них дат и количества листов с записями в описи. При этом проверяется нумерация листов в делах, правильность завери-тельных надписей. На всех экземплярах описи делаются отмет­ки о приеме документов в госархив. Сдача документов оформ­ляется актом приема—передачи, составляемым в двух экземплярах. В нем учитывается количество фактически при­нятых дел (отсутствующие дела не включаются в количество принятых) и число принятых экземпляров описей. При недос­таче дел учреждение представляет справку о причинах их от­сутствия, которая прилагается к акту. После приема докумен­тов один экземпляр описи вместе с экземпляром акта возвращаются учреждению.